Lorsque 100 % des profits de l’activité sont remis à la Fondation, une entente préalable peut être conclue afin que celle-ci effectue certains dépôts et paiements aux fournisseurs à même son compte bancaire. Cette possibilité est conditionnelle à l’approbation de la Fondation et à la conclusion d’une entente précisant les modalités de gestion financière. Elle n’est pas automatique.

Sans entente préalable, les organisatrices et organisateurs demeurent responsables de la gestion financière de leur activité, de leur comptabilité et du paiement de leurs fournisseurs. Aucune dépense ne peut être engagée au nom de la Fondation sans autorisation préalable.

Votre activité de financement n'est pas admissible à la Fondation puisqu'aucun profits ne lui seront remis.

Merci de votre compréhension.

Sachez que les députés acceptent seulement les sollicitations provenant de la Fondation du Cégep de Sorel-Tracy.

Le budget doit être réaliste et détailler les principales sources de revenus et les dépenses prévues. Il doit notamment préciser :

• Les revenus prévus, incluant les ventes, les inscriptions, les commandites et les contributions;
• Les dépenses prévues;
• Le montant demandé à la Fondation;
• La contribution financière prévue des participantes et participants ou des organisateurs, s’il y a lieu;
• Le profit net estimé;
• La proportion d’autofinancement du projet, s’il y a lieu.

Selon l’Agence du revenu du Canada, un don est généralement un transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur pour le donateur.

La Fondation se base sur les critères de l’Agence du revenu du Canada pour déterminer si une contribution peut donner droit à un reçu fiscal.

Le fait qu’une contribution soit versée dans le cadre d’une activité de financement ne donne pas automatiquement droit à un reçu fiscal.

Pour évaluer l’admissibilité à un reçu fiscal, la Fondation doit notamment pouvoir vérifier :

• Que le don soit fait à la Fondation du Cégep de Sorel-Tracy;
• Que le don soit reçu directement par la Fondation et que le dépôt peut être documenté;
• Que les renseignements nécessaires sur le donateur sont disponibles;
• Que le bilan financier de l’activité et les renseignements sur les dons peuvent être fournis;
• Que les critères d’admissibilité fiscale soient respectés, notamment en ce qui concerne toute contrepartie reçue par le donateur.

Selon l’Agence du revenu du Canada, un don est généralement un transfert volontaire de biens sans contrepartie de valeur pour le donateur.

Une réponse positive entraînera un suivi de la Fondation, sans garantir l’émission d’un reçu fiscal.

En soumettant cette demande, les personnes responsables reconnaissent les conditions suivantes et s’engagent à les respecter.

1. Responsabilité du projet

La Fondation se dégage de toute responsabilité concernant l’organisation, la réalisation et les obligations découlant de l’activité.

2. Gestion financière

Les organisatrices et organisateurs sont responsables de leur comptabilité et ne doivent pas engager de dépenses ni diriger des factures au nom de la Fondation sans autorisation préalable.

Une entente peut être conclue avec la Fondation pour la gestion de certains dépôts et paiements, notamment lorsque 100 % des profits lui sont remis. Cette entente doit être approuvée au préalable et préciser les modalités applicables.

3. Aide financière

Toute demande de financement doit être soumise à la Fondation et approuvée avant que des dépenses soient engagées en son nom. La soumission du formulaire ne constitue pas une autorisation de dépense.

4. Partenaires et commanditaires

Les partenaires et commanditaires sollicités pour l’activité soutiennent le projet concerné et ne deviennent pas automatiquement des partenaires ou des commanditaires de la Fondation.

Les organisatrices et organisateurs sont responsables de la visibilité promise aux partenaires et commanditaires. La Fondation ne garantit aucune visibilité à leur égard.

5. Communications et utilisation du logo

Dans toutes les communications entourant l’activité, les organisatrices et organisateurs doivent préciser que celle-ci est réalisée par des étudiantes et étudiants et qu’elle est au profit de la Fondation du Cégep de Sorel-Tracy.

Toute utilisation du logo de la Fondation doit être approuvée au préalable par sa directrice générale.

6. Respect de la mission de la Fondation

L’activité doit respecter la mission et les règles de la Fondation. Celle-ci ne collabore pas à une activité ayant pour finalité de soutenir une collecte de fonds pour un autre organisme ou une autre organisation.

7. Bilan de l’activité

À la fin du projet, les étudiantes et étudiants ainsi que l’enseignante ou l’enseignant responsable doivent transmettre à la Fondation un bilan comprenant :

Le montant final remis à la Fondation;
Le bilan financier de l’activité;
La liste des commanditaires;
Au moins une photo de l’activité;
Le nombre de participantes et participants.
8. Annulation du projet

En cas d’annulation, les organisatrices et organisateurs doivent informer la Fondation dans les meilleurs délais et assurer le suivi des sommes reçues auprès des commanditaires ou des donateurs, conformément aux engagements pris et aux ententes applicables.

9. Responsabilité de l’enseignante ou de l’enseignant

L’enseignante ou l’enseignant responsable s’engage à assurer le suivi du projet jusqu’à sa clôture, y compris les paiements, les engagements, la remise du bilan et le versement final à la Fondation, même si les étudiantes et étudiants ne peuvent terminer le projet.

10. Permis et autorisations

Les organisatrices et organisateurs sont responsables d’obtenir les permis requis et de respecter les lois et règlements applicables, notamment pour les tirages et la vente d’alcool.

Pour les tirages, les exigences applicables peuvent être vérifiées auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec. La Fondation peut offrir un accompagnement dans les démarches, selon les modalités convenues.