• FORM 2 (huurbevestiging nieuw)

  • Image-3
  •  

    Met dit formulier wordt de Huurbevestiging opgemaakt en ook het Voorschotfactuur (eventueel Creditnota). 
    Dit formulier is enkel bedoeld om in te vullen door de verantwoordelijke van het Ontmoetingscentrum. 

    • SECTIE - Gegevens voor boekhouder Gert Carmans 
    • Image-186
    • De velden die hier staan dienen voor het aanleveren van de Excel file aan de boekhouder. Met deze volgorde staan de velden in het Excel-rapport steeds in de juiste volgorde. Indien je in Excel de volgorde wil wijzigen dan dien je dit hier te doen door de velden van plaats te veranderen.

    • Factuurgegevens

      NIET wijzigen !!!!!!
    • SECTIE - Start 
    • {projectnummer}

        

    • Image-329
    • SECTIE - Vergaderlokaal 
    • Image-223
    • SECTIE - Gewone huur 
    • Image-251
    • Enkele huurdag

    • DATUM huur altijd invullen !
      (dient voor de mail herinnering wijnbestelling)

    •  - -
    •  - -
    • Manuele invulling datum (indien niet populated van ander Form)

    • Meerdaagse huur

    • SECTIE - Gekozen lokalen & Activiteit 
    • Image-250
    • Image-244
    • Image-249
    • RESERVATIE HUURDER

         INFORMATIE BEDRAG
       Gevraagde huurdatum  {oorspronkelijkeGereserveerde}  
       De gevraagde locatie  {name242}  
       De activiteit  {aardVan241}  
       Categorie  {categorie247}   
       Huurbedrag     {huurbedragTotaal291} 
       Deelname in de schoonmaakkosten     {bijdrageSchoonmaakkost} 
    • Image-259
    • Tafelrokken Aantal  Bedrag
      Aantal partytafels {aantalPartytafels}   gratis 
      Tafelrokken WIT {aantalTafelhoes}   {bedragTafelhoes375} 
      Tafelrokken ZWART {aantalTafelhoes373}   {bedragTafelhoes376} 
      Totaalbedrag tafelrokken    {bedragTotaal} 

       

    • Berekening Extra's - Opties - Kortingen

       Extra opbouwdag de dag voordien   {pdf}
       Extra afbouwdag de dag nadien   {pdf417}
       Gebruik confetti tijdens de activiteit   {pdf426}
       Partytafels (aantal = {aantalPartytafels})    0
       Tafelrokken bestelling voor partytafels (w={aantalTafelhoes}/z={aantalTafelhoes373})   {pdf418}
       Gebruik muziekinstallatie   {pdf419}
       Gebruik elektrisch projectiescherm in de Grote Zaal (beamer zelf te voorzien)   {pdf420}
       Vrijstelling voor het schenken van andere dranken (niet van het Ontmoetingscentrum)   {pdf421}
       Forfaitaire vergoeding voor afvalverwerking   {pdf422}
       Gebruik podium in Grote Zaal   {pdf423}
           
       Combinatievoordeel (samen huren van Bistro Amandus en Grote Zaal)    {pdf427}
       Korting inwoner/vereniging van Stokrooie   {pdf429}
           
           
       Totaal Extra's    {totaalExtras369}
    • {probleemMeerdaagse}

    • Ter info: totaal van Extra's van Form1 (zoals ingevuld door de klant) en zoals in zijn Reservatiebevestiging: {totaalOorspronkelijke} €

    • Image-264
    • MANUELE TEKSTLIJN IN OPTIES
      Hieronder een manuele tekstlijn en een bedrag.
      Dit gebruiken in geval van een speciale korting of een speciale aanrekening. Opgelet: MANUEEL in de velden te verrekenen, wordt niet automatisch bij opgeteld !
      Tekstlijn en bedrag komen op PDF onderaan laatste regel (onder Kortingen Stokrooie en Combinatiekorting)

    • SECTIE - Huurbedrag manueel te berekenen bij meerdaagse huur 
    • Image-321
    • SECTIE - Huurbedrag één dag en schoonmaakkosten 
    • Image-276
    • Image-301
    • SECTIE - Teksten voor PDF Huurbevestiging / Voorschotfactuur 
    • Image-284
    • SECTIE - Velden voor berekeningen 
    • Image-290
    •  Verklaring voor de gebruikte velden

       VELDNAAM  OMSCHRIJVING
       Huurbedrag totaal (incl)  Totaal huurbedrag inclusief BTW (enkele huurdag of periode) - Géén rekening gehouden met kortingen
       Huurbedrag helft voorschot (incl)  Bedrag 50% van het totaal huurbedrag incl. BTW (dit is het voorschot met BTW)
       Huurbedrag totaal (EXCL)  Totaal huurbedrag excl. 21% BTW (enkele huurdag of periode) - Géén rekening gehouden met kortingen
       Helft voorschot 50% (EXCL)  Bedrag 50% van het totaal huurbedrag excl. BTW (dit is het voorschot zonder BTW) 
       BTW 21% op 50% voorschot  Bedrag 21% op Helft voorschot (excl BTW) - Dit is het bedrag aan BTW (21%)
       Totaal Voorschotfactuur (incl)  Totaalbedrag van de Voorschotfactuur (incl. BTW) 
    • SECTIE - Toevoegen eigen commentaar Marc (intern gebruik) 
    • Image-331
    • Hier kan je alle achtergrond-commentaar, opmerkingen of uitleg plaatsen ivm de opbouw of prijssetting van de orderbevestiging. 
      Dit wordt wel bewaard in het dossier van de klant, maar wordt NIET vermeld op de opdrachtbevestiging en/of factuur. 
      Blijft INTERN voor het Ontmoetingscentrum. 

    • SECTIE - Extra tekstvelden en bedragen voor Orderbevestiging 
    • Image-304
    • Je kan hier aantal eigen zaken zelf toevoegen voor op de Orderbevestiging en het Voorschotfactuur. Kan gekoppeld aan veld met bedrag. 
      Indien de velden leeg worden gelaten worden ze ook niet geprint in de PDF. 
      Er zijn 2 lange tekstvelden en 2 korte tekstvelden. Telkens met hun respectievelijk bedrag dat je hiervoor kan invullen. 

      VOORBEELD
      (Eigen korte tekst 3)
      Extra kostprijs voor het huren van 10 extra zwarte toneeldoeken (prijs per stuk 21 €)

      (Eigen tekst bedrag 3)
      210 

      Het Totaal BEDRAG - eigen tekst - bedragen INCL BTW is totaal van de vier velden bedragen. 

    • Tekst Voorschotfactuur

    • Teksten Orderbevestiging

    • SECTIE - OPMAAK CREDIETNOTA (nieuw) 
    • Image-520
    • Image-497
    • Hieronder alle informatie invullen zoals hij ook op de PDF dient geprint te worden. 
      Er wordt nergens nog info gehaald, ook geen populated velden. Zelfs EVENTnummer manueel in te vullen. 
      Enkel het Factuurnummer (VF-xxx) wordt automatisch gegenereerd. 

    • VOORBEELD (print) van de CREDIETNOTA

    • Image-515
    • Factuurnummer: {factuurnummerVf}
      Factuurdatum: {calculatieSysteemdatum}
      Te betalen voor:
      Je ondernemingsnummer: {cnOndernemingsnummer}
      EVENTnummer: {cnEventnummer}

       

      {cnBedrijfsnaam}
      {cnVoornaam} {cnAchternaam}
      {cnAdres}
      {cnPostcode} {cnGemeente}

       

      OMSCHRIJVING

      Annulatie van de reservatie voor verhuring op {cnHuurdatum} volgens EVENTnummer {cnEventnummer}
      Het eerder aangerekende voorschot van voorschotfactuur {cnNummer490} wordt gecrediteerd met deze Creditnota.
      Er kan een Administratieve vergoeding worden aangerekend indien de klant zelf zijn reservatie, om welke reden dan ook, annuleert. (Algemene voorwaarden - artikel 18). 

      ANNULATIE
      {cnTekstregel}

       

    • Administratieve vergoeding (indien van toepassing)  {cnBedrag494} €
      Bedrag te crediteren  {totaalBedrag} €
      Totaal creditnota {totaalBedrag} €
    • Bedrag creditnota * BEDRAG IN UW VOORDEEL * {totaalBedrag} €
      Rekeningnummer OC Stokrode: IBAN: BE03 9793 5033 3184  /  BIC: AESPE22
      Op naam van: Ontmoetingscentrum Stokrode vzw
      Sint-Amandusstraat 18 • BE-3511 Hasselt-Stokrooie
      Te vermelden referentie: {factuurnummerVf} / {cnEventnummer}
         

       

       
                                     






    • Image-318
    • Dit is tekst die Maurice in e-mail krijgt bij ontvangst factuur
      {cn518}

    • SECTIE - Opmaak voor VOORSCHOTFACTUUR (factuur of creditnota) 
    • Administratieve vergoeding (indien van toepassing) {cnBedrag494} €
      Bedrag te crediteren {totaalBedrag} €
      Totaal creditnota {totaalBedrag} €




    • Bij aantal dagen betalingstermijn wordt de factuurdatum genomen en daar het aantal dagen bijgeteld in het veld 'Aantal dagen betalingstermijn'.
      Deze nieuwe datum staat in het veld 'Te betalen voor'. 

    • FAKTUUR

    • CREDITNOTA

    •  - -
    •  - -
    •  - -
    • HIERONDER NIETS INVULLEN
      Factuurbedragen (positief voor voorschotfactuur) en alle berekeningen worden automatisch gegenereerd. 

      Ze zelf niet manueel invullen (tenzij je bewust de waarden wil overschrijven - en dan enkel dan nog in veld 'Bedrag voorschot 50% te factureren inclusief BTW)

    • OPGELET
      Dit onderdeel 'Creditnota Opmaken' is enkel bedoeld om een creditnota te kunnen opmaken van de voorschotfactuur. Als een klant na ontvangst van de huurbevestiging en voorschotfactuur zijn factuur niet betaalt, dan dient er altijd een creditnota te worden gemaakt. Immers er werd eerder een factuur gemaakt mét een BTW-bedrag en met de Creditnota wordt het BTW-bedrag dan terug tegen geboekt.
      Bij een annulatie die gedaan wordt door de klant zelf wordt het voorschot terugbetaald zoals bepaald in artikel 18 van de Algemene Voorwaarden.

      ANNULATIEPERIODE
      (Volgens AV - Artikel 18)
      Indien de huurder zijn huur wenst te annuleren, zal er afhankelijk van de
      annulatiedatum, het volgende bedrag worden aangerekend:
      - Annulatie tot 3 maanden voor de huurdatum: gratis
      - Annulatie tot 7 dagen voor de huurdatum: 50% van het voorschotbedrag
      - Annulatie minder dan 7 dagen voor de huurdatum: 100% van het voorschotbedrag
        (in dit geval dan géén Creditnota opmaken, enkel gewone mail naar de klant sturen met woordje uitleg)

      In 'Verzending e-mails' dien je te kiezen voor Creditnota. De klant ontvangt vervolgens per mail een Creditnota. 
      Voor de nummering wordt een oplopend factuurnummer gebruikt, het PDF-document gebruikt een Creditnota-achtergrond. 

    • OPGELET
      Het is OF een factuur OF een credietnota. Een van beide velden moet leeg blijven 

    • OPGELET !!!
      Bedragen voor een creditnota moeten ALTIJD negatief zijn !

      ------------------------------

    • Ter info: deze tekst staat standaard reeds in de Creditnota:

      OMSCHRIJVING
      Annulatie van de verhuring volgens ordernummer XYZ
      Het eerder aangerekende voorschot wordt hiermee gecrediteerd.
      Een administratieve kost van 25 € wordt in mindering gebracht van de creditnota ingeval de klant zijn bestelling zelf annuleert. 

    • SECTIE - Vrije tekst van OC Stokrode (specifiek voor deze klant) voor in Huurbevestiging 
    • FACTUUR VF-xxx

      Factuurnummer: VF-xxx
      Factuurdatum: {factuurdatumac}
      Te betalen voor: {teBetalen396}
      Ondernemingsnummer: {ondernemingsnummer215}
      EVENTnummer: {projectnummer}

       

      NAAM EN ADRESGEGEVENS

      {klantBedrijfsnaam}
      {klantVoornaam} {klantNaam}
      {klantAdres}
      {klantPostcode} {klantGemeente}

       

      OMSCHRIJVING

      Voor een verhuring op {datumveldVoor}
      Van de lokalen: {name242}
      Het voorschot wordt berekend op 50% van het huurbedrag. Eventuele kortingen worden verrekend met de eindafrekening.
      Op de deelname in de schoonmaak wordt geen voorschot gevraagd.

       

      Huurbedrag (inclusief BTW) {huurbedragTotaal291} €
      Voorschot 50% {huurbedragHelft387} €
      Totaal factuur {totaalFactuur} €

       

      ONDERAAN OP FACTUUR IN BLAUW KADER

      Te betalen bedrag: {totaalFactuur} €
      Te betalen voor: {teBetalen396}
      Rekeningnummer OC Stokrode: IBAN: BE03 9793 5033 3184 • BIC: AESPE22
      Op naam van: OC Stokrode vzw • Sint-Amandusstraat 18 • 3511 Hasselt-Stokrooie
      Te vermelden referentie: VF-xxx / {projectnummer}

       

       

    • SECTIE - Printvoorbeeld HUURBEVESTIGING 
    • Image-445
    • Hieronder een exact voorbeeld van de gegevens huurbevestiging zoals hij ook in de PDFwordt aangemaakt. 

    • HUURBEVESTIGING

      EVENTnummer: {projectnummer}

       

      Huurder {bedrijfsnaam214} {voornaam216} {achternaam}
      Factuuradres {facturatieadres}, {postcode219} {gemeente220}
      Telefoon & e-mail: {gsmnummer222} - {email221}

      Beste {klantVoornaam} {klantNaam},
      Deze huurbevestiging bevestigt defnitief je reservatie die je hebt gemaakt op {datumEn} met nummer {projectnummer}. Je huurt in het Ontmoetingscentrum Stokrode voor de periode {datumveldVoor}. En dit volgens de details die je hieronder vindt.
      Het huurcontract bestaat uit twee documenten: je reservatiebevestiging (ondertekend door de huurder) en de huurbevestiging. Dit laatste document is ondertekend door de gemachtigde bestuurder van het OC Stokrode. Raadpleeg ook de Algemene Voorwaarden.

      We wensen je een fijn event!
      Vriendelijke groeten
      Het team van OC Stokrode

      1. Je huurperiode

      Voor een huur van {datumveldVoor}
      Aantal huurdagen: {aantalHuurdagen238}

      2. Je lokaal of lokalen

      {name242}

      Activiteit: {aardVan241}
      Geschat aantal personen: {geschatAantal7}
      Categorie: {categorie247}
      Gebruik podium: {wordtHet344}

       

      3. Je diensten

      Schoonmaken door:  {schoonmaken}
      Afwassen door: {afwassen}
      Bestelling wijnen: {bestellingWijnen}
      Aantal partytafels: {aantalPartytafels}
      Aantal tafelrokken WIT {aantalTafelhoes}
      Aantal tafelrokken ZWART {aantalTafelhoes373}

      Schoonmaken:
      {langTekstveld}

      Afwassen:
      {langTekstveld415}

       

      4. Je huurbedrag

      Huurbedrag {huurbedragIncl}{huurbedragPeriode282}
      Deelname in de schoonmaakkosten {bijdrageSchoonmaakkost}
      Subtotaal  {totaalHuur}

       

      5. Je bedragen voor opties, extra's en kortingen

      Extra opbouwdag de dag voordien {pdf}
      Extra afbouwdag de dag nadien {pdf417}
      Gebruik van confetti tijdens de activiteit {pdf426}
      Partytafels (aantal = {aantalPartytafels})  0
      Tafelrokken bestelling (10 €/stuk) - na afloop mee te nemen (wit {aantalTafelhoes} / zwart {aantalTafelhoes373}) {pdf418}
      Gebruik muziekinstallatie (CD's zelf te voorzien) {pdf419}
      Gebruik elektrisch projectiescherm (3x3 meter)  {pdf420}
      Vrijstelling voor het schenken van andere dranken {pdf421}
      Forfait vergoeding voor afvalverwerking {pdf422}
      Gebruik podium in Grote Zaal {pdf423}
      {pdf501}   {pdf502}
      KORTING - Combinatiekorting Grote Zaal en Bistro Amandus samen {pdf427}
      KORTING - Inwoner Stokrooie {pdf429}
         
      Subtotaal Extra's {totaalExtras369}
         

      ALGEMEEN TOTAAL - Huur / Schoonmaak / Opties (inclusief BTW):   {algemeenTotaal} €

       

      6. Praktische afspraken

      OPMERKINGEN DOOR DE KLANT
      {opmerkingenVan}

      OPMERKING DOOR HET OC (manueel toegevoegd voor deze verhuur)
      {vrijeTekst}

       

      Te betalen voorschot
      Op het huurbedrag wordt een voorschot aangerekend van 50% van het huurbedrag. Dit bedrag is te betalen voor de vervaldatum, zoniet wordt de huur geannuleerd en de lokalen weer vrij gegeven in de kalender. Een voorschotfactuur met nummer {factuurnummerVf} vind je bij deze huurbevestiging. Je kan gemakkelijk online betalen via de meegestuurde link in de e-mail. Jouw voorschot (inclusief btw): {bedragVoorschot} €
      Voorschot te betalen voor: {teBetalen396}

       

    • SECTIE - Printvoorbeeld VOORSCHOTFACTUUR 
    • Image-441
    • Hieronder een exact voorbeeld van de gegevens voorschotfactuur zoals hij ook in de PDFwordt aangemaakt. 
      Enkel het VF-nummer (factuurnummer) kan nu nog niet worden getoond, wordt pas toegekend na het versturen. 

    • Factuurnummer: {factuurnummerVf}
      Factuurdatum: {factuurdatumac}
      Te betalen voor: {teBetalen396}
      Ondernemingsnummer: {ondernemingsnummer215}
      EVENTnummer: {projectnummer}

      {klantBedrijfsnaam}
      {klantVoornaam} {klantNaam}
      {klantAdres}
      {klantPostcode} {klantGemeente}


      OMSCHRIJVING

      Voor een verhuring op {datumveldVoor}
      Van de lokalen: {name242}
      Het voorschot wordt berekend op 50% van het huurbedrag. Eventuele kortingen worden verrekend met de eindafrekening.
      Op de deelname in de schoonmaak wordt geen voorschot gevraagd. 

      Huurbedrag (inclusief BTW) {huurbedragTotaal291} €
      Voorschot 50% {huurbedragHelft387} €
      Totaal factuur {totaalFactuur} €

        

      Te betalen bedrag: {totaalFactuur} €
      Te betalen voor:{teBetalen396}
      Rekeningnummer OC Stokrode: IBAN: BE03 9793 5033 3184   •   BIC: AESPE22
      Op naam van: OC Stokrode vzw • Sint-Amandusstraat 18 • 3511 Hasselt-Stokrooie
      Te vermelden referentie: {factuurnummerVf} / {projectnummer}

    • SECTIE - Automatisch berekenen datum activiteit (voor opname dranken en schoonmaken) 
    • Image-468
    •  

      Dit onderdeel dient om de datum van de activiteit (of de begindatum) om te zetten in een datumveld (YYY-MM-DD)
      Dit datumveld wordt gebruikt om te berekenen.

      Het datumveld wordt automatisch gevuld met conditions

      Daarna worden er datumvelden aangemaakt voor versturen e-mails op een latere datum
      Vb. Datumveld - 5 dagen = mail dranopname naar Marcel 
      Vb. Datumveld -14 dagen = mail naar schoonmaakbedrijf

    •  - -
    •  - -
    •  - -
    • SECTIE - Verzending e-mails en files naar Dropbox + KNOP VERSTUREN 
    • Image-325
    •  - -
    • Hier manueel datum ingeven dat e-mail dient te worden verstuurd naar Marcel voor drankopname

    •  - -
    •  - -
    • (1) Ga je akkoord dat er een Huurbevestiging wordt gemaakt?
      Bij enkel een Credietnota (annulatie) dient er geen Huurbevestiging te worden opgemaakt. 

    • (2) Regeling ivm het sturen van Factuur of Creditnota ook naar de klant ?
      Je kan kiezen voor sturen via mail naar de klant (+ Dropbox) of enkel uploaden naar Dropbox (niets naar de klant)

    • Should be Empty: