Greetings First Steps Family,

We are excited to begin this journey with you and your child!  It will be so much fun to watch him/her grow and learn.

I recognize that entering First Steps may be an anxious time for your family. New faces will be coming into your home and it is expected that there will be a period of adjustment.  In an effort to ease some of your concerns, I have listed basic information to enable us to get off to a good start. 

Parents and caregivers are invited and expected to participate in your child’s therapy session.  Intervention will be fun and play-based for your child, but also focused toward the goals that you have set for them to achieve. It is important that we work as a team. Your therapist(s) will support and coach you, as parents, to create learning opportunities throughout your child’s daily routine.

Each visit the therapist will leave you a note describing the activities for that session as well as ideas you can use to assist with your child’s development during the time between our visits…..we call this your “homework”.  Your signature on this form will also verify the time the therapist was present for therapy. Please contact me directly if you ever have concerns regarding the information contained on the visit note.

Therapy may occur in your home or day care setting.  At times, we may have therapy at the local park, library or other community locations as mutually agreed upon.  A responsible family member age 18 or older must be present for each and every therapy session.  If no such person is present, therapy will not be provided that day.

If you are not present during your child’s therapy session, i.e. therapy occurs at daycare, we will need to make arrangements to meet in order that you are able to provide follow through with the recommended activities.  This will be essential for us to share information in order to maximize your child’s development. Your therapist will tell you how often these meetings need to occur based on the frequency of your visits.

We value your input and want this to be a very successful journey.  If you have concerns regarding your therapist or would like to share any positive feedback regarding your experience, please feel free to contact me directly at 317-329-1000 via email at mcleek@kidsonlyinc.com.

Molly Cleek, Director, Kids Only, Inc.

Kids Only, Inc. Attendance and Participation Policy

The purpose of this policy is to ensure that the needs of young children and their families are being met. To accomplish this goal, families and providers need to accept responsibility for providing consistent services.

A teamwork approach is necessary to maximize your child’s development. Parents and caregivers are invited and expected to participate in your child’s therapy session. If your child’s therapy occurs at daycare or with someone other than the parent/guardian, (i.e. babysitter), First Steps requires you to meet with your provider on a regular basis. Your provider will work with you to set a mutually agreed upon time to meet. Failure to meet with the therapist will be reported to your Service Coordinator and may place services in jeopardy. Occasional absences do occur throughout the year. When this happens, providers will make every effort to re-schedule the appointment.

PLEASE BE SURE TO PUT YOUR THERAPIST’S CONTACT INFORMATION IN YOUR PHONE.   IT IS EXTREMELY IMPORTANT THAT YOU RESPOND TO PHONE CALLS/TEXTS FROM YOUR THERAPIST IN A TIMELY MANNER.

It is recommended that you enter a reminder in your phone for scheduled therapy appointments to ensure attendance. 

Our providers are expected to offer high quality services to you and your child.  If a provider has frequent cancellations, tardiness, or is unwilling to work with you to establish the required family/provider meeting as stated above, please contact the Agency Director. 

Parent/Guardian Responsibilities:

1. Parents/guardians must be responsive to provider attempts to schedule appointments. Failure to respond to 4 or more provider attempts to schedule will be reported to the Service Coordinator, and your child’s services may be in jeopardy.

2. If you find that the scheduled appointment time no longer fits your family’s daily routine, please speak with the provider to arrange a more suitable time.  If the provider is unable to accommodate your request, the agency will assign a new provider to work with your family.

3. To keep our families healthy, you are required to notify your provider(s) of any contagious or infectious disease in your home prior to the provider’s arrival.  These include but are not limited to; MRSA, pink eye, strep, hand/foot/mouth, COVID 19, etc. 

4. Prior to the provider’s arrival at your home, parents/guardians are required to notify the provider(s) of any infestations including but not limited to; bedbugs, lice, fleas, etc.   The agency reserves the right to provide services in an alternate location as needed until which time the parent/guardian can provide documentation that the home has been treated and is free of the infestation.  Proof of professional treatment or documentation from the County Health Department is required for services to resume in a home infested with bedbugs.

5. Sometimes it is necessary to cancel appointments due to illness, etc.  If this should happen, please cancel 3 hours (or more) in advance of the scheduled time. If two or more consecutive visits or two visits within a six-week period are cancelled, this will be considered a “frequent cancellation” and falls under the same policy as no shows outlined below. Prescheduled doctor’s appointments, family vacations, etc. are exempt.

6.  A “no show” occurs when one of the parties involved does not cancel the appointment more than 3 hours in advance.  After a “no show”, the provider will attempt to contact you to verify the next scheduled appointment.  Failure to respond to the provider within 5 days may result in suspension of services.

7.  If the family has two consecutive “no shows”/”frequent cancellations” or two “no shows”/”frequent cancellations” within a six-week period, the Service Coordinator will be notified that services are in jeopardy. 

8. Following a third occurrence of “no show”/”frequent cancellation” within the same six-week period, the family will receive written notification and be asked to contact the agency within 10 days to discuss their participation in therapy. At this time, services will be suspended pending communication from the family.  Please be advised that should therapy resume, you may be assigned a different provider. 

9.  A lack of response from the parent/guardian will be reported to the Service Coordinator at which point the First Steps office will make a determination on the continuation of services.

10. If attendance does not improve following the written notice, services may be discontinued.

 

HIPAA Notice of Privacy Practices

Kids Only, Inc. is committed to maintaining your privacy. The purpose of this notice is to define how we will use and disclose your medical information. This form is a condensed version of the full legally required document, "Notice of Privacy Practices." A copy of the entire document is available at your request.

Any information we obtain about you will be used to provide you with treatment, arrange payment for our services, or for additional business activities identified in the law as health care operations. We are required to notify you in the event of a breach of your unsecured protected health information.

There are certain situations where we are required to disclose your personal medical information, including:

• When required to do so by federal, state, or local law.
• Any known threat to your health and safety or to that of others.
• As required by law to a health oversight agency for authorized activities when properly ordered to do so by a court.
• Public health risk reporting as required by federal and/or state law.
• As requested by a law enforcement official, if permitted by law.
• As requested by authorized federal officials to provide protection to the President, conduct special investigations or for the protection of other authorized persons.
• Additional special circumstances identified in the "Notice of Privacy Practices."

Your Rights Regarding Your Health Information

• You have a right to a copy of electronic protected health information in the format it is maintained.
• You have the right to inspect your personal file and copy medical information as needed. Some exceptions apply, and you may be charged a fee for copies. Please contact our Privacy Officer for information.
• You have the right to request that certain individuals involved in your care are not given access to your personal medical information, i.e. family and friends. You must submit your request to the Privacy Officer, who has the authority to approve or deny the request. If we agree with your request, there may be events that will require the sharing of information, such as circumstances required by law, emergencies or when the information is necessary for treatment.
• You have the right to request an amendment to your medical information if you feel that the information is incorrect or incomplete. Requests, complete with reasons, must be submitted to the Privacy Officer. The Privacy Officer reserves the right to approve or deny the request.
• With some exceptions, you have a right to an accounting of all disclosures of your medical information released by Kids Only, Inc. You may request that disclosure of personal medical information be restricted and/or limited. Kids Only, Inc. has the right to deny your request.
• You have the right to receive communications regarding medical information in a specific manner or location, i.e. home or work, paper copies, e-mail, telephone. We require that your request be in writing.
• At all times, you have the right to receive a paper copy of the legal notice entitled "Notice of Privacy
  Practices." This notice is posted in our main office and a copy is available by contacting the Executive Director of Kids Only, Inc.
• You have the right to file a complaint if you believe your privacy rights have been violated. You can file your complaint with our Privacy Officer or the Secretary of the Department of Health and Human Services.
• For legislative advocacy purposes, your child’s name and address will be added to the membership list of The Arc US and The Arc of Indiana, of which Noble—and Kids Only as its wholly owned subsidiary—is a membership chapter. They are not permitted to share name and address with any other entity. If you wish to opt out, please contact the Privacy Officer.
• For purposes of grant funding, personally unidentifiable demographic information on children/families served by KOI will be reported as aggregate percentages to United Way to demonstrate how our community is being served. Your personal contact information will remain confidential.

Any questions regarding this notice should be directed to our Privacy Officer:

Molly Cleek, Director
Kids Only, Inc.
7701 E. 21st Street, Indianapolis, IN 46219
317-329-1000

Saludos Primeros pasos familiares,

Estamos muy contentos de comenzar este viaje con usted y su niño! Será muy divertido verlo / a crecer y aprender.

Reconozco que entrar Primeros pasos puede ser un momento de ansiedad para su familia. Caras nuevas vendrán a su casa y se prevé que habrá un período de ajuste. En un esfuerzo por aliviar algunas de sus preocupaciones, he enumerado la información básica que nos permita bajar a un buen comienzo.

Se invita y espera que participen en la sesión de terapia de su hijo Los padres y cuidadores. Intervención será divertirse y jugar de base para su hijo, sino también enfocado hacia las metas que ha establecido para ellos para lograr. Es importante que trabajemos en equipo. Su terapeuta (s) apoyará y entrenar, como padres, para crear oportunidades de aprendizaje a lo largo de la rutina diaria de su hijo.

Cada visitar el terapeuta le dejará una nota que describe las actividades para ese período de sesiones, así como ideas que puede utilizar para ayudar en el desarrollo de su hijo durante el tiempo entre nuestras visitas ... aparcarte llaman a esto su "tarea". Su firma en este formulario también verificará el tiempo que el terapeuta estaba presente para la terapia. Por favor, póngase en contacto conmigo directamente si alguna vez tiene preocupaciones con respecto a la información contenida en la visita de nota.

La terapia puede ocurrir en su hogar o en la guardería. A veces, podemos tener la terapia en el parque local, biblioteca u otros lugares de la comunidad como mutuamente acordadas. Un responsable de la familia era miembro mayor de 18 años debe estar presente para todos y cada sesión de terapia. Si ninguna de estas personas está presente, la terapia no se proporcionará ese día.

Si usted no está presente durante la sesión de terapia de su hijo, es decir, la terapia se produce en la guardería, tendremos que hacer los arreglos necesarios para cumplir con el fin de que usted es capaz de proporcionar seguir adelante con las actividades recomendadas. Esto será esencial para nosotros para compartir la información con el fin de maximizar el desarrollo de su hijo. Su terapeuta le dirá con qué frecuencia estas reuniones deben producirse en base a la frecuencia de sus visitas.

Valoramos su opinión y queremos que esto sea un viaje muy exitoso. Si en cualquier momento usted tiene preocupaciones con respecto a su terapeuta o le gustaría compartir cualquier opinión positiva respecto a su experiencia, no dude en ponerse en contacto conmigo directamente en 317-329-1000 or por correo electrónico a mcleek@kidsonlyinc.com

Molly Cleek, Director 

Kids Only, Inc. Asistencia / Política de Participación

El propósito de esta política es asegurar que se están cumpliendo las necesidades de los niños pequeños y sus familias. Para lograr este objetivo, las familias y los proveedores deben aceptar la responsabilidad de la prestación de servicios consistentes.

Un enfoque de trabajo en equipo es necesario para maximizar el desarrollo de su hijo. Se invita y espera que participen en la sesión de terapia de su hijo Los padres y cuidadores. Intervención será divertido y basado en el juego mientras enfocado hacia las metas que desea a su hijo a alcanzar. Su proveedor apoyará y entrenar, ya que los padres / cuidadores, para crear situaciones similares en las actividades diarias con su hijo. En el caso de que la terapia de su hijo se produce en la guardería o con alguien que no sea el padre / tutor, es decir, enfermera, niñera, Primeros pasos que requiere para cumplir con su proveedor sobre una base regular. Esta reunión le dará la oportunidad de observar las actividades específicas y hacer preguntas directas. Su proveedor trabajará con usted para establecer un acuerdo para la hora de la reunión. La falta de cumplimiento con el terapeuta será reportado a su coordinador de servicios y puede colocar sus servicios en peligro.

Ausencias ocasionales ocurren durante todo el año, cuando esto sucede; proveedores harán todo lo posible para volver a programar la cita.

Se espera que nuestros proveedores para ofrecer servicios de alta calidad para usted y su hijo. Si un proveedor tiene frecuentes cancelaciones, retrasos, o no está dispuesto a trabajar con usted para establecer la reunión de la familia / proveedor requerido como se ha indicado anteriormente, por favor póngase en contacto con el Director de la Agencia.

Responsabilidades Guardianes Padres:

1. Los padres / tutores deben responder a proveedor intenta programar citas. La falta de respuesta de 4 o más intentos de proveedor para programar serán reportadas al Coordinador de Servicios y los servicios de su hijo pueden estar en peligro.
2. Si usted encuentra que la hora de la cita programada ya no cabiendo la rutina diaria de su familia, por favor hable con el proveedor para concertar una hora más conveniente. En el caso de que el proveedor no pueda atender su solicitud, la agencia le asignará un nuevo proveedor para trabajar con su familia.
3. En un intento de mantener a nuestras familias saludables, que tienen la obligación de notificar a su proveedor (s) de cualquier enfermedad contagiosa en su casa antes de la llegada del proveedor. Estos incluyen, pero no se limitan a; MRSA, rosa ojo, estreptococo, la mano / pie / boca, etc.
4. Antes de la llegada del proveedor en su casa, los padres / tutores tienen la obligación de notificar al proveedor (s) de cualquier infestación incluyendo pero no limitado a; chinches, piojos, pulgas, etc. La agencia se reserva el derecho a prestar servicios en una ubicación alternativa como sea necesario hasta que el tiempo que el padre / tutor es capaz de proporcionar la documentación que la casa ha sido tratado y está libre de la infestación. Se requiere prueba de tratamiento profesional o documentación del Departamento de Salud del Condado para que los servicios se reanuden en una casa infestada de chinches.
5. A veces es necesario cancelar citas debido a una enfermedad, etc. Si esto sucede, por favor cancele 3 horas (o más) antes de la hora programada.
6. A "no show" se produce cuando una de las partes involucradas no cancelar la cita más de 3 horas de antelación. Después de un "no show", el proveedor intentará ponerse en contacto con usted para verificar la próxima cita programada. La falta de respuesta al proveedor dentro de 5 días puede resultar en la suspensión de los servicios.
7. Si la familia tiene dos consecutivos "no shows" o dos "no shows" dentro de un período de seis semanas, el Coordinador de Servicios le avisan de que los servicios están en peligro.
8. Después de una tercera ocurrencia de "no show" dentro del mismo período de seis semanas, la familia recibirá una notificación por escrito y se pongan en contacto con la agencia dentro de los 10 días para discutir su participación en la terapia. En este momento, los servicios serán suspendidos a la espera de la comunicación de la familia. Por favor, tenga en cuenta que debe reanudar la terapia, se le puede asignar un proveedor diferente.
9. La falta de respuesta por parte de los padres / tutores se informará al Coordinador Servicio momento en el que la oficina de Primeros pasos tomará una determinación con respecto a la continuación de los servicios.
10. Si la asistencia no mejora después de la notificación por escrito, los servicios pueden ser descontinuados.

Kids Only, Inc. Aviso de Prácticas de Privacidad

Kids Only, Inc./Noble están comprometidos a mantener su privacidad. El propósito de esta notificación es definir cómo vamos a utilizar y divulgar su información médica. Esta forma es una versión resumida del documento completo requerido legalmente, "Aviso de prácticas de privacidad". Una copia de todo el documento es a petición del cliente.

Cualquier información que obtenemos sobre usted, ya sea por usted o por otros se utilizará para proporcionarle tratamiento, para organizar el pago por nuestros servicios, o para actividades empresariales adicionales identificados en la ley como operaciones de atención médica. Estamos obligados a notificarle en caso de un incumplimiento de su información médica protegida sin garantía.

Hay ciertas situaciones en las que estamos obligados a divulgar su información médica personal. Éstas incluyen:

• Cuando sea requerido para ello por leyes federales, estatales o locales
• Cualquier conocida amenaza para su salud y seguridad o para la de los demás
• Como es requerido por la ley a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas cuando se le ordenó adecuadamente a hacerlo por un tribunal
• Informes riesgo para la salud pública como lo requiere la ley federal y / o estatal
• Información médica personal se dará a conocer conforme a lo solicitado por un oficial de la ley, si lo permite por la ley
• Conforme a lo solicitado por los funcionarios federales autorizados a fin de proporcionar protec ción al Presidente, conducir investigaciones especiales o para la protección de otras personas autorizadas
• Circunstancias especiales que según el "Aviso de prácticas de privacidad"

Sus derechos con respecto a su información médica

• Usted tiene derecho a una copia de la información protegida de salud electrónica en el formato que se mantiene.
• Usted tiene el derecho de inspeccionar su archivo personal y copiar información médica cuando sea necesario. Hay algunas excepciones que se aplican y se le puede cobrar una cuota por las copias. Por favor, póngase en contacto con nuestro Oficial de Privacidad para obtener información.
• Usted tiene el derecho de solicitar que ciertos individuos involucrados en su cuidado no se les da acceso a su información médica personal, es decir, la familia y amigos. Usted debe presentar su solicitud al Oficial de Privacidad que tiene la autoridad para aprobar o rechazar la solicitud. Debe we.agree con su solicitud, puede haber acontecimientos "que requerirán el intercambio de información, tales como las circunstancias exigidas por la ley, emergencias o cuando la información es necesaria para el tratamiento.
• Usted tiene el derecho de solicitar an amendment a su información médica si usted cree que la información es incorrecta o incompleta. Las solicitudes, con razones, deben ser sometidos a la Oficial de Privacidad. El Oficial de Privacidad se reserva el derecho de aprobar o rechazar la solicitud.
• Con algunas excepciones, usted tiene derecho a una contabilidad de todas las divulgaciones de su información médica a conocer por Posibilidades Noreste, LLC / Kids Only, Inc .. Usted puede solicitar que la divulgación de información médica personal restringir y / o limitado. Posibilidades Noreste, LLC / Kids Only, Inc. tiene el derecho a rechazar su solicitud.
• Usted tiene el derecho a recibir las comunicaciones relativas a la información médica de una manera o ubicación específica,es decir, el hogar o el trabajo, copias en papel, correo electrónico, teléfono, etc. requieren que su solicitud sea por escrito.
• En todo momento, usted tiene el derecho de recibir una copia en papel del aviso legal titulado "Aviso de Privacidad Prácticas ". Este aviso se publica en nuestra oficina principal y una copia está disponible poniéndose en contacto con el  Ejecutivo Director de posibilidades Noreste, Sólo LLC / Kids, Inc.
• Usted tiene el derecho de presentar una queja si usted cree que sus derechos han sido violados. Usted puede,    Presentar su queja con nuestro Oficial de Privacidad o el Secretario del Departamento de Salud y Humano Servicios.
• Debido a la abogacía legislativo el nombre y la dirreción de tu(s) hijo(s) se incluirá en la lista de los miembros de The Arc U.S. and The Arc of Indiana (el arco del EE UU y el arca de Indiana) de lo que Noble- y Kids Only como su subsidiaria de la propiedad total-- es un capítulo de membresía. Ellos no tienen permiso compartir los nombres ni las direcciones con cualquier otra entidad. Si quieres retirarte por favor, póngase en contacto con el oficial de privacidad.
• Por razones de subvención de fondos, la información demográfica personal no identificable de niños y familias servido por KOI se informará como porcentajes agregados a United Way para demostrar cómo se sirve nuestra comunidad. Su información de contacto personal permanecerá confidencial.

Cualquier pregunta relacionada con esta notificación debe ser dirigida a nuestro Oficial de Privacidad:

 Molly Cleek, Director Ejecutivo 

Kids Only, Inc.

7701 E. 21st Street, Indianapolis, IN  46219

(317) 329-1000

My signature below indicates that I have received and understand the following agency documents:

• Attendance/Participation Policy
• HIPAA Notice of Privacy Practices

Mi firma indica que he recibido y entiendo los siguientes documentos de la agencia:

• Aviso HIPAA de Prácticas de Privacidad
• Asistencia / Política de Participación

PLEASE ENTER EACH THERAPIST’S NUMBER UNDER CONTACTS IN YOUR PHONE

You may choose to enter their name/First Steps so you recognize who is trying to contact you.

POR FAVOR INGRESE EL NÚMERO DE CADA TERAPEUTA EN LOS CONTACTOS DE SU TELÉFONO

Usted puede elegir entre su nombre/primeros pasos para que usted reconozca quién está tratando de ponerse en contacto con usted.