Aufklärung zur Personalführung

Bitte bestätigen Sie uns auf dem beigefügten Vordruck, dass wir Sie auf Ihre Pflichten als Arbeitgeber hingewiesen haben. Vielen Dank.

1)   Tarifverträge

Prüfen Sie bitte, ob Ihr Unternehmen an einen allgemeinverbindlich erklärten oder aufgrund einer Mitgliedschaft in Arbeitgeberverbänden gültigen Tarifvertrag gebunden ist.

Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage sind die Sozialversicherungsprüfer dazu berechtigt, Beiträge auf nicht bezahltes, aber nach Tarifvertrag geschuldetes Arbeitsentgelt nachzuberechnen. Das kann unter Umständen im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen sehr teuer für Sie werden. Unterschätzen Sie dieses Thema bitte nicht und beachten Sie, dass durch uns keine Überprüfung einer Tarifgebundenheit Ihres Unternehmens erfolgen kann.

Zollprüfung – Gehört Ihr Unternehmen einer der folgenden Branchen an?

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditionsgewerbe
• Transportgewerbe und damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Unternehmen der Fleischwirtschaft
• Sicherheitsdienste
• Messebau

Dann sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, für Ihre neuen Mitarbeiter, vor Beginn der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Deutsche Rentenversicherung (DSRV) elektronisch zu übermitteln. Melden Sie uns aus diesem Grund Neueinstellungen unverzüglich, damit wir die Sofortmeldung für Sie erstellen können.

In den genannten Wirtschaftszweigen müssen Ihre Arbeitnehmer zukünftig ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen. Der Arbeitgeber muss jeden seiner Arbeitnehmer schriftlich auf die Mitführungspflicht hinweisen und diesen Hinweis aufbewahren.

Im Falle einer Kontrolle durch die Zollbehörden sind bei einer Verletzung der Mitwirkungspflicht, zu denen nun auch die Übermittlung einer Sofortmeldung zählt, folgende Bußgelder vorgesehen:

• Wer als Arbeitgeber die Daten nicht rechtzeitig übermittelt: bis zu 25.000 €
• Wer als Arbeitnehmer gegen die Mitführungs und Vorlagepflicht verstößt: bis zu 5.000 €

2)   Gesetzlicher Mindestlohn ab Januar 2024

Seit dem 01. Januar 2024 gilt im gesamten Bundesgebiet der gesetzliche Mindestlohn in Höhe von 12,41 Euro brutto je Stunde (§ 1 MiLoG). Ab dem 01. Januar 2025 erhöht sich der gesetzliche Mindestlohn auf 12,82 Euro brutto je Stunde.

Für die Prüfung der Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig. Sie kontrollieren, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wird und alle Aufzeichnungs- und Nachweispflichten eingehalten werden. Dazu dürfen sie Arbeitsverträge und Geschäftsunterlagen ohne Vorankündigung einsehen.

Auch im Rahmen der Sozialversicherungsprüfungen sind die Prüfer verpflichtet, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz sofort an den Zoll zu melden.

Dokumentationspflicht:
Für Arbeitnehmer müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und mindestens zwei Jahre im Betrieb des Arbeitgebers aufbewahrt werden.

• Tipp: Für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten finden Sie unter www.datev.de eine Excel-Arbeitsmappe. Dokument „Mindestlohn Aufzeichnungspflichten: Excel-Arbeitsmappe zur Dokumentation der Arbeitszeiten“ (Dok.-Nr. 1070992).

Nehmen Sie Ihre Pflichten nicht auf die leichte Schulter!

Verstöße gegen das Mindestlohngesetz werden als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen bis zu 500.000 EUR geahndet! Weitere Informationen zum Thema Mindestlohn finden Sie unter www.mindestlohn-kommission.de.

3)   Entsendung ins Ausland – sog. A1 Antrags- und Bescheinigungsverfahren

Wird ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit bis zu 24 Monate ins Ausland entsendet, muss ein Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse über das Lohnprogramm gestellt werden. Auch der stundenweise Aufenthalt ist eine Entsendung. Dieses Antrags- und Bescheinigungsverfahren ist elektronisch zu beantragen und ab 01.01.2019 verpflichtend.

Wenn der Antrag bei der Krankenkasse bearbeitet wurde, erhält das Lohnabrechnungsprogramm hierfür eine Rückmeldung. Diese ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen und muss während der Auslandstätigkeit mitgeführt werden. Erfolgt dies nicht, kann es zu Strafen kommen.

Wenden Sie sich im Fall einer Entsendung vor dem Auslandsaufenthalt an uns.

4)   Aufbewahrungsfrist von Lohn- und Personalunterlagen

Alle Unterlagen in Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind 6 Jahre aufzubewahren. Soweit die Unterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist auf 10 Jahre!

Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahrs abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt (z. B. Lohnunterlagen 2015 müssen bis 31.12.2021 bzw. 31.12.2025 aufbewahrt werden).

5)   Berufsgenossenschaften: Abgabe Digitaler Lohnnachweis

Seit 2017 ist der digitale Lohnnachweis im Rahmen der Lohnabrechnung mit dem Abrechnungsprogramm zu erstellen und digital an den Unfallversicherungsträger zu übermitteln.

Teilen Sie uns die Angaben zu Ihrem Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft/Unfallkasse) inkl. der Zugangsdaten (Mitgliedsnummer / PIN) mit.

6)   Ausgleichsabgabe „Schwerbehinderte“

Alle Arbeitgeber, die im Jahresdurchschnitt monatlich über mindestens 20 Arbeitsplätze im Sinne der §§ 156 ff SGB IX verfügen, sind beschäftigungspflichtig und müssen eine Anzeige über die Erfüllung der Beschäftigungspflicht bei der Agentur für Arbeit abgeben. Die Abgabefrist für diese Anzeige ist jeweils der 31. März des Folgejahrs

Teilen Sie uns Angaben zur Schwerbehinderung z. B. bei Neueinstellung eines Arbeitnehmers oder bei Erstellung/Änderung eines Bescheides über Schwerbehinderung die Änderungen mit. Wir übermitteln die jährliche Meldung für Sie.

Informationspflicht des Arbeitgebers:
Weiter bestehen diverse arbeitsrechtliche Informationspflichten des Arbeitgebers, die wir nicht für Sie erledigen können.

7)   Altersversorge

Wussten Sie, dass Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Ihre Arbeitnehmer über die Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge zu informieren? Aber nicht nur die Information, sondern auch die Durchführung liegt in Ihrer Pflicht. Wenn ein Arbeitnehmer eine Direktversicherung oder eine andere Art der betrieblichen Altersvorsorge abschließt und diese aus einem Teil seines Gehaltes finanzieren möchte, sind Sie verpflichtet, dem zuzustimmen und den entsprechenden Anteil an die Versicherungsgesellschaft zu überweisen. Den Durchführungsweg kann jedoch der Arbeitgeber bestimmen.
Achten Sie hierbei auf Ihre Haftung und lassen Sie sich im Vorfeld dazu beraten.

8)   Kündigung

Eine weitere Informationspflicht besteht bei Kündigung eines Arbeitnehmers: Sie müssen dem entlassenen Mitarbeiter mitteilen, dass er sich unverzüglich nach dem Erhalt der Kündigung bei der Agentur für Arbeit zu melden hat. Tut er dies nicht, können dem Arbeitnehmer eventuelle Leistungen gestrichen werden. Befolgen Sie Ihre Informationspflicht in diesem Punkt nicht, könnte der Arbeitnehmer Schadensersatz von Ihnen fordern.
Wir empfehlen Ihnen, den Hinweis in die schriftliche Kündigung mit aufzunehmen.

9)   Meldepflicht für werdende Mütter

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel Gewerbeaufsichtsamt) unverzüglich nach Kenntnis der Schwangerschaft zu informieren, dass eine werdende Mutter beschäftigt wird.

Wenn wir für Sie die Meldung übernehmen sollen, teilen Sie uns Schwangerschaften frühestmöglich mit.

10)   Aushangpflicht

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Arbeitnehmer über bestimmte Gesetze und Regelungen – in der jeweils neuesten Fassung – per Aushang informieren. Die Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens ist dabei unerheblich.
Eine Verletzung der Aushangpflicht dieser Gesetze stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu 2.500,00 EUR geahndet werden.

11)   Meldepflicht bei einem Arbeitsunfall

Arbeitsunfälle, wozu auch Wegeunfälle zählen, sind an die zuständige Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse zu melden. Die Meldepflicht besteht nur bei Unfällen, die zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Tagen führen; der Unfalltag wird hierbei nicht mitgezählt.

Tödliche Unfälle, Massenunfälle und Unfälle mit schwerwiegenden Gesundheitsschäden müssen sofort gemeldet werden.

12)   Befreiungsantrag für geringfügig Beschäftigte

Laut Sozialgesetzbuch werden bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijob) Rentenversicherungsbeiträge erhoben, hierüber müssen Sie die Arbeitnehmer aufklären.

Wenn die Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung beantragt werden soll, nutzen Sie unseren Rentenbefreiungsantrag und laden den unterschriebenen Antrag in Ihrer Personalakte hoch.

13)    Arbeitszeitsbestimmtung für geringfügig Beschäftige

Am 01.01.2019 ist das Gesetz zur Weiterentwicklung des Teilzeitrechts – Einführung einer Brückenteilzeit vom 11.12.2018 (BGBl I S. 2384) in Kraft getreten. Die wöchentliche Arbeitszeit ist gem. § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) im Arbeitsvertrag festzuhalten, andernfalls gilt eine wöchentliche Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart.  

Haben Sie keine Vereinbarung getroffen, so kann der Arbeitnehmer auf eine Beschäftigung über 20 Wochenstunden zum vereinbarten Stundenlohn bestehen. Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber und somit als Haftungsschuldner Sozialversicherungsbeiträge bezahlen müssen, zudem haben Sie an den Fiskus die entsprechende Lohnsteuer zu entrichten - möglicherweise bis zu vier Jahre rückwirkend.

14)    Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter

Das BAG hat in einem aktuellen Beschluss (v. 13.9.2022, 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bei unionsrechtskonformer Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG gesetzlich verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit (Beginn und Ende einschließlich der Überstunden) ihrer Arbeitnehmer zu erfassen.

Die Aufzeichnungspflicht richtet sich an den Arbeitgeber, der diese jedoch an Arbeitnehmer delegieren kann. Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben. Es ist also für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht ausreichend, wenn Arbeitnehmer handschriftlich Beginn und Ende sowie die Pausenzeiten und die Gesamtstundenzahl eintragen.