INFORMATION ZUR DATENVERWALTUNG IN VERBINDUNG MIT BEWERBUNGEN ZU STELLENANGEBOTEN
Die PEPCO Austria GmbH (Handelsregisternummer: FN 534293; Sitz: 1090 Wien, Porzellangasse 51. Austria „Pepco” oder „Datenverwalter”) als Datenverwalter sammelt und verwaltet die in Verbindung mit Stellenbewerbungen über die Plattform „Jotform” (https://form.jotformeu.com/ 211052941106342) bzw. per E-Mail (bewerbung@pepco.eu) übermittelten personenbezogenen Daten der natürlichen Personen als Bewerber (im Weiteren: „Bewerber”).
Pepco hält in dieser Information (im Weiteren: „Information”) die Prinzipien und Regeln des Datenschutzes und der Datenverarbeitung in Verbindung mit den Stellenbewerbungen bzw. mit deren Beurteilung sowie die Rechte der Bewerber fest.
Pepco verwaltet die personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften und dabei insbesondere laut den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personen-bezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (im Weiteren: „DSGVO”), des Gesetzes Nr. CXII von 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Informationsfreiheit (im Weiteren: „InfoG”), sowie des Gesetzes Nr. I von 2012 über das Arbeitsgesetzbuch.
1. Bezeichnung der Datenverwalter und der Datenverarbeiter
1.1 Datenverwalter
PEPCO Austria GmbH
- Sitz: 1090 Wien, Porzellangasse 51. Austria
- Handelsregisternummer: FN 534293
- E-Mail: dpo@pepco.eu
- Name des Repräsentanten: Daniel Wieszczycki
- Kontaktdaten des Repräsentanten: dpo@pepco.eu
- Kreis der verwalteten Daten
Kreis der verwalteten Daten:
a. Persönliche Identifikationsdaten, insbesondere: Anrede, Nachname, Vorname, Wohnanschrift (Stadt, Postleitzahl), Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse;
b. Daten zur Position, insbesondere: gesuchter Arbeitsbereich, Angabe präferierter Arbeitszeiten und Filialen, Mobilität, Kanal der gefundenen Stellenanzeige;
c. Schulabschluss, berufliche Erfahrungen, insbesondere: höchster Schulabschluss, sonstige Informationen, fachliche Erfahrungen;
d. Daten der Ortsbestimmung in Verbindung mit der Anmeldung auf Jotform (einschließlich IP-Adresse);
e. alle Daten, deren Verwaltung für die oben genannten Zwecke gerechtfertigt ist und die der Bewerber beim Einreichen seiner Bewerbung angegeben hat oder die während der Beurteilung der Stellensuche in diesem Zusammenhang entstanden sind.
Wir machen die Bewerber ausdrücklich darauf aufmerksam, dass es in Verbindung mit den Stellenbewerbungen nicht erforderlich ist, gegenüber Pepco besondere Daten (z. B. Daten zum Gesundheitszustand) anzugeben, und weisen nochmal ausdrücklich darauf hin, dass solche Daten nicht übermittelt werden dürfen. Sollte ein Bewerber in Verbindung mit seinen Bewerbungsunterlagen dennoch besondere personenbezogene Daten angeben, so ist Pepco berechtigt, diese nach den Aussagen in dieser Information zu verwalten.
- Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverwaltung
Pepco verwaltet ausschließlich in Verbindung mit der Stellensuche, zum Zweck seiner Beurteilung durch den Bewerber in Verbindung mit der Stellensuche angegebene Daten.
Zweck der Datenverwaltung
- Beurteilung der Stellensuche – umfasst die Datenverwaltung in Verbindung mit der Einreichung der Stellensuche, dem Auswahlverfahren bzw. der Durchführung des Einstellungsverfahrens und mit dem Kontakt zum Bewerber,
- Erhebung der Eignung des Bewerbers für den betreffenden Arbeitsbereich,
- Unterrichtung zum Auswahlprozess, und
- erfolgreiche Besetzung des betreffenden Arbeitsbereichs.
Pepco behält sich das Recht vor, den Prozess der Beurteilung der Stellenbewerbungen in einer Weise abzuschließen, dass die Position in dem betreffenden Arbeitsbereich unbesetzt bleibt.
Rechtsgrundlage der Datenverwaltung
Die freiwillige, auf der Information beruhende Zustimmung des Bewerbers gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, die der Bewerber jederzeit zurückziehen kann. Die Rücknahme der Zustimmung zur Datenverarbeitung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor der Rücknahme erfolgten Datenverarbeitungen. Sofern der Bewerber keine ausreichenden Informationen an Pepco übergibt – die in Verbindung mit der Anmeldung auf der Seite https://form.jotformeu.com/ 211052941106342 verbindlich auszufüllenden Angaben sind mit * gekennzeichnet– oder seine Zustimmung zurückzieht, kann das die Beurteilung der Bewerbung vereiteln, so dass eine weitere Teilnahme am Auswahlverfahren auf diese Weise nicht möglich ist. Wir informieren darüber, dass der Bewerber während seines Stellengesuchs für die Richtigkeit und Genauigkeit der an Pepco übergebenen personenbezogenen Daten haftet.
Eine Haftung von Pepco ist ausgeschlossen für jede Art von Schäden, die daraus entstehen, dass sich andere Personen unter unrechtmäßiger Verwendung der personenbezogenen Daten des Bewerbers registrieren bzw. um eine Stelle bewerben (Daten weiterleiten), bzw. weil der Bewerber die Daten nicht vollständig oder ungenau angegeben hat.
Sollte der Bewerber ungeachtet der Hinweise in dieser Information besondere Daten preisgeben, so gilt als die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO die freiwillige und ausdrücklich auf der Information beruhende Zustimmung des Bewerbers.
- Adressaten, Datenverarbeiter
Pepco nimmt in Verbindung mit der Abwicklung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses (Entgegennahme und Verarbeitung von Stellenbewerbungen, Kontaktaufnahme zu Bewerbern, Interviews, Kontakthaltung) für die technischen Operationen seiner Datenverwaltung als Datenverarbeiter das ungarische Tochterunternehmen der Pepco-Gruppe in Anspruch:
Pepco Hungary Kft.
Pepco nimmt in Verbindung mit technischen Operationen seiner Datenverwaltung über den Datenverarbeiter Pepco Hungary Kft. die folgenden Auftragsverarbeiter in Anspruch:
Name: JotForm Inc.
Anschrift: 111 Pine St. Suite 1815 San Francisco CA 94111, USA
Zweck der Datenverarbeitung: Gewähren von Dienstleistungen in Verbindung mit der Webseite, wie die Nutzeranwendung von durch den Nutzer angelegten Datenverwaltungsformularen.
Liste der durch die JotForm Inc. in Anspruch genommenen weiteren Auftragsverarbeiter:
a) Amazon Web Services, Inc., USA
Tätigkeiten der Datenverarbeitung: einzelne Tätigkeiten in Verbindung mit der JotForm-Leistung, insbesondere Datenspeicherung, Kalkulationen und Backup-Serviceleistungen.
b) Google, Inc., USA
Tätigkeiten der Datenverarbeitung: einzelne Tätigkeiten in Verbindung mit der JotForm-Leistung, insbesondere Datenspeicherung, Kalkulationen und Backup-Serviceleistungen.
Name und Kontaktdaten des Datenschutzvertreters von Pepco:
Name: Daniel Wieszczycki
Postanschrift: Pepco Poland Sp. z o. o., ul. Strzeszyńska 73 A, Poznań
E-Mail-Adresse: dpo@pepco.eu
- Kreis der Berechtigten für den Zugriff auf personenbezogene Daten
Die am Prozess der Beurteilung von Stellenbewerbungen bei Pepco beteiligten Mitarbeiter – unter strenger Einhaltung der auf sie in diesem Kreis bezogenen Arbeitsrechtsnormen – sowie die in der vorliegenden Information festgehaltenen Datenverarbeiter und deren Mitarbeiter sind berechtigt, die Daten der Bewerber in Verbindung mit der in der vorliegenden Information festgehaltenen Datenverwaltung kennenzulernen.
Es geschieht eine Datenweiterleitung außerhalb der Europäischen Union/ des Europäischen Wirtschaftsraums bzw. an internationale Organisationen, in Anbetracht der Tatsache, dass die durch Pepco in Anspruch genommenen Auftragsverarbeiter in den USA niedergelassen sind. Der entsprechende Schutz der Daten ist dessen ungeachtet gewährleistet, in Anbetracht der Tatsache, dass die Pepco Hungary Kft. und JotForm als Datenverarbeiter am 24. Mai 2018 ein Modellabkommen laut Beschluss der Kommission Nr. 2010/87 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländern nach der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates miteinander abgeschlossen haben.
- Zeitdauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die auf der Zustimmung basierende Datenverwaltung erstreckt sich auf die Dauer des Auswahlverfahrens, das höchstens 6 Monate währen darf. Wenn das Auswahlverfahren bei Auslaufen der Frist noch läuft, wird die Dauer der Datenverarbeitung bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens verlängert. Sobald das Ziel der Datenverarbeitung erreicht ist, ist Pepco verpflichtet, die gemachten Angaben zu löschen, einschließlich der Notizen in Verbindung mit dem Bewerber, die Mitarbeiter von Pepco bei persönlichen Gesprächsterminen erstellt haben.
Den obigen Aussagen entsprechend gelangen die personenbezogenen Daten zur Löschung, wenn
- die Datenverarbeitung ihr Ziel erreicht hat / d. h. Pepco hat unter den Bewerbern die richtigen Personen für den gegebenen Arbeitsbereich ausgewählt, es sei denn, der Bewerber hat ausdrücklich darum gebeten, seine Bewerbung im Falle einer weiteren, sich in der Nähe der zuerst präferierten Filiale bietenden Gelegenheit zu berücksichtigen;
- der Bewerber aus eigenen Erwägungen entscheidet, dass er die ausgeschriebene Position nicht besetzen möchte; oder
- wenn der Bewerber seine Bewerbung und/oder seine Zustimmung zur Datenverarbeitung zurückzieht. Wenn ein Bewerber noch vor Abschluss des Auswahlverfahrens um die Löschung seiner personenbezogenen Daten bittet, so darf der Datenverarbeiter seine personenbezogenen Daten im weiteren Verlauf nicht länger verwalten, weshalb der Bewerber im weiteren Verlauf nicht mehr am Auswahlverfahren teilnehmen kann, es sei denn, er gibt erneut seine Zustimmung zur Datenverarbeitung laut vorliegender Information.
- Die Löschung geschieht – aus technischen Gründen – spätestens 30 Tage nach dem oben angegebenen Zeitpunkt.
Sollte der Bewerber ungeachtet der Aussagen in dieser Information besondere Daten an Pepco mitteilen, wird Pepco diese Daten unverzüglich löschen, sobald die entsprechende Einstufung als besondere Daten festgestellt wurde, sofern dies möglich ist, ohne den sonstigen Datengehalt der Bewerbung zu beschädigen (z. B. durch Herausstreichen der besonderen Daten auf einem in Papierform eingereichten Lebenslauf, etc.)
8. Rechte des Bewerbers
Der Bewerber ist berechtigt, vom Datenverarbeiter unterrichtet zu werden, ob die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten angelaufen ist, und wenn ja, so ist er berechtigt, Zugriff auf seine personenbezogenen Daten und folgende Informationen zu erhalten:
- Zweck der Datenverarbeitung;
- die Kategorien der personenbezogenen Daten des Bewerbers;
- die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden, hier insbesondere bei Empfängern in Drittländern bzw. bei internationalen Organisationen. Werden personenbezogene Daten an Empfänger in Drittländern bzw. bei internationalen Organisationen weitergeleitet, ist der Bewerber berechtigt, eine Information hinsichtlich der Weiterleitung über die durch die DSGVO vorgeschriebenen entsprechenden Garantien zu erhalten;
- die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten, oder wenn dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Zeitdauer;
- das Recht des Bewerbers, vom Datenverarbeiter die Korrektur, Löschung oder begrenzte Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, bzw. der Verarbeitung solcher personenbezogener Daten zu widersprechen;
- das Recht, Beschwerden gegen Aufsichtsbehörden zu führen;
- wenn die Daten nicht vom Bewerber eingeholt wurden, sämtliche erreichbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
- der Umstand einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profilings, sowie wenigstens in diesen Fällen aussagekräftige Informationen über die angewandte Logik und dahingehend, welche Tragweite eine solche Datenverarbeitung hat und welche Auswirkungen für den Bewerber zu erwarten sind.
Der Datenverarbeiter stellt dem Bewerber eine Kopie der den Gegenstand der Datenverarbeitung bildenden personenbezogenen Daten zur Verfügung. Hat der Bewerber den Antrag elektronisch gestellt, sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, es sei denn, der Bewerber gibt eine andere Form an.
- 8.2. Recht auf Löschen („Vergessenwerden”)
Auf Bitte des Bewerbers hat der Datenverarbeiter ohne ungerechtfertigte Verzögerung seine personenbezogenen Daten zu löschen.
Darüber hinaus ist der Datenverarbeiter zur unverzüglichen Löschung der personenbezogenen Daten des Bewerbers verpflichtet, wenn:
- die personenbezogenen Daten für den Zweck, zu dem sie eingeholt oder verwaltet wurden, nicht mehr notwendig sind;
- der Bewerber seine Zustimmung zurückgezogen hat, vorausgesetzt es gibt keine andere Rechtsgrundlage;
- der Bewerber gegen die Datenverarbeitung Widerspruch einlegt und der Datenverarbeiter keine vorrangigen berechtigten Gründe zur Datenverarbeitung hat. Protestiert der Bewerber gegen die Verarbeitung von Daten, die zum Zweck der Direktwerbung erfasst wurden, sind diese Daten zu löschen;
- die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
- eine rechtliche Verpflichtung nach dem Gemeinschaftsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaates die Löschung vorschreibt;
- die Erfassung der personenbezogenen Daten in Verbindung mit direkt für Kinder offerierten, mit der Informationsgesellschaft zusammenhängenden Leistungen – und mangels einer Zustimmung durch die die elterliche Aufsicht ausübende Person – erfolgte.
Hat der Datenverarbeiter die personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er im Sinne der obigen Aussagen zu deren Löschung verpflichtet, so muss er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten sämtliche angemessenen Maßnahmen treffen – einschließlich technischer Maßnahmen –, um die übrigen die Daten verarbeitenden Datenverwalter darüber zu informieren, dass der Bewerber von ihnen die Löschung der Links zu den betreffenden personenbezogenen Daten oder von Kopien bzw. Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.
Nicht gelöscht werden können die Daten, wenn die Datenverarbeitung:
- zwecks Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist;
- zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung nach dem Gemeinschaftsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaates, die die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vorschreibt, erforderlich ist;
- für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke sowie statistische Zwecke erforderlich ist und die Löschung die Datenverarbeitung vereiteln oder erheblich gefährden würde;
- zum Vorbringen, Geltendmachen oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (z. B. wenn die Daten in einem Gerichtsverfahren zur Verwendung als Beweismittel benötigt werden).
- 8.3. Recht auf Berichtigung
Auf Verlangen des Bewerbers hat der Datenverarbeiter die diesen betreffenden, unrichtigen personenbezogenen Daten ohne unbegründete Verzögerung zu berichtigen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Datenverarbeitung kann der Bewerber auch eine Ergänzung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
- 8.4. Recht auf Einschränkung
Der Datenverarbeiter hat auf Verlangen des Bewerbers die Datenverarbeitung einzuschränken, wenn eine der nachfolgenden Voraussetzungen gegeben ist:
- der Bewerber bestreitet die Richtigkeit der personenbezogenen Daten. In diesem Fall gilt die Einschränkung solange, bis der Datenverarbeiter diesen Sachverhalt überprüfen konnte;
- die Datenverarbeitung ist unrechtmäßig, der Bewerber lehnt die Löschung der Daten ab und verlangt an Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verwendung der Daten;
- der Datenverarbeiter benötigt die personenbezogenen Daten nicht länger zu Zwecken der Datenverarbeitung, der Bewerber beansprucht diese jedoch, um Rechtsansprüche vorzubringen, geltend zu machen oder zu verteidigen;
- der Bewerber legt Widerspruch gegen die Datenverarbeitung ein. In diesem Fall gilt die Einschränkung solange, bis die Feststellung gelingt, dass die berechtigten Gründe des Datenverarbeiters Vorrang gegenüber den berechtigten Gründen des Bewerbers genießen.
Sofern die Datenverarbeitung einer Einschränkung unterliegt, dürfen solche personenbezogenen Daten mit Ausnahme der Speicherung nur zu folgenden Zwecken bzw. auf folgender Rechtsgrundlage verarbeitet werden:
- mit Zustimmung des Bewerbers,
- um Rechtsansprüche vorzubringen, geltend zu machen oder zu verteidigen, oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen,
- aus wichtigen Gründen eines öffentlichen Interesses der Gemeinschaft bzw. eines ihrer Mitgliedstaaten.
Der Datenverarbeiter ist verpflichtet, im Falle der aufgehobenen Einschränkung der Datenverarbeitung darüber jenen Bewerber vorab zu informieren, auf dessen Forderung hin die Datenverarbeitung eingeschränkt wurde.
Der Bewerber darf aus Gründen in Verbindung mit seiner eigenen Situation jederzeit Widerspruch gegen die auf berechtigten Interessen basierende Verarbeitung, einschließlich des Profilings, seiner personenbezogenen Daten einlegen. In diesem Fall dürfen die personenbezogenen Daten nicht länger verarbeitet werden, es sei denn, der Datenverarbeiter beweist, dass die Datenverarbeitung durch berechtigte Interessen auf seiner Seite begründet ist, die gegenüber den Interessen, Rechten und Freiheiten des Bewerbers überwiegen, oder die mit dem Vorbringen, Geltendmachen oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen in Verbindung stehen.
Geschieht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für Direktwerbung, kann der Bewerber jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken einlegen, einschließlich des Profilings, sofern es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Legt der Bewerber Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für Direktwerbung ein, dann dürfen seine personenbezogenen Daten im weiteren Verlauf zu diesen Zwecken nicht verarbeitet werden.
Der Bewerber ist auf dieses oben genannte Widerspruchsrecht spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme hinzuweisen, wobei dieser Hinweis eindeutig und getrennt von allen anderen Informationen erfolgen muss.
Es ist wichtig, dass dem Bewerber in folgenden Fällen kein Widerspruchsrecht zusteht: Bei einer Datenverarbeitung auf der Basis
- seiner Zustimmung,
- einer Vertragserfüllung,
- der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
- des Schutzes existenzieller Interessen.
- 8.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Der Bewerber ist berechtigt,
- die auf ihn bezogenen, einem Datenverarbeiter zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sowie des Weiteren
- diese Daten an einen anderen Datenverarbeiter weiterzuleiten, ohne dass dies der Datenverarbeiter verhindern würde, dem er die personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt hat, sofern:
- die Datenverarbeitung auf einer Zustimmung oder einem Vertrag basiert, und
- die Datenverarbeitung automatisiert erfolgt;
- die direkte Weiterleitung der personenbezogenen Daten zwischen den Datenverarbeitern zu verlangen, sofern dies technisch machbar ist.
- 8.7. Befreiung von automatisierten Entscheidungen zur Datenverarbeitung
Der Bewerber ist berechtigt, sich nicht einer Entscheidung zu unterwerfen, die ausschließlich auf einer automatisierten Datenverarbeitung – einschließlich des Profilings – beruht, die für sie rechtliche Wirkungen hätte oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen könnte. Es handelt sich somit um ein Grundrecht des Bewerbers, unabhängig davon, ob er dies gesondert beantragt oder nicht.
Ausschließlich automatisierte Datenverarbeitungen dürfen also nur dann angewendet werden, wenn
- dies zwecks Abschluss oder Erfüllung des Vertrags zwischen Bewerber und Datenverarbeiter erforderlich ist;
- dies das Recht der Gemeinschaft oder des Mitgliedstaates in Bezug auf den Datenverarbeiter ermöglicht; oder
- dies auf der ausdrücklichen Zustimmung des Bewerbers beruht.
Im ersten und im dritten Fall hat der Datenverarbeiter angemessene Maßnahmen zu treffen, um den Schutz der Rechte, Freiheiten und berechtigten Interessen des Bewerbers sicherzustellen, einschließlich des Mindestanspruchs des Bewerbers,
- das Eingreifen einer Person von Seiten des Datenverarbeiters zu verlangen,
- seinen eigenen Standpunkt darzulegen, bzw.
- die Entscheidung anzufechten.
Die Entscheidungen in den obigen Anwendungsfällen dürfen nicht auf besonderen Kategorien der personenbezogenen Daten beruhen, mit Ausnahme der ausdrücklichen Zustimmung und eines beträchtlichen öffentlichen Interesses, und auch nur in dem Fall, wenn angemessene Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz der Rechte, Freiheiten und berechtigten Interessen des Bewerbers sicherzustellen.
- 8.8. Recht auf Beschwerde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Österreichische Datenschutzbehörde, 1030 Wien, Barichgasse 40-42.
Darüber hinaus gebührt dem Bewerber das Recht, sich an ein Gericht zu wenden.
Pepco behält sich das Recht vor, die vorliegende Information unter gleichzeitiger Benachrichtigung der betroffenen Personen einseitig zu modifizieren.
Gültig ab: April 2021