Formulier Rondleiding MECC

Van:*

Emailadres:*

Vul je emailadres is ten behoeve van een eventuele terugkoppeling.

Versie:*

Indien je het formulier bewerkt, graag versie nummer aanpassen!

Naam evenement / bezoekende organisatie:*

Datum rondleiding:*

Tijd rondleiding:*

tot

until

Aantal personen:

Overig programma:

Welke ruimtes wil je laten zien? Geef eventueel ook een routing aan.*

Dutymanagement zorgt dat de desbetreffende ruimtes open zijn en dat de verlichting ingeschakeld is. In sommige ruimtes gaat de verlichting automatisch aan als je binnen komt.

Logo t.b.v. welkom:

Dutymanagement kan op de narrowcasting schermen eventueel het logo van het bezoekende bedrijf / organisatie tonen met "welkom" er bij. Let op: logo graag in jpg of png formaat aanleveren, afmeting het beste landscape en 1.920 x 1.080 pixels. Logo's die hieraan voldoen worden goed getoond, anders geen garantie. Mocht er gelijktijdig een evenement zijn, is het wellicht niet altijd mogelijk een logo te tonen. Het tonen van logo's op de zogenaamde roomy's naast de zalen, is beperkt mogelijk (niet op alle schermen), alleen in overleg met Dutymanagement en indien ruim vooraf bekend. We gaan graag samen zo beyond boundaries mogelijk!

Nederlands (Welkom)Engels (Welcome)Niet van toepassing

Maastricht: Where heart meets matter (Maastricht algemene promo video)Maastricht destination videoMaastricht accessibility videoMaastricht science and innovation videoMaastricht congress knowhowGeen / niet van toepassing

Bovenstaande video's vind je hier.

Ja, regenboogkleur (standaard)NeeNiet van toepassingJa, specifieke kleur, namelijk ........ (vul in)

Niet van toepassingNeeJa, specifieke kleur, namelijk ........ (vul in). Alleen één kleur tegelijk mogelijk.

Bijzonderheden:

JaNee

BESPREKING KANTOOR

Indien je voor of na de rondleiding nog iets wilt bespreken met je klant, doe je dit bij voorkeur in een vergaderzaal op kantoor. Hier kun je terecht met maximaal 10 personen. Je kunt de zaal zelf reserveren via de agenda in Outlook. Vergaderen op kantoor scheelt in kosten en inzet DM, Vermaat, Blankers, Houben, etc.

BESPREKING IN BAR BISTRO SAAM / PRIVATE DINING (2.17)

Als je het gepast en nodig acht, kun je met je klant ook terecht in Saam. Zowel in de bar bistro als in de private dining.
Een tafeltje in de bar bistro reserveer je snel en makkelijk online via deze link.
Indien je de private dining wilt reserveren, doe dit ook minimaal één werkdag vantevoren (bij maximaal 12 personen) via mail aan info@barbistrosaam.nl. Let op, uiteraard kan de ruimte al bezet zijn.
Indien je met meer dan 12 personen in Saam terecht wilt, stem het ruimschoots vantevoren af met Vermaat.
Mocht de Private Dining nog verhuurd kunnen worden, dan zal Vermaat contact opnemen met je zodat de bespreking wellicht alsnog naar een andere zaal kan worden verplaatst (bijvoorbeeld en bij voorkeur zaal 1.04).

BESPREKING IN CONGRESZAAL

Indien je met meer dan 12 personen bent en de private dining bezet is, check dan in EBMS of er een zaal vrij is. De standaardzaal die we gebruiken voor besprekingen bij rondleidingen is zaal 1.04 op de Forum Passage (zaal 1.01 en 1.03 houden we zo veel mogelijk vrij omdat die commercieel interessant zijn om te verhuren). De standaard opstelling van 1.04 is een u-vorm voor 14 personen. Er staat standaard een garderoberek in de zaal. De planner (Linda) boekt op basis van dit formulier de zaal in.

Vergaderzaal op kantoorBar Bistro SaamBoard Room (voorheen Private Dining, zaal 2.17)Vergaderzaal in congres centrum

Gewenste congreszaal:

Let op, er kunnen kosten ontstaan voor zaalzetting en schoonmaak. Check vooraf of de zaal vrij is in EBMS.

Gewenste opstelling:

Standaardopstelling 1.04 is u-vorm voor 14 personen (nu tijdelijk een boardroom voor 14 pax met één stoel per tafel vanwege corona). Als je met minder personen bent, graag laten staan, scheelt weer werk en kosten voor Blankers / DM.

Gewenste catering in congreszaal:

Indien van toepassing. Let op, dit is een opdracht aan Vermaat waar kosten aan verbonden zijn. Drank is op korte termijn te bestellen (minimaal één werkdag van tevoren). Eten (ontbijt, lunch, borrel, etc.) s.v.p. ruimschoots van tevoren bestellen bij Vermaat.

Gewenste AV:

Indien van toepassing. Let op, dit is een opdracht aan Houben Souren Verhuur. Waar mogelijk wordt dit betaald vanuit het commercieel "potje".

BELANGRIJKE INFORMATIE:

ZELF PLANNEN
Uitgangspunt is dat een BDM'er of PM'er zelf zijn rondleiding plant via dit formulier en indien nodig een reservering maakt bij Saam. Wordt een rondleiding erg groot en complex, betrek er dan tijdig een PM'er bij.

CHECK EERST EBMS
Kijk eerst in EBMS om te kijken welke evenementen en activiteiten in huis zijn en schat in of een rondleiding wel mogelijk is. Indien er evenementen zijn, informeer dan bij de betreffende projectmanager of een rondleiding kan. De projectmanager kan het eventueel afstemmen met de organisator. Idem indien er werkzaamheden gepland zijn, stem het dan af met Building & Facility.

PLAN OP TIJD
Een rondleiding plan je minimaal één werkdag vantevoren, zodat Dutymanagement in de gelegenheid is om alles goed te verzorgen. Wil je een last-minute rondleiding plannen, bel dan naar Dutymanagement om te vragen of dat mogelijk is (telefoonnummer 8390). Voor last-minute rondleidingen is het helaas niet mogelijk om een logo op de narrowcastingschermen te tonen. Reguliere rondleidingen zijn mogelijk tijdens kantoortijden, maandag t/m vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. Wil je buiten kantoortijden een rondleiding organiseren, overleg ook dit eerst met Dutymanagement.

PARKEREN
Ga er vanuit dat onze slagbomen gesloten zijn en zorg zelf voor 100% kortingskaarten voor je klanten. Die kun je via de reguliere weg bestellen.

VERSTUREN
Dit formulier wordt verstuurd aan de "MECC Draaiboeklezers".

AFMELDEN
Meld je na een rondleiding s.v.p. telefonisch af bij Dutymanagement. Dan kan ook het licht worden uitgeschakeld en dat draagt weer bij aan onze MVO doelstellingen.

Dank voor de medewerking en succes met de rondleiding!