Formulier Interne Meeting MECC

Van:*

Emailadres:*

Vul je emailadres is ten behoeve van een eventuele terugkoppeling.

Versie:*

Naam evenement / vergadering:*

Datum:*

Tijd:*

tot

until

Aantal pax:*

Overig programma:

Bijzonderheden:

VERGADERING KANTOOR
Bij voorkeur vergaderen we in een vergaderruimte op kantoor. Hier kun je terecht met maximaal 10 personen. Je kunt de zaal zelf reserveren via de agenda in Outlook. Vergaderen op kantoor scheelt in kosten en inzet DM, Vermaat, Blankers, Houben, etc.

BAR BISTRO SAAM
Voor interne meetings maken we in principe geen gebruik van Saam, ook niet van de Private Dining ruimte (zaal 2.17). We kunnen prima op kantoor terecht of in een vergaderzaal in het congrescentrum. Zo houden we de kosten in de hand en Saam vrij voor verhuringen.

VERGADERING CONGRESZAAL
Indien je met meer dan 10 personen bent, check dan in EBMS of er een zaal vrij is. De standaardzaal die we gebruiken voor interne meetings is zaal 1.04 op de Forum Passage (zaal 1.01 en 1.03 houden we zo veel mogelijk vrij omdat die commercieel interessant zijn om te verhuren). De standaard opstelling van 1.04 is een u-vorm voor 14 personen. Er staat standaard een garderoberek in de zaal. De planner (Linda) boekt op basis van dit formulier de zaal in. Er is een kleine kans dat er een pending booking is voor de zaal die je wilt reserveren (nog niet verwerkte activity in EBMS). Als dat het geval is, neemt de planner z.s.m. contact met je op.

Gewenste congreszaal:

Let op, er kunnen kosten ontstaan voor zaalzetting en schoonmaak. Check vooraf of de zaal vrij is in EBMS.

Gewenste opstelling:

Standaardopstelling 1.04 is u-vorm voor 14 personen (nu tijdelijk een boardroom voor 14 pax met één stoel per tafel vanwege corona). Als je met minder personen bent, graag laten staan, scheelt weer werk en kosten voor Blankers / DM.

Gewenste catering in congreszaal:

Indien van toepassing. Let op, dit is een opdracht aan Vermaat waar kosten aan verbonden zijn. Drank is op korte termijn te bestellen (minimaal één werkdag van tevoren). Eten (ontbijt, lunch, borrel, etc.) s.v.p. ruimschoots van tevoren bestellen bij Vermaat.

Gewenste AV:

Indien van toepassing. Let op, dit is een opdracht aan Houben Souren Verhuur. Waar mogelijk wordt dit betaald vanuit het "potje" voor interne meetings.

BELANGRIJKE INFORMATIE:

ZELF PLANNEN
Uitgangspunt is dat een iedereen zelf zijn interne meeting plant via dit formulier. Dit hoeft niet door een PM'er gedaan te worden. Wordt een interne meeting erg groot en complex, betrek er dan tijdig een PM'er bij.

CHECK EERST EBMS
Kijk eerst in EBMS om te kijken welke evenementen en activiteiten in huis zijn en schat in of een interne meeting wel mogelijk is. Indien er evenementen zijn, informeer dan bij de betreffende projectmanager of een interne meeting kan. De projectmanager kan het eventueel afstemmen met de organisator. Idem indien er werkzaamheden gepland zijn, stem het dan af met Building & Facility.

PLAN OP TIJD
Een interne meeting plan je minimaal drie werkdagen vantevoren, zodat Dutymanagement in de gelegenheid is om alles goed te verzorgen. Wil je een last-minute interne meeting plannen, bel dan naar Dutymanagement om te vragen of dat mogelijk is (telefoonnummer 8390). Interne meetings zijn mogelijk tijdens kantoortijden, maandag t/m vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. Wil je buiten kantoortijden een interne meeting organiseren, overleg ook dit eerst met Dutymanagement.

PARKEREN
Ga er vanuit dat onze slagbomen gesloten zijn en zorg zelf voor 100% kortingskaarten voor eventuele gasten. Die kun je via de reguliere weg bestellen.

VERSTUREN
Dit formulier wordt verstuurd aan de "MECC Draaiboeklezers".

AFMELDEN
Meld je na een interne meeting s.v.p. telefonisch af bij Dutymanagement.

Dank voor de medewerking en succes met de interne meeting!