1) CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO?
Winch Srl (di seguito la “Società”), con sede legale a Milano, via Chiese 72, P. IVA e codice fiscale 02264460060, è Titolare del trattamento dei Suoi dati personali operato nel contesto della gestione del rapporto di lavoro tra Lei e la Società (inclusi anche stage curricolari ed extra-curricolari e ogni altra forma contrattuale applicabile) e definito in conformità alle previsioni contenute nel Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione dei dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito “Regolamento”).
2) PER QUALI FINALITÀ SONO TRATTATI I SUOI DATI? La Società tratta i Suoi dati personali al fine di:
a) dar seguito a tutti gli adempimenti connessi con la gestione del rapporto di lavoro intercorrente con Lei previsti dalle leggi;
b) stipulare il contratto di lavoro e dar seguito alle obbligazioni contrattuali relative al rapporto lavorativo tra Lei e la Società. Al suddetto scopo, i Suoi dati verranno trattati anche nel contesto delle attività di: amministrazione, contabilità, gestione contratti, servizi, fatturazione/pagamenti, valutazione delle sue prestazioni, formazione del personale, invio di informazioni o comunicazioni di servizio, nonché per ottemperare altri obblighi derivanti dal contratto di cui Lei è parte e per adempiere a Sue specifiche richieste. I Suoi dati verranno trattati anche, a seconda dei casi, per la gestione di viaggi e trasferte;
c) dar seguito alle comunicazioni e procedure necessarie ai fini della iscrizione, partecipazione ed eventuale aggiudicazione di gare (o altre procedure competitive), anche pubbliche, da parte della Società (incluse per esempio le iscrizioni ai portali di qualificazione fornitori o la fornitura di CV o documentazione contrattuale che comprovi determinati requisiti richiesti dalla committenza);
d) assegnazione dei badge e controllo degli accessi ai luoghi di lavoro, gestire le attività di videosorveglianza;
e) svolgere le operazioni di gestione di un eventuale contenzioso, operazioni di verifica della qualità dei processi
aziendali;
f) dar seguito alle attività di trattamento nell’ambito di eventuali vicende societarie (cessione della Società o di rami
d’azienda) e le relative attività prodromiche incluse quelle di due diligence.
3) QUALI DATI VENGONO TRATTATI?
Si tratta prevalentemente di dati da Lei forniti, funzionali all’individuazione della Sua persona, quali a titolo esemplificativo: nome, cognome, C.F., indirizzo di residenza, email, contatti telefonici. Inoltre, vengono trattati i Suoi dettagli bancari, i dati relativi alle presenze, nonché informazioni relative al Suo percorso di studi e professionale. L’eventuale rifiuto al conferimento dei dati per le finalità di cui sopra, determinerà l’impossibilità di stipulare e gestire il contratto.
Laddove Lei avesse volontariamente inserito nel Suo CV, o successivamente comunicato nel corso del rapporto di lavoro, dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale (c.d. particolari categorie di dati personali), questi verranno cancellati, salvo nel caso in cui il loro utilizzo sia strettamente necessario all’instaurazione e la prosecuzione del rapporto di lavoro (es. in caso di appartenenza a determinate categorie protette o per questioni sindacali), nei limiti e nel rispetto di quanto espressamente previsto dalla legge.
4) SU QUALE BASE VENGONO TRATTATI I SUOI DATI?
Il trattamento dei Suoi dati personali, da Lei conferiti per le finalità di cui al paragrafo 2 lettera a), è svolto sulla base del contratto di lavoro con Lei ed è necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale la Società è soggetta in forza della legge, della contrattazione collettiva nazionale vigente e della normativa in materia di previdenza, di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica. Il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Suoi dati personali per il perseguimento della finalità indicata, avrà come conseguenza l’impossibilità di instaurare e proseguire il rapporto di lavoro con Lei.
Il trattamento dei Suoi dati personali, da Lei conferiti per le finalità di cui al paragrafo 2 lettera b), costituisce condizione indispensabile ai fini della stipulazione di un contratto con la Società, nonché della gestione degli adempimenti che ne conseguono, quali quelli di natura fiscale, contabile, amministrativa e retributiva. Il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Suoi dati personali per il perseguimento della finalità indicata, avrà come conseguenza l’impossibilità di instaurare e proseguire il rapporto di lavoro con Lei.
Il trattamento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 2 lettera c) viene svolto sulla base del legittimo interesse della Società di partecipare a gare e/o procedure di aggiudicazione di appalti, anche in ambito pubblico, laddove tali bandi e/o procedure rendano necessario il trattamento dei dati in questione. Il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Suoi dati personali per il perseguimento della finalità indicata, avrà come conseguenza l’impossibilità di instaurare e proseguire il rapporto di lavoro con Lei.
Il trattamento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 2, lettere d), e), f), viene svolto sulla base di un legittimo interesse della Società, intenzionata a tutelare i propri diritti e a mantenere elevato il livello e la qualità dei servizi offerti nonché a proteggere il proprio business, anche ponendo in essere misure adeguate a garantire la correttezza dei rapporti intercorrenti tra Lei e la Società, e la tutela dei propri interessi nei limiti riconosciuti dalle normative vigenti. Il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Suoi dati personali per il perseguimento della finalità indicata, avrà come conseguenza l’impossibilità di instaurare e proseguire il rapporto di lavoro con Lei.
5) COME VENGONO TRATTATI I SUOI DATI?
In relazione alle suindicate finalità, il trattamento dei Suoi dati avverrà sia attraverso l'ausilio di strumenti elettronici sia su supporto cartaceo, conformemente ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, ed in ogni caso con strumenti idonei a garantire la sicurezza e riservatezza.
6) A CHI VENGONO COMUNICATI I SUOI DATI?
I dati personali raccolti sono trattati dal personale autorizzato che abbia necessità di averne conoscenza nell’espletamento delle proprie attività e da soggetti esterni che agiranno, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento o titolari del trattamento. I suddetti dati potranno essere comunicati a:
• soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e delle reti di telecomunicazioni della Società;
• società del gruppo cui appartiene Winch, società controllanti, controllate e collegate;
• enti pubblici e non, committenti di servizi messi a gara (pubblica o meno) nonché soggetti privati che abbiano
procedure di qualificazione per i fornitori (es. portali fornitori);
• società che si occupano di stampa, imbustamento, spedizione della corrispondenza, tenuta della contabilità,
elaborazione delle paghe, istituti di credito, società di recupero crediti, società di informazioni commerciali,
professionisti e consulenti, ecc.
• fornitori di servizi per la gestione delle trasferte aziendali;
• fornitori di buoni pasto aziendali;
• fornitori di servizi sistemi di controllo degli accessi per la rilevazione delle presenze;
• fornitori di piani di welfare aziendale;
• sindacati;
• medici aziendali;
• studi professionali e di consulenza;
• banche e istituti di credito;
• compagnie assicurative;
• società di revisione;
• organismi o società che effettuano attività di formazione e l’aggiornamento del personale;
• fornitori di servizi relativi alle auto aziendali;
• agenzie viaggi;
• fornitori di servizi di videosorveglianza.
I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati a Enti, Autorità o Istituzioni pubbliche (es. INPS; INAIL).
I Suoi dati personali non verranno diffusi.
Ai sensi dell’art. 47 del Regolamento e sulla base dell’Autorizzazione dell’Autorità Garante n. 392 del 6 ottobre 2016, i Suoi dati personali potranno essere trasferiti verso soggetti facenti parte del Gruppo aventi la loro sede in Paesi non appartenenti all’Unione Europea, secondo le modalità fissate nelle norme vincolanti d’impresa adottate dal gruppo societario e per il perseguimento delle sole finalità ivi indicate.
7) PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI?
I Suoi dati verranno conservati, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
I criteri per determinare il periodo di conservazione dei dati tengono conto del periodo di trattamento consentito e delle normative applicabili in materia di fiscalità, prescrizione dei diritti ed interessi legittimi ove essi costituiscano la base giuridica del trattamento.
In particolare, in relazione alla gestione del rapporto contrattuale in essere, i dati saranno conservati per i tempi definiti dalla normativa di riferimento nonché, alla cessazione del rapporto di fornitura/ di lavoro/ecc., per il termine applicabile di prescrizione.
8) I SUOI DATI VERRANNO TRASFERITI ALL’ESTERO?
In taluni casi, i Suoi dati personali potranno essere trasferiti all’estero, anche al di fuori dell’Unione Europea. A seconda dei casi, ciò verrà fatto sulla base delle norme del Regolamento e prevedendo adeguate basi giuridiche e cioè tramite accordi che garantiscono un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
In caso di comunicazione dei Suoi dati personali ad altre società del gruppo cui appartiene Winch, per le finalità di gestione del rapporto di lavoro, ove tali destinatari siano situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, i trasferimenti avverranno nei limiti e con le garanzie previste dalle Binding Corporate Rules (norme vincolanti d’impresa) che le società del gruppo Engie hanno sottoscritto. In Italia il Garante per la protezione dei dati personali ha approvato e autorizzato tali trasferimenti con il provvedimento n. 392 del 6 ottobre 2016.
9) QUALI SONO I SUOI DIRITTI?
Il Regolamento Le conferisce specifici diritti, tra cui quelli di chiedere al Titolare del trattamento, laddove applicabile:
- la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (diritto di accesso);
- la rettifica dei dati personali inesatti, o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);
- la cancellazione dei dati stessi, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 17 Regolamento (diritto di
cancellazione), ove applicabile;
- di limitare il trattamento dei propri dati, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 18 Regolamento (diritto di
limitazione);
- di ricevere i dati personali da Lei forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico,
e di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità), ove applicabile.
Inoltre, ove il trattamento sia fondato sul Suo consenso, Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Infine, per motivi connessi alla Sua posizione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati basato sul legittimo interesse salvi i casi in cui esistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Per esercitare i Suoi diritti, Lei potrà inviare una richiesta, indicando in oggetto il riferimento "PRIVACY” all’indirizzo e-mail: info.winch@winchsrl.com. Non sempre Winch potrà dare tutte le informazioni richieste e dare seguito alle Sue istanze a causa di possibili obblighi di legge e di motivi legittimi cogenti. In ogni caso, Winch farà il possibile per dare seguito alle Sue richieste.
Ai sensi del Regolamento, Winch non è autorizzata ad addebitare costi per adempiere ad una delle richieste riportate in questo paragrafo, a meno che non siano manifestamente infondate o eccessive, ed in particolare abbiano carattere ripetitivo. Nei casi in cui Lei richieda più di una copia dei suoi dati personali o nei casi di richieste eccessive o infondate, Winch potrebbe (i) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per evadere la richiesta o (ii) rifiutarsi di soddisfare la richiesta. In queste eventualità Winch La informerà dei costi prima di evadere la richiesta.
Winch potrebbe richiedere ulteriori informazioni prima di evadere le richieste, qualora avesse bisogno di verificare l’identità della persona fisica che le ha presentate.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei avrà inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.
In ogni caso, Winch è interessata ad essere informata di eventuali motivi di reclamo e invita a usare i canali di contatto sopra indicati prima di adire l’autorità di controllo, così da poter prevenire e risolvere eventuali controversie in modo amichevole e tempestivo, con la massima cortesia, serietà e discrezione.
L'esercizio dei diritti sopra elencati può, in taluni casi, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei Suoi diritti fondamentali e legittimi interessi. Potrebbe capitare per esempio in caso di svolgimento di investigazioni difensive o nell’ambito dell’esercizio di un diritto in sede giudiziaria e delle attività prodromiche. In questi casi, i Suoi diritti possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice in materia di protezione dei dati personali. In tale ipotesi, il Garante La informerà di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto di proporre ricorso giurisdizionale.
Il sottoscritto * * dichiara di aver letto, compreso e ricevuto copia dell’informativa di cui sopra.