1. Renseignements sur l'exposant

Nous vous invitons à nous faire parvenir une photo de vous (portrait) ainsi que 3 photos de vos produits avant le 1er Juin 2023. (format numérique). Celles-ci ne sont pas obligatoires, mais nous privilégierons grandement les exposants qui nous les auront fournis au moment de faire la promotion sur notre site Internet et les réseaux sociaux.

Courriel: marchedenoeldemagog@hotmail.com

 

2. Produits

 

3. Besoins et emplacement

 

Si vous avez sélectionné l'option "avec électricité", vous aurez alors accès à une prise électrique. Par contre, vous devez apporter une corde extension identifiée à votre nom.

 

 

4. Paiement de votre inscription

 

Pour l'option #1: lorsque nous recevrons le formulaire par courriel, nous vous contacterons ensuite pour effectuer le virement intéract si votre candidature est retenue.

Pour l'option #2: veuillez joindre le formulaire dûment rempli et libeller le chèque à l'attention de Marie-France Boucher à l'adresse suivante: 1240 rue Laurentide Magog, Québec, J1X 5A7. À noter que votre chèque sera détruit advenant le cas où votre inscription ne serait pas retenue. 

 

5. Commanditaire

 

Si vous acceptez d'offrir un cadeau, l'item doit être visible (emballé dans un papier transparent ou non emballé) et identifié avec votre logo ou nom de compagnie. Prenez en note le cadeau que vous allez offrir puisque nous préparons à l'avance la liste des cadeaux à faire tirer. 

6. Notes importantes

 

- Adresse de l'école secondaire de La Ruche: 1255 Boulevard des Étudiants, Magog, Qc, J1X 3Z6

- Ouverture des portes aux visiteurs: 9h30 

- Dimensions des tables: 6 pieds X 30 pouces

- Dimensions d'un espace (1 table): 6 pieds X 6 pieds

- Dimensions d'un espace (2 tables): 12 pieds X 6 pieds

- Nappe non fournie par l'organisateur

- Wifi non inclus dans la salle

- Lorsque le paiement sera fait, nous vous ajouterons sur notre groupe privé Facebook

- Plusieurs autres informations et directives vous seront données sur cette page destinée aux exposants

- Vous pouvez utiliser l'espace de votre kiosque à votre guise en y installant votre propre équipement (étagère, support à vêtements, etc.) MAIS ATTENTION! Vous ne pourrez installer au-delà de l'espace que vous aurez loué. Aucune autre table n'est permise.

7. Règlements

 

Montage: les exposants doivent utiliser le stationnement B (devant les vitrines principales de l'école). Le montage des kiosques pourra se faire à compter de 7h30 a.m. Tous les kiosques doivent être montés pour 9h15 AM. L'exposant est le seul responsable du montage et du démontage de son kiosque.

Démontage: les exposants sont responsables du nettoyage de leur espace à la fin de la journée. Le démontage des kiosques et le transport du matériel ne débutent pas avant 16h00 et doit se terminer pour 17h00. Aucun kiosque ne pourra être démonté durant le salon ni avant la fermeture. Nous vous remercions de votre collaboration. Le déchargement du matériel doit se faire aux portes avant de l'école. L'exposant devra libérer les lieux de toute marchandise le soir même.

 

Disposition:

Les exposants doivent utiliser uniquement l'espace qui leur est réservé. Les corridors, passages, accueil, escaliers et entrée principale doivent demeurer libres en tout temps. Pour accroître l'intérêt des visiteurs envers vos produits, nous comptons sur vous pour rendre votre kiosque attrayant. À noter que les emplacements seront attribués par le principe selon lequel la priorité est accordée selon l'ordre d'arrivée. (Premier arrivé, le premier servi)

Stationnements:

Nous vous demandons d'utiliser le stationnement #B. (devant l'école, grandes vitrines). Le stationnement #A est réservé aux visiteurs. Des bénévoles seront sur place pour vous accueillir.

Sécurité et responsabilité:

Les exposants sont responsables de leurs effets personnels/matériels. Le comité organisateur ne sera pas tenu reponsable en cas de vol, dommage causé par le feu, accident ou tout autre cause. Dans tous les cas, les exposants doivent être couverts par leur propre police d'assurance.

Admissibilité:

Aucun article usagé ne sera accepté. Nous limitons le nombre d'exposants par catégorie. 

Responsabilités de l'exposant:

A) Assurances: l'exposant doit posséder sa propre assurance responsabilité. Les organisatrices du Marché de Noël de Magog n'assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, équipements ou décorations, causés par le feu, l'eau ou le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l'immeuble et ce, quelle qu'en soit la cause. 

 B) Chandelles et autres sources d'inflammabilité: en raison des dangers d'incendie, aucune chandelle ou autre source d'inflammabilité ne sera tolérée.

 C) Bruit: l'exposant devra respecter les visiteurs et les autres exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive ne sera pas toléré. 

D) Sollicitation: la distribution de dépliants, échantillons, objets promotionnels, etc. doit être limitée à l'espace loué seulement. Cette activité ne sera pas permise sous aucune considération dans les allées, entrée ou autres endroits qui n'ont pas été loués par l'exposant.

Nourriture:

A) Service de repas: les exposants pourront apporter un lunch et des breuvages non-alcoolisés. Il y aura un traiteur ou une cantine sur place qui offrira des repas légers à faibles coûts ainsi que des breuvages et des collations.

B) Échantillon alimentaire et breuvage: la distribution alimentaire et les breuvages doivent respecter l'équivalent d'une seule bouchée ou d'une seule gorgée.

Réservation et annulation:

L'approbation des demandes de réservations se fait sur la base du premier arrivé, premier servi. Les réservations sont non-remboursables et non-transférables.

Publicité et promotion:

Nous avons notre site Internet www.marchedenoeldemagog.com et une page Facebook pour promouvoir l'événement. Dans le but d'attirer un grand nombre de visiteurs, nous miserons sur l'annonce de notre événement au sein de nombreux groupes d'intérêts et nous accentuerons la publicité dans le journal de Magog. Par ailleurs, nous distriburons des affiches dans les commerces et la communauté et nous veillerons à solliciter davantage les familles avec la visite du Père Noël et la présence d'une maquilleuse. Nous vous invitons à partager l'information avec votre famille et vos proches de manière à maximiser l'achalandage.