私隱政策聲明和免責聲明
根據本會的個人資料私隱政策聲明，閣下之個人資料將只用於參加有關活動之申請、通訊及籌辦有關活動之用。香港女童軍總會可將閣下的個人資料提供予不論是否總會成員的任何其他人士及/或為與參加活動有關的運作目的或任何其他的而有需要使用閣下個人資料的任何其他人士。有關香港女童軍總會的私隱政策，請參閱個人資料私隱政策聲明。
有關《個人資料(私隱)條例》(「《條例》」)的通函(「通函」)
有關《個人資料(私隱)條例》(「《條例》」)的通函(「通函」)
1. 收集個人資料：總會不時需要就其活動向其會員、職務人員、人員及僱員收集個 人資料(「資料」)。
在本通函內，「相關人士」一詞指會員、職務人員、人員及僱員。
2. 收集資料的目的：
(i) 收集個人資料的目的分為必須目的及自願目的。如果資料被用於必須目的，而若相關人士希望總會接納某人士為會員或委任某人士以任何職務身份行事或受僱於總會，則相關人士必須提供他/她的資料予總會。未能提供
該資料可能導致總會無法接納某人士為會員、委任某人士以任何職務身分行事或僱用某人士。
(ii) 如果個人資料僅被用於自願目的，相關人士可告知總會不得將資料用於該目的，而總會將不會如此使用該資料。
(iii) 相關人士必須為以下目的提供資料：
(a) 總會的日常運作；
(b) 僱傭目的，包括薪酬、強制性公積金計劃、晉升、評核或終止僱用；
(c) 會員登記、與相關人士通訊或其他有關目的；
(d) 職務人員登記，記錄與職務人員及人員資格以及人員評核有關的資訊；
(e) 向會員、職務人員及人員提供關於由總會透過其各區所籌辦項目及活動的消息；
(f) 向會員提供有關活動、訓練課程、興趣班、課堂、工作坊、聚會、交流計劃、旅遊、旅行、遠足、會議、論壇、研討會及營地以及其他活動的通知；
(g) 提供由總會或其他組織或政府部門所發出的通訊、報告、宣傳小冊子、期刊或其他文件；
(h) 提供出席由其他組織或政府部門所籌辦的訓練程序及活動或者參加由其他組織或政府部門所籌辦的比賽/提名的請柬；
(i) 與上文所列出的目的直接有關的目的。
3. 向其他人士轉移資料：總會可將閣下的個人資料提供予不論是否總會成員的任何 其他人士及/或為與女童軍運動有關的運作目的或任何其他目的而有需要使用閣下個人資料的任何其他人士。此等人士包括：
(i) 贊助總會或其活動的贊助機構(包括學校及福利機構)的職員；
(ii) 為在總會運作上提供意見及協助的目的而由總會成立的不同工作委員會及籌備委員會的成員；
(iii) 為支持及關注當地隊伍而設立的地方協會或分會的成員；及
(iv) 在與總會的有職守人士相關的情況下，為了就女童軍運動隊伍的運作開立銀行帳戶的目的而向銀行提供該等資料。
4. 直接促銷：總會希望按在本段內所規定的方式使用資料作直接促銷 – 許可為此目的使用資料僅屬自願性質。如果總會為此目的使用資料，總會必須取得閣下書面同意(而此項同意可包括表示不反對)。
就此而言：
(i) 總會可將總會不時所持有的相關人士的姓名、電話號碼(流動或住宅)、地址(辦事處及住宅)、電郵地址、短訊(短訊服務)、傳真號碼(辦事處及住宅)用作直接促銷；
(ii) 可用作促銷以下類別的服務、產品及標的：
(a) 索求對總會的捐贈；
(b) 銷售貨品，即紀念品、制服、刊物、徽章、手冊、興趣章、戶外活動貨品、旗幟、光碟及數碼多功能光碟；
(c) 參與收費項目，但這些收費項目不是與女童軍有關的服務或活動。
(d)
相關人士須填妥本通知書所隨附的「拒絕服務要求 – 使用/提供個人資料作直接促銷」
(「要求表格」)，以表示同意/不同意使用/提供他/她的個人資料作直接促銷。
如果相關人士不希望總會使用他/她的資料作上文所述的直接促銷，他/她可在要求表格內說明如此或在任何其他時間將此通知總會。
5. 查閱及改正資料的權利：根據及按照《條例》的條款，任何個人有以下權利：
(i) 查核總會是否持有關於他/她的資料及查閱該資料的權利；
(ii) 要求總會改正任何有關他/她的不準確資料；及
(iii) 確定總會在資料方面的政策及實務，並獲告知總會所持有個人資料的種類。
按照《條例》的條款，總會有權就處理任何查閱或改正資料的要求收取合理費用。
6. 個人資料及紀錄保留期限
根據及按照《條例》保障資料第二(2)原則，總會須採取所有切實可行步驟確保資料的保存時間不能超過使用該等資料而達到原定目的之實際所需。
因此，根據及按照《條例》的要求，總會將保留女童軍 / 女童軍職務人員 / 會員 / 義工的個人資料及相關記錄，以便持續參與本會的任何相關活動。他／她可向本會提交書面申請，要求根據以下時間表刪除其個人資料。
(2025年4月修訂)
(i) 女童軍 / 女童軍職務人員 / 會員 / 義工 由離任起計已滿 18 個月；
(ii) 女童軍 / 女童軍職務人員 / 會員 / 義工已滿 18 歲及已經 18 個月沒有
參與總會的活動。
7. 保障資料主任：就上文第 2 及 5 段而言，任何 (i) 關於使用或提供個人資料作直接促銷的同意、反對及拒絕服務要求及 (ii) 關於查閱或改正資料，或索取關於資料政策及實務以及所持有資料種類的要求，應向下列人士提出：
保障資料主任 香港女童軍總會
香港九龍加士居道 8 號
電話：[2332 5523]
傳真：[2428 7787]
電郵：dpo@hkgga.org.hk
8. 本通函不會限制相關人士在《條例》下所享有的權利。
英文版本與中文版本如有任何不符或抵觸，將以英文版本為準。
2025 年 4 月