Beheerovereenkomst

De ondertekenenden:

Eigenaar / Verhuurder

Zijnde de verhuurder en eigenaar van het object benoemd in deze overeenkomst en hierna te noemen ‘opdrachtgever’.

En

 

Als beheerder wordt aangemerkt:

REGIO VASTGOEDBEHEER B.V.
Gevestigd te Minister Talmastraat 46, 3555 GH, Utrecht
KVK-nummer: 82830606
Telefoonnummer: 085 20 06 332
Email: info@regiovastgoedbeheer.nl

Hierna te noemen ‘beheerder’.

Financieel beheermodule

De financieel-beheer-module omvat diverse beheersdiensten, waaronder:

• Het innen en administreren van periodieke huurgelden van huurders.
• Het correct doorvoeren van wettelijk toegestane jaarlijkse huurverhogingen, inclusief zorgvuldige controle.
• Maandelijkse verstrekking van een gedetailleerde huurafrekening, inclusief overzicht van uitgaven, ontvangen huurgelden en eventuele huurachterstanden.
• Actieve signalering en bewaking van potentiële betalingsachterstanden, met indien nodig, overleg en uitvoering van juridische stappen in samenspraak met de opdrachtgever.
• Ondersteuning bij incassotrajecten.
• Coördinatie van schademeldingen gedekt door opstal- en glasverzekering.
• Afrekening van servicekosten.
• Afhandeling en oplossing van financieel-administratieve klachten van huurders.
• Voorfinanciering van alle technische facturen, die vervolgens verrekend worden met de huurinkomsten, zodat de opdrachtgever hier geen omkijken naar heeft.
• Beheer van contracten, inclusief eventuele wijzigingen in huurcontracten.
• Opstelling van de eindafrekening voor de huurder zodat de huur netjes afgesloten kan worden.

Technisch beheermodule

De technisch-beheer-module biedt uitgebreide beheersdiensten, waaronder: 

• 24/7 bereikbaarheid van de beheerder voor huurders, met buiten kantooruren alleen beschikbaarheid voor noodgevallen.
• Behandeling van serviceaanvragen en meldingen van storingen door huurders.
• Coördinatie van reparatieverzoeken bij lokale partijen.
• Opvragen van meerdere offertes indien nodig, met een maximum van 3 per opdracht.
• Planning en uitvoering van planmatig onderhoud.
• Correcte afhandeling van calamiteiten.
• Afsluiting van de uitcheck, waarbij zorgvuldig wordt geïnventariseerd welke eventuele herstelkosten aan het licht komen.
• Adviseren welke reparatie/herstelkosten met de borg verrekend kunnen worden.
• Opstelling van de eindafrekening voor de huurder.
• Digitale archivering van relevante documenten, zoals facturen, offertes, huurovereenkomsten, financiële gegevens, correspondentie met huurders, reparatie- en onderhoudsdocumentatie en andere relevante administratieve documenten voor een maximale periode van 7 jaar.

Artikel 1 - Ingangsdatum beheerovereenkomst

Met ingang van de datum {ingangsdatumBeheerovereenkomst} neemt de beheerder de verantwoordelijkheid voor het beheer van het onderstaande adres namens de opdrachtgever:

Paragraaf 2 - Duur, Verlenging en Beëindiging van de Overeenkomst

Deze overeenkomst gaat in voor een onbepaalde periode en kan maandelijks worden beëindigd. Opzegging van deze overeenkomst dient te geschieden via e-mail, met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal één volle kalendermaand, waarbij de verzenddatum van de e-mail als de opzegdatum wordt beschouwd.

Paragraaf 3 - Vergoeding

De opdrachtgever is voor de uitgevoerde beheerwerkzaamheden een vergoeding verschuldigd aan de beheerder. Selecteer de toepasselijke beheermodule:

*Bij deze combinatie heeft de huurder geen enkele contactgegevens van verhuurder en gaat alle communicatie via de vastgoedmanager. Meest gekozen module.

Paragraaf 4 - Indexering van Beheerkosten

De beheerder behoudt zich het recht voor om jaarlijks de beheerkosten aan te passen op basis van de Consumentenprijsindex (CPI). Indien de beheerder besluit tot deze aanpassing, zal hij de opdrachtgever hierover ten minste 2 maanden van tevoren informeren.

Artikel 5 - Waarborgsom

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de borg en houdt de borg gedurende de gehele huurperiode op eigen rekening. Aan het einde van de huurperiode vindt er een eindinspectie plaats. Indien hier geen gebreken worden gemeld en er geen huurachterstand is, krijgen de huurders de waarborgsom terug. Restitutie van de borg is altijd in overleg en pas nadat de nodige inspecties hebben plaatsgevonden. Beheerder draagt geen aansprakelijkheid met betrekking tot de borgsommen.

Paragraaf 6 – Maandelijkse huurafrekening

Huurgelden worden door Regio Vastgoedbeheer op de 2e dag van elke maand overgemaakt naar de rekening van de verhuurder. De maandelijkse huurafrekening wordt als volgt verwerkt:

Onder vermelding van: ADRES en MAAND

Artikel 7 - Technisch beheer

De beheerder zal de opdrachtgever te allen tijde informeren over technische meldingen en goedkeuring vragen alvorens een externe technische dienst wordt ingeschakeld. De opdrachtgever heeft de vrijheid om, indien gewenst, een eigen dienstverlener in te schakelen of persoonlijk het object te inspecteren. Eventuele voorkeuren en contactgegevens van eigen dienstverleners kunnen worden gedeeld met de beheerder. Het is echter belangrijk op te merken dat als de opdrachtgever besluit een eigen dienst in te schakelen, de beheerder geen verantwoordelijkheid kan nemen voor de uitgevoerde werkzaamheden.

Artikel 8 – Besluit kleine herstellingen Art. 7:240 BW

Bij elke melding zal de beheerder de oorzaak beoordelen en vaststellen of deze onder de verantwoordelijkheid van de huurder of de verhuurder valt. Kleine onderhoudskwesties zijn doorgaans de verantwoordelijkheid van de huurder, terwijl grotere onderhoudszaken onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder vallen. Deze verdeling is duidelijk beschreven in de regelgeving omtrent kleine herstellingen, waarvan de huurder een kopie heeft ontvangen van de makelaar Expat & Real Estate B.V.

Artikel 9 – Mandaat

Met het oog op een efficiënte werkwijze hanteert de beheerder een mandaat om technische dienstverleners ter plaatse direct aan te sturen voor reparaties en werkzaamheden. Dit bevordert de doeltreffendheid van alle betrokken partijen en voorkomt onnodige vertragingen en hoge kosten.

• Mandaat € 350,00 excl. btw
  De beheerder beschikt over een mandaat van € 350,00 excl. btw. In het geval dat de kosten van een reparatie hoger uitvallen, zal de beheerder altijd vooraf overleg plegen met de opdrachtgever. Hierbij wordt nauwlettend toegezien op een redelijke kostenafhandeling.
• Mandaat € 1.000 excl. btw
  Voor spoedreparaties heeft de beheerder een mandaat van € 1.000 excl. btw. De beheerder zal de opdrachtgever altijd eerst informeren en om goedkeuring vragen. In gevallen waarin de opdrachtgever niet bereikbaar is en de technische klacht van urgent karakter is (bijvoorbeeld brand, acute lekkage, gaslek, stormschade), kan de beheerder direct een technische dienstverlener inschakelen voor reparatie of herstel.

Paragraaf 10 – Huidige Staat van Onderhoud

Bij de start van de beheerperiode verklaart de opdrachtgever dat de vermelde objecten in deze overeenkomst vrij zijn van lopende gebreken of achterstallig onderhoud. Mocht dit wel van toepassing zijn dan is het van groot belang dat de beheerder op de hoogte wordt gesteld.

Artikel 11 – Opstartkosten nieuwe woningen
Het beheer begint bij nieuwe woningen op de ingangsdatum van de beheerdatum, en vanaf dat moment worden alle nieuwe meldingen door de huurder behandeld door de beheerder.

• Indien er bij aanvang van de beheerperiode sprake blijkt te zijn van achterstallig onderhoud, verbeterpunten of onderhoudspunten, en indien de opdrachtgever wenst dat dit wordt hersteld door de beheerder, worden opstartkosten van € 200,00 excl. btw in rekening gebracht.
• Als er geen achterstallig onderhoud aanwezig is en er geen verbeter- of onderhoudspunten naar voren komen tijdens de incheck, of als de opdrachtgever dit zelf aanpakt, worden er geen opstartkosten in rekening gebracht.

Paragraaf 12 - Onderhoudscontract C.V. ketel (Verantwoordelijkheid Verhuurder)

Het is cruciaal dat er een onderhoudscontract voor de C.V.-ketel is afgesloten, aangezien het zonder zo'n contract moeilijk kan zijn om snel een monteur te vinden in geval van storingen. Dit kan leiden tot onnodige overlast. Een onderhoudscontract is eenvoudig online af te sluiten.

 

Contactgegevens voor het onderhoudscontract:

Artikel 13 – Software

De opdrachtgever krijgt een persoonlijke online omgeving toegewezen. In dit vastgoedbeheersoftwaresysteem (Realate) zijn alle genomen stappen en handelingen overzichtelijk terug te vinden. Tevens kunnen hier documenten zoals de huurovereenkomst, incheckrapporten, facturen, offertes, enzovoorts worden ingezien.

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

De beheerder draagt geen aansprakelijkheid voor de verplichtingen tussen de opdrachtgever en de huurder die voortvloeien uit de huurovereenkomst.

Paragraaf 15 – Eindinspectie door Expat & Real Estate B.V. (optioneel)

Na het beëindigen van de huurovereenkomst biedt Expat & Real Estate B.V. een optionele eindinspectie aan. Deze inspectie omvat een controle van het gehuurde object, inclusief het opstellen van een uitcheckrapport met duidelijke foto's van de relevante aandachtspunten. Dit visuele uitcheckrapport wordt verstrekt aan zowel de beheerder als de opdrachtgever, waardoor de staat van de woning helder wordt. Op basis van dit rapport kan worden beoordeeld of er herstelwerkzaamheden nodig zijn. Voor deze aanvullende dienst wordt een bijkomende vergoeding van €200,00 exclusief btw in rekening gebracht.

Paragraaf 16 – Algemene Voorwaarden

Deze overeenkomst valt onder onze algemene voorwaarden, die van toepassing zijn op al onze diensten.

Overeengekomen en bevestigd:

Naam opdrachtnemer | Vastgoedmanager

M.D. van Santen, Regio Vastgoedbeheer