1. Vorzulegende Unterlagen:
- Abschrift des Gründungsprotokolls nebst Teilnehmerliste
- Abschrift des vollständigen Wortlautes der Satzung
2. Inhalt des Gründungsprotokolls:
- Den Ort und Tag der Versammlung,
- Die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
- Die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse,
- Name, Geburtsdatum und Adresse der gewählten Vorstandsmitglieder,
- Die Annahme der Wahl durch die Gewählten
- Unterschriften derjenigen Personen, die nach der Satzung die Beschlüsse das Versammlungsprotokoll zu unterzeichnen haben (i. d. R. 1. Vorsitzender und Protokollführer)
3. Inhalt der Satzung:
- Name, Sitz und Zweck des Vereins,
- Angabe, dass der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll,
- Rechte und Pflichten der Vereinsorgane,
- Bestimmungen über den Ein- und Austritt der Mitglieder,
- Bestimmungen, ob Mitgliederbeiträge erhoben werden,
- Regelung über die Bildung des Vorstandes,
- Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, über die Form der Berufung und über die Beurkundung der Beschlüsse,
- Unterschriften von mindestens sieben Gründungsmitgliedern
Über die Mindestangaben hinaus sind viele weitere beliebige Regelungen möglich, soweit sie zwingenden gesetzlichen Bestimmungen nicht widersprechen. Um mögliche Beanstandungen wegen rechtlich nicht zulässiger Regelungen bei der Eintragung in das Vereinsregister zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich an bewährten Satzungen von ähnlich strukturierten Vereinen zu orientieren. Rechtlich einwandfreie Satzungsmuster sind ferner oft über die jeweiligen Fachverbände erhältlich.
Häufig werden in der Satzung auch Personen als Vorstand bezeichnet, die nicht zur Vertretung des Vereins berechtigt sind (z. B. Schriftführer, Kassierer). Dies ist der sog. „Vorstand im weiteren Sinne“, wogegen die vertretungsberechtigten Personen i. S. des § 26 BGB als „Vorstand im engeren Sinne“ bezeichnet werden.
Die Satzung sollte daher genau differenzieren, welche Personen vertretungsberechtigt sind und welche lediglich zum Vorstand im weiteren Sinne gehören. Selbstverständlich können beide Personenkreise zusammenfallen, die gesamte Vorstandschaft also vertretungsberechtigt nach § 26 BGB sein.
Die Satzung kann ferner festlegen, ob der Verein durch eine oder mehrere Personen gemeinschaftlich vertreten wird.