Formulaire de demande de reconnaissance en tant que centre d'archives privées

Pour rappel, un fonds d’intérêt patrimonial (DCF Art. 1er -3°) est un ensemble cohérent :  
 
a) constitué majoritairement d'archives privées provenant d'un même producteur ou collectionneur, et âgées de plus de 30 ans ou ayant perdu, avant cette date, leur utilité administrative ou juridique pour la personne qui les a produites ou reçues ; 

b) et présentant un intérêt patrimonial pour la Communauté française au regard des critères de l'article 2 § 3 du décret du 25 mai 2023 à savoir :  
--> la nécessité de préserver et transmettre l’histoire collective des populations et la diversité des expressions culturelles et des idées ; 
--> le lien qu’entretient le fonds avec l’Histoire, notamment l’histoire culturelle, politique, sociale et économique ;  
le lien qu’entretient le fonds avec l’identité culturelle des populations d’un territoire ;  
--> la rareté des documents ou données concernées, ou remarquable état de conservation par rapport à d’autres documents ou données similaires. 
 

Les archives privées auxquelles cette définition fait référence sont des « archives produites par une personne physique ou morale de droit privé, à l'exception de celles produites dans le cadre de la gestion d'un service public ; sont également considérées comme privées les archives produites par les membres et collaborateurs d'un parti politique à l'occasion de leurs mandats publics, à l'exception des documents officiels établis ou reçus au nom ou pour le compte de l'autorité publique pour laquelle ils agissent. »  

Tous les éléments que vous souhaitez faire entrer dans votre volume à prendre en compte pour la reconnaissance doivent répondre à cette définition.

Votre demande n'est pas recevable

Veillez à intégrer dans votre plan d’action quinquennal la présentation des objectifs, les publics-cibles, les fonds concernés, les moyens mobilisés, les actions et les résultats attendus pour chacune des missions complémentaires.

Cet élément est central dans votre demande. Il doit reprendre au minimum les informations suivantes :

1. La description du but et de l'objet social de votre Association

2. Les thématiques couvertes par le centre en termes de conservation et de collecte (si celles-ci ne sont pas explicitement reprises dans le point précédent).

3. Un argumentaire démontrant, d’une part, la cohérence entre ce que vous déclarez comme fonds d’IP (intérêt patrimonial) et le but et l’objet social de votre association et, d’autre part, qu’il s’agit bien de fonds d’intérêt patrimonial. Merci de vous référer à la définition du fonds d'IP et de rattacher ceci aux critères repris en introduction du point 1.6 du présent formulaire. On portera une attention plus particulière à cette démonstration pour les fonds de moins de trente ans. 

4. Si vous déclarez un volume d’archives numériques, celles-ci doivent toutes répondre au minimum aux conditions du premier niveau de conservation numérique lien vers annexe ici. En ce qui concerne les formats considérés comme pérennes, ce sont les guidelines des AGR qui sont prises pour référence, mais certains éléments sont sujets à interprétation. Si parmi les archives numériques prises en compte, il y a des formats qui ne sont pas ceux des guidelines, mais que vous considérez comme étant pérennes (ex : fichier pdf simple d’un document dont ce pdf est le seul et unique support existant encore), merci d’argumenter sur la pertinence de ce choix ici. 

4.4 Dons et dépôts à long terme

On entend par dépôt à long terme un dépôt d'au moins 10 ans

6.1 Espace disponible pour l'accroissement

Pour rappel : au moins 5ml soit 20 Go sont nécessaires par quinquennat

6.6 Précisez les quantitées de fonds d'archives physiques en fonction de leur conditionnement

7.2 Etats actuels de traitement des fonds

Veuillez inclure dans votre plan quinquennal les actions visant à réduire le volume d’archives non traitées et améliorer ou mettre à niveau le conditionnement des archives et les outils de descriptions.

8.1 Décrivez les aménagements et l'accessibilité de votre espace dédié aux lecteurs

Vous pouvez télécharger le document modèle ici

Téléchargez les modèles de plan quinquennal et de budget prévisionnel quinquennal. 

En soumettant le formulaire, je certifie que toutes les données qui y sont transmises sont exactes.

Je certifie avoir autorité pour engager mon association dans cette procédure.

J'autorise la CFWB à utiliser ces données et l'adresse de contact courriel indiquée dans le formulaire aux fins de traitement de mon dossier.

En apposant ma signature au bas du document, je confirme que les éléments de déclaration sur l'honneur que le formulaire contient sont exactes et légitimes.