Informativa sul trattamento dei dati personali - per l'Utente

NOTA INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E SULLA TUTELA DEI DATI
PERSONALI AI SENSI DEGLI ART. 13 E 14 DELLA LEGGE SAMMARINESE 21
DICEMBRE N. 171/2018 E DEL REGOLAMENTO UE 679/2016

I. Premessa
Nell’esercizio della propria attività d’impresa Passepartout S.p.A. riserva massima
attenzione alla protezione ed alla tutela dei dati personali di tutti coloro che con essa
operano o interagiscono (di seguito per brevità “Interessato” e/o “Utente”), mettendo in
atto misure tecniche ed organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza
adeguato al rischio.
In coerenza con i principi di trasparenza e correttezza, con la presente informativa si
forniscono le seguenti informazioni al fine di rendere consapevoli tutti i soggetti
interessati circa le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali che viene
effettuato da Passepartout S.p.A. nella erogazione dei servizi e/o nella
commercializzazione dei propri beni (di seguito per brevità ed unitamente tra loro
“Programmi e Servizi Passepartout”) e, ciò, anche in conformità a quanto previsto
dalla legge sammarinese n. 171 del 21 dicembre 2018 e s.m. in materia di protezione
delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito per
brevità “Legge Privacy RSM”) e, ove applicabile, dal Regolamento (UE) n. 2016/679 in
tema di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali,
nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito per brevità “GDPR”)   [1] .
Il trattamento di detti dati avverrà in modo lecito e secondo correttezza, con utilizzo di
sistemi manuali e/o automatizzati che consentano di memorizzare, gestire e trasmettere
i dati stessi unicamente per le finalità espressamente di seguito indicate.
Tutte le banche dati e gli archivi utilizzati da Passepartout S.p.A., sono protetti da
specifiche misure di sicurezza gestite dai dipendenti e collaboratori di Passepartout
S.p.A., a ciò espressamente autorizzati e coinvolti nel processo di protezione dei dati
personali.

II. Fonte da cui hanno origine i dati personali
I dati personali oggetto della presente informativa riguardano quelli ottenuti da
Passepartout S.p.A. a seconda dei casi, direttamente presso l’Interessato ovvero non
direttamente presso l’Interessato, ma tramite il concessionario facente parte della rete
distributiva della stessa Passepartout S.p.A. (di seguito per brevità “Distributore”) con il
quale l’Utente ha inteso instaurare un rapporto contrattuale (es: Licenza d’Uso
Passepartout/Ho.Re.Ca.) per l’erogazione dei Programmi e Servizi Passepartout.
Il Distributore è infatti l’operatore commerciale espressamente autorizzato da
Passepartout S.p.A. a concedere in uso agli Utenti i Programmi e Servizi Passepartout
ed al quale questi ultimi forniscono pertanto tutte le informazioni a tal fine occorrenti.
Una volta raccolti, i suddetti dati personali verranno altresì comunicati a Passepartout
(dal Distributore) che li tratterà per l’attivazione dei Programmi e Servizi Passepartout e,
in ogni caso, per le finalità contenute nella presente informativa.
III. Esclusione della contitolarità del trattamento
Nel caso in cui i dati personali dell’Interessato vengano raccolti da Passepartout S.p.A.
in via indiretta (tramite il Distributore), per specifica volontà intervenuta e condivisa al
riguardo, tra Passepartout S.p.A. e il Distributore rimane espressamente esclusa
l’instaurazione di un rapporto di contitolarità del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28
della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, dell’articolo 26 del GDPR.
Le finalità ed i mezzi del trattamento dei Suoi dati personali oggetto della presente
informativa non sono stati infatti determinati congiuntamente da Passepartout e dal
Distributore, agendo ciascuno di essi con ruoli (e quindi eseguendo attività) differenti tra
loro.
IV. Titolare del trattamento dei dati, Rappresentante nell'Unione Europea e
Responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati personali è Passepartout S.p.A., società di diritto
sammarinese esercente in via prevalente attività di produzione e distribuzione di
software e servizi inerenti, con sede nella Repubblica di San Marino in Dogana (Cap
47891) in Via Consiglio dei Sessanta n. 99, iscritta presso il Registro delle Società al n.
6210 in data 6 agosto 2010, con Codice Operatore Economico n. SM03473, capitale
sociale € 2.800.000 i.v., contattabile, ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail
privacy@passepartout.sm (di seguito per brevità anche “Passepartout”).
Passepartout ha designato come proprio rappresentante nell’Unione Europea, ai sensi
dell’art. 27 del GDPR, la società Paci Rappresentante Privacy Srl iscritta presso la
Camera di Commercio della Romagna, capitale sociale € 10.000,00, con sede a Rimini,
in P.tta Gregorio da Rimini n. 1, contattabile, ai fini della presente informativa,
all’indirizzo e-mail passepartout@pacirappresentanteprivacy.eu oppure al numero di
telefono 0541 902128 (di seguito per brevità “Rappresentante”).

Il responsabile della protezione dei dati (di cui al Titolo IV, Capo IV della Legge Privacy
RSM e di cui al Capo IV Sezione 4 del GDPR) designato da Passepartout è contattabile
ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail dpo@passepartout.sm.
V. Dati personali e trattamento dei dati personali
Per dati personali si intende: «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica
identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica
che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a
un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione,
un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica,
fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» [2] .
Per trattamento di dati personali si intende «qualsiasi operazione o insieme di
operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati
personali (o insiemi di dati personali), quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la
raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione,
l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione
mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il
raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione» [3] .
I dati personali come sopra descritti vengono trattati da Passepartout prevalentemente
quando l’Utente si avvale dei Programmi e Servizi Passepartout. Sussistono poi dati
personali la cui fornitura risulta essere invece facoltativa, ma può essere necessaria per
poter utilizzare i Programmi e Servizi Passepartout (come i dati per fare proposte,
acquistare o vendere che sono necessari per concludere un’operazione contrattuale).
Fermo restando quanto specificato nel superiore Paragrafo II in ordine all’origine dei
dati personali, in ogni caso, Passepartout raccoglie i dati personali forniti anche
direttamente dall’Interessato e/o acquisiti automaticamente tramite i dispositivi quando
vengono utilizzati i Programmi e Servizi Passepartout, quando vengono forniti i dati su
un modulo web sui siti Passepartout, ovvero quando viene creato e/o aggiornato un
account oppure quando l’Interessato contatta Passepartout in ogni altro modo o
fornisce espressamente (esprimendo e il suo consenso) i dati personali, il tutto come
meglio di seguito indicato.
VI. Tipologia e categoria di dati trattati
Dei dati personali come sopra descritti, Passepartout raccoglie solamente le seguenti
tipologie:
a) informazioni di carattere identificativo come nome, cognome, data e luogo di nascita,
luogo di residenza, codice fiscale, partita iva e sede, codice ISS, Codice Operatore
Economico, numero di telefono, indirizzo e-mail (anche con posta elettronica
certificata), username, password, sesso, o altri dati che Passepartout è tenuta o

autorizzata a raccogliere e trattare, ai sensi della normativa vigente, allo scopo di
autenticare o identificare l'Utente o di verificare le informazioni fornite e raccolte;
b) indirizzo IP e dati di navigazione ed ogni altro dato che riguarda l’interazione
dell’Utente con i Programmi e Servizi Passepartout, ad esempio quando si visualizzano
o si cercano i contenuti, si installano le applicazioni o il software, si creano nuovi
account o si accede al proprio account e/o ad un’area riservata. Vengono inoltre raccolti
i dati relativi ai dispositivi e/o ai computer utilizzati dall’Utente per accedere ai
Programmi e Servizi Passepartout, inclusi il tipo di browser, codice univoco del
dispositivo, la lingua, il sistema operativo, la pagina Web di riferimento, le pagine
visitate, la posizione e le informazioni sui cookie, i dati sul computer e la connessione
(ad esempio, statistiche su visualizzazioni di pagine, traffico in ingresso e in uscita dai
siti, URL di provenienza). Al fine di verificare il corretto funzionamento dei Programmi e
Servizi Passepartout, vengono altresì raccolti eventuali log di sistema, che registrano le
attività svolte nell’ambito dei Programmi e Servizi Passepartout, tracciandone anche
elementi identificativi e quantitativi;
c) dati relativi alle offerte, acquisti o vendite relative ai Programmi e Servizi
Passepartout forniti durante una trattativa precontrattuale ed il suo successivo
perfezionamento ed ogni altro dato fornito in riferimento a tali operazioni;
d) dati relativi alla fatturazione (ed eventuale spedizione) dei Programmi e Servizi
Passepartout;
e) dati finanziari tenuto conto che alcuni Programmi e Servizi Passepartout supportano
pagamenti e transazioni con terze parti. A tal fine potrebbe rendersi necessario fornire
taluni dati per l’identificazione e la verifica dell’identità dell’Interessato e del mezzo di
pagamento utilizzato, come ad esempio il nome, il cognome, il numero di carta di
credito/debito, la data di scadenza della carta. Tali dati laddove raccolti da Passepartout
verranno salvati solamente in forma crittografata. In alcuni casi per consentire all’Utente
di velocizzare nel proseguo del rapporto nuove ed analoghe operazioni di pagamento,
Passepartout potrebbe memorizzare solamente le ultime quattro cifre del numero della
carta;
f) cookie e tecnologie simili. Passepartout utilizza cookie, identificatori univoci e altre
analoghe tecnologie per acquisire dati sulle pagine e i collegamenti visitati e altre azioni
che si eseguono quando vengono utilizzati i Programmi e Servizi Passepartout,
all'interno dei contenuti pubblicitari o di e-mail, il tutto nei termini, secondo le modalità
ed alle condizioni previste nella apposita policy consultabile al seguente
link: https://www.passepartout.net/utility/cookie.
VII. Finalità e modalità del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali ad opera di Passepartout avviene solo ed
esclusivamente per le seguenti finalità:

a) Dare esecuzione ai contratti relativi ai Programmi e Servizi Passepartout ed
offrire relativa assistenza
Tramite le informazioni ed i dati comunicati, Passepartout risulta in grado di dare
esecuzione alle attività ed alle prestazioni previste dai contratti di Programmi e
Servizi Passepartout richiesti dall’Interessato (anche in nome e/o per conto di
terzi) o dare esecuzione a misure e/o trattative precontrattuali riferibili ai medesimi
Programmi e Servizi Passepartout, ivi comprese le attività amministrative e
contabili, la gestione di adempimenti fiscali, pagamenti e fatturazione.
Le informazioni raccolte serviranno altresì per personalizzare e migliorare i
Programmi e Servizi Passepartout offrendo altresì la necessaria assistenza
tecnica, per contattare quindi l’Utente relativamente al suo account o comunque in
merito alla sua posizione contrattuale, risolvere problemi dell’account e/o dell’area
riservata, risolvere una controversia, effettuare attività di recupero crediti.
I dati personali potranno essere inoltre trattati per verificare e risolvere eventuali
anomalie di funzionamento dei Programmi e Servizi Passepartout; per eseguire
analisi dei dati e test, per condurre ricerche e indagini e per sviluppare nuove
funzionalità e servizi al fine di fornire all’Utente un'esperienza sempre migliore.
b) Offrire sicurezza e protezione sia ai dati personali ricevuti che ai sistemi di
sicurezza di Passepartout
I dati raccolti vengono altresì utilizzati da Passepartout per verificare l’identità ed
autenticare gli Utenti, consentire di effettuare e/o ricevere pagamenti, proteggere
dalle possibili frodi e/o abusi, rispondere ad una richiesta o ad un reclamo,
eseguire controlli e applicare le politiche Passepartout, per prevenire, rilevare,
mitigare e/o accertare violazioni della sicurezza e/o attività anche solo
potenzialmente vietate, illegali e/o illecite.
c) Comunicare con l’Interessato
I dati personali potrebbero essere utilizzati per contattare l’Utente per le finalità
contenute nella presente informativa e nei casi previsti dalla legge. Il contatto e la
comunicazione potrebbe avvenire via e-mail (anche con posta elettronica
certificata), telefono, SMS, applicazioni di messaggistica immediata, posta
cartacea, notifiche push su dispositivi mobili e tramite i programmi concessi in
licenza d’uso oggetto dei Programmi e Servizi Passepartout.
Passepartout può quindi utilizzare le informazioni dell’Utente per inviargli
comunicazioni di servizio e/o rispondere alle sue richieste, per offrire sconti e
promozioni speciali, per conoscere le sue opinioni tramite sondaggi o questionari.
d) Effettuare attività di marketing

Con l’espresso ed apposito consenso, Passepartout potrebbe utilizzare le
informazioni dell’Utente stesso per promuovere nuove funzionalità o nuovi prodotti
a cui potrebbe essere interessato, effettuare attività di marketing tramite
telefonate, e-mail (anche con posta elettronica certificata) o SMS, via posta
cartacea, notifiche push su dispositivi mobili, tramite i programmi concessi in
licenza d’uso oggetto dei Programmi e Servizi Passepartout, nonché anche per il
tramite di soggetti terzi appositamente incaricati (ad esempio i Distributori
Passepartout o società partecipate da quest’ultima appositamente incaricati di
distribuire licenze per l’uso dei suoi programmi).
Con l’espresso ed apposito consenso, le informazioni dell’Interessato potranno essere
comunicate da Passepartout a società controllate e collegate (direttamente o
indirettamente), che tratteranno i dati quali autonomi titolari del trattamento per
effettuare indagini di mercato, formulare statistiche, raccogliere informazioni
commerciali.
Con l’espresso ed apposito consenso dell’Interessato, Passepartout potrebbe trattare
altresì i dati al fine di: (i) individuare suoi specifici comportamenti ed abitudini, migliorare
i Programmi e Servizi Passepartout; (ii) offrire all’Utente i medesimi Programmi e
Servizi Passepartout in linea con preferenze ed esigenze e in considerazione di quelli
già acquistati o di cui già si avvale. Ciò attraverso, a titolo di esempio, a) il trattamento
di dati relativi alla professione esercitata, ai Programmi e Servizi Passepartout
utilizzati; b) l’analisi delle abitudini e dell’operatività dei Programmi e Servizi
Passepartout di cui l’Utente si avvale e l’analisi dei dati relativi alla navigazione
dell’Interessato all’interno dei siti web di Passepartout; c) invio di comunicazioni
utilizzando l’e-mail, ulteriori indirizzi dall’Utente indicati o effettuando comunicazioni ai
recapiti fissi o mobili.
L’Utente potrà in ogni caso revocare il consenso espresso sulle attività di marketing o
sulle attività di profilazione seguendo le apposite indicazioni inserite all’interno dei
medesimi strumenti utilizzati da Passepartout (es. newsletter, e-mail etc.) oppure
inviando un’e-mail all’indirizzo privacy@passepartout.sm.
Il trattamento dei dati personali raccolti avverrà in modo lecito e secondo correttezza nel
rispetto della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, del GDPR, con utilizzo di sistemi
manuali o automatizzati che consentano di memorizzare, gestire e trasmettere (sia in
formato cartaceo che elettronico) i dati stessi unicamente per le finalità indicate nella
presente informativa.
Solo il personale debitamente autorizzato da Passepartout (e sotto la responsabilità di
Passepartout) potrà accedere ai dati personali raccolti.
VIII. Base giuridica del trattamento dei dati

Le basi giuridiche tramite le quali Passepartout tratta i dati personali dell’Interessato
potrebbero essere diverse al ricorrere delle diverse e rispettive circostanze, e
precisamente:
a) i contratti instaurati o da instaurarsi (con gli Interessati) per avvalersi dei
Programmi e Servizi Passepartout; nonché
b) il consenso manifestato dell’Interessato. Tale consenso potrà essere revocato
nei termini e secondo le modalità indicate nel successivo paragrafo XII, lett. a);
oppure
c) i legittimi interessi di Passepartout [rispetto i quali è possibile proporre
opposizione ai sensi del successivo paragrafo XII, lett. a)], per tali intendendosi,
ad esempio, l’interesse i) a prevenire le frodi; ii) ad effettuare attività di marketing
dirette, di miglioramento, di personalizzazione e di sviluppo dei Programmi e
Servizi Passepartout; iii) ad effettuare la commercializzazione di nuove
funzionalità o prodotti che potrebbero essere di interesse per l’Utente; iv) ad
effettuare la promozione della sicurezza e della protezione dei dati; v) ad
effettuare il trattamento dei dati all’interno di un gruppo imprenditoriale o di enti
collegati a fini amministrativi interni, fatti salvi i principi generali e le prescrizioni
normative per il trasferimento di dati personali all’interno di un gruppo di imprese
anche verso un’impresa situata in un Paese Terzo (per tale intendendosi un
Paese non facente parte dell’Unione Europea). Costituisce altresì legittimo
interesse di Passepartout il trattamento di dati personali relativi al traffico, in
misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza delle
reti e dell’informazione (intesa quale capacità di una rete o di un sistema
d’informazione di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o ad
atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la
riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi e la sicurezza dei relativi
servizi offerti o resi accessibili tramite tali reti).
Fermo restando quanto sopra, si precisa che Passepartout potrebbe raccogliere ulteriori
dati personali oppure integrare quelli già in suo possesso con altri dati ed informazioni
raccolti da soggetti terzi (ad esempio i propri fornitori, distributori, partner commerciali),
utilizzando altresì dati ed informazioni di pubblico dominio, informazioni raccolte tramite
apposite banche dati oppure ulteriori informazioni di contatto, dati di verifica del credito
ed informazioni relative alla solvibilità fornite dagli uffici preposti, in conformità con la
vigente normativa.
Passepartout potrebbe raccogliere dati anche tramite i social media utilizzati dall’Utente.
Laddove, infatti, l’Utente colleghi il proprio account al rispettivo sito di social media, tale
social media potrebbe autorizzare Passepartout ad accedere automaticamente a
determinati dati in suo possesso. Con tale possibilità l’Interessato fornisce
espressamente a Passepartout accesso a siti con i vari contenuti in essi previsti.

IX. Dati personali di soggetti terzi forniti dall'Interessato, Responsabile e/o
Sub-Responsabile del trattamento
Fatti salvi i casi in cui ricorra una delle diverse fattispecie previste nella presente
informativa, ogni qual volta si renda necessario da parte dell’Interessato fornire e/o
comunicare a Passepartout, dati personali - riferibili a soggetti terzi diversi
dall’Interessato (di seguito per brevità “Terze Parti”),
(i). Passepartout non fornirà alcuna informativa alle Terze Parti, laddove ricorrano
i presupposti di cui all’articolo 14, comma 5 della Legga Privacy RSM e, ove
applicabile, dell’art. 14, comma 5, del GDPR [4] ;
(ii). al di fuori dei casi di cui all’articolo 14, comma 5, della Legga Privacy RSM e,
ove applicabile, dell’art. 14, comma 5 del GDPR, l’Interessato dovrà
preventivamente informare tali Terze Parti sulla destinazione dei loro dati
personali (dall’Interessato forniti) nonché sulle modalità tramite cui Passepartout
potrebbe venire a conoscenza di detti dati in conformità a quanto previsto nella
presente informativa.
In difetto di quanto previsto nel presente paragrafo o laddove si ritenga che vi sia anche
solo potenzialmente il rischio di un trattamento dei dati delle Terze Parti non lecito,
Passepartout si riserva di non procedere con alcuna attività nei confronti
dell’Interessato, ivi comprese quelle necessarie per dare correttamente esecuzione ai
contratti instaurati o da instaurarsi (con gli Interessati) per avvalersi dei Programmi e
Servizi Passepartout e che pertanto si dovranno ritenere legittimamente interrotte e/o
sospese a seconda dei casi.
I termini, le modalità e le condizioni tramite le quali verranno regolamentati gli incarichi
di responsabile e/o sub-responsabile da conferirsi a Passepartout saranno contenuti
negli appositi accordi contrattuali. Passepartout eseguirà in ogni caso le mansioni da
responsabile e/o sub-responsabile del trattamento dei Dati di Terze Parti in conformità
alle previsioni contenute nella Legge Privacy RSM e, ove applicabile, nel GDPR (e
successive modifiche ed integrazioni).
X. Modalità di condivisione delle informazioni con terze parti
I dati personali forniti a Passepartout potranno essere condivisi con soggetti terzi
solamente nei casi che seguono:
a) Consenso dell’Interessato
L’Interessato può autorizzare Passepartout a condividere (o divulgare) i propri dati
con (e ad) altri soggetti terzi, ad esempio laddove utilizzi una community di
Passepartout (come i forum o altri strumenti social) oppure laddove abbia
espresso il proprio intendimento di essere contattato e/o ricontattato da

Passepartout e/o dai partner commerciali o distributori Passepartout per ogni
necessità o chiarimento relativamente ai Programmi e Servizi Passepartout.
b) Trattamento da parte di entità esterne
I dati personali potrebbero essere forniti alle entità collegate e/o affiliate a
Passepartout, ai fornitori di servizi e/o partner di Passepartout che li trattano
secondo le istruzioni fornite da Passepartout medesima (ad esempio, partner che
forniscono a Passepartout servizi di assistenza clienti, tecnologie informatiche,
servizi di gestione dei pagamenti e/o delle vendite, di marketing, di analisi dei dati,
e di ricerca e indagine).
I dati personali potrebbero essere inoltre condivisi con:

o soggetti fornitori di Passepartout che eseguono attività di elaborazione dei
pagamenti, di personalizzazione della pubblicità, di prevenzione, di
rilevamento, di accertamento di atti potenzialmente illeciti, di violazioni dei
Programmi e Servizi Passepartout, di riscossione di fatture, attività di
consulenza, formazione ed organizzazione di eventi;
o fornitori terzi di servizi di spedizione (es., DHL, UPS, GLS, Poste Italiane
etc.) con i quali Passepartout condivide indirizzi di consegna, informazioni
di contatto e codici delle spedizioni;
o fornitori di siti web, applicazioni, servizi e strumenti con cui Passepartout
collabora per l’erogazione dei Programmi e Servizi Passepartout.

c) Esigenze di giustizia, legali e/o in genere di tutela
Passepartout potrebbe conservare o divulgare i dati personali laddove necessario
per soddisfare esigenze di giustizia, ad esempio perché richiesti da un’Autorità
amministrativa, un’Autorità di controllo e/o vigilanza ovvero nell’ambito di un
procedimento giudiziario o, comunque, in ottemperanza a disposizioni di legge, o
per l’esercizio di diritti legali o per la difesa contro denunce e/o azioni legali oppure
per prevenire, individuare o indagare su attività illegali, frodi, abusi, violazioni delle
posizioni giuridiche soggettive di Passepartout o laddove vi siano minacce anche
solo potenziali alla sicurezza dei Programmi e Servizi Passepartout o alla
sicurezza fisica di qualsiasi persona.
d) Data Center Passepartout
Passepartout tratterà e conserverà i dati personali raccolti nei server di cui
dispone (situati anche presso la Repubblica di San Marino).
Fatto salvo il caso in cui uno o più destinatari di cui al presente articolo si trovi in
un Paese Terzo e/o Estero o rappresenti un’organizzazione internazionale, e fatti
salvi i casi ammessi espressamente per legge (Legge Privacy RSM e/o GDPR), il

Titolare del Trattamento non trasferirà dati personali verso un Paese diverso dalla
Repubblica di San Marino e/o verso un’organizzazione internazionale.
L’eventuale trasferimento dei dati personali verso un Paese diverso dalla
Repubblica di San Marino e/o verso un’organizzazione internazionale avverrà in
ogni caso nel pieno rispetto di termini, modalità e condizioni previste:
(i). dalla Legge Privacy RSM - agli articoli 46, 47, 48 e 50 - laddove il
trasferimento contempli, rispettivamente, una delle ipotesi ivi disciplinate;
nonché
(ii). dal GDPR - agli articoli 45, 46, 47 e 49 - laddove il trasferimento
contempli, rispettivamente, una delle ipotesi ivi disciplinate.
A tale specifico riguardo, si precisa che la regolamentazione del trasferimento di
dati personali verso un Paese Terzo (e/o verso un’organizzazione internazionale)
deve intendersi integrata, a tutti gli effetti di legge, delle clausole contrattuali tipo
(di cui all’art. 47, comma 2, lett. c) della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, di
cui all’art. 46, comma 2, lett. c, del GDPR) adottate dalla Commissione Europea e
di volta in volta vigenti.
XI. Periodo di conservazione dei dati
Il periodo di conservazione dei dati personali è determinato (o determinabile) a seconda
della finalità oppure della base giuridica in virtù della quale il trattamento debba
avvenire.
Fatta eccezione per l’ipotesi in cui il dato personale venga trattato per finalità di
marketing e di profilazione, dopo la cessazione del contratto i dati dell’Interessato,
verranno conservati per il tempo necessario per eseguire correttamente ed
integralmente le prestazioni previste nel contratto stesso (comprese quelle strettamente
connesse e collegate alla sua cessazione e ai relativi obblighi di legge). In ogni caso la
conservazione dei dati avverrà per un periodo di tempo non superiore al maggiore tra i
periodi in appresso indicati, corrispondenti:
(i). a 10 (dieci) anni dalla cessazione dei Programmi e Servizi Passepartout;
oppure
(ii). alla maturazione dei termini di prescrizione per l’avvio delle azioni e/o iniziative
che Passepartout potrebbe esperire per accertare, esercitare o difendere un diritto
in sede giudiziaria in conseguenza e/o per effetto dei contratti instaurati o da
instaurarsi (con gli Interessati) aventi ad oggetto i Programmi e Servizi
Passepartout;
(iii). al termine di conclusione di tutte quelle attività – avviate entro i sopracitati
termini - che potranno eventualmente essere avviate dalle Autorità competenti

(che si traducono per Passepartout in obblighi di riscontro, di esibizione di
documenti e di ulteriore materiale, etc.);
(iv). all’ulteriore conservazione necessaria a dare esecuzione agli obblighi
derivanti dalla normativa applicabile e tempo per tempo vigente.
Rimane salvo il caso in cui i) l’Interessato abbia espressamente manifestato, anche per
ragioni diverse, il consenso per un periodo più lungo (nel qual caso il periodo di
conservazione corrisponderà a quello consentito) oppure ii) Passepartout debba
soddisfare i propri legittimi interessi come sopra individuati (nel qual caso il periodo di
conservazione corrisponderà a quello in cui tale interesse venga soddisfatto).
Rimane altresì salvo il caso in cui la maggior (o minore) conservazione dei dati debba
essere effettuata per soddisfare esigenze di giustizia, ad esempio per ottemperare ad
una richiesta dell’autorità amministrativa, autorità di controllo e/o di vigilanza ovvero per
l’esercizio e/o per la tutela (in via giudiziale e/o stragiudiziale) dei propri diritti o per
esercitare la difesa contro denunce e/o azioni legali.
Nel rispetto dell’imposta necessità di minimizzazione del trattamento dei dati personali,
una volta cessati i Programmi e Servizi Passepartout e/o il consenso, per dar seguito
alla conservazione dei medesimi dati personali nei termini indicati nel presente
paragrafo, il trattamento verrà limitato solo ed esclusivamente a circoscritti dipartimenti
aziendali.
I dati personali trattati invece per finalità di marketing e commerciali verranno conservati
fino al momento in cui l’Interessato non abbia espresso l’intendimento di revocare il
consenso a tal fine manifestato.
Una volta terminato il periodo di conservazione, i dati personali verranno rimossi in
modo sicuro.
XII. I Diritti dell'interessato
Tutti gli Interessati a cui sono riferibili i dati personali trattati da Passepartout, nei termini
e secondo le modalità previsti dalla Legge Privacy RSM e, ove applicabile, dal GDPR,
possono esercitare i diritti di seguito descritti.
a) Diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei dati, limitazione ed opposizione
all’uso dei dati e diritto di revoca del consenso
Fatto salvo quanto sopra previsto in tema di conservazione, l’Interessato potrà in
ogni momento ottenere l’accesso ai propri dati personali, nonché di ottenerne
l’aggiornamento, la modifica, la limitazione del trattamento o richiederne la
cancellazione.

Al ricorrere dei presupposti previsti dalla normativa vigente, l’Interessato potrà
richiedere la cancellazione dei Dati Personali. A tale proposito, occorre tenere
presente che nonostante la maggior parte delle informazioni conservate verrà
cancellata entro 60 (sessanta) giorni, potrebbero essere necessari fino a 180
(centoottanta) giorni per eliminare tutti i dati inseriti nei sistemi di Passepartout in
ragione delle dimensioni o della complessità dei sistemi e delle procedure
utilizzate.
Laddove il trattamento dei dati sia basato sul consenso rilasciato dall’Interessato,
in ogni momento tale consenso potrà essere da questo revocato. Ci si potrà
pertanto sempre opporre all’invio di newsletter e al trattamento dei dati per tutte o
solo alcune delle finalità di marketing o commerciali.
L’interessato potrà altresì opporsi al trattamento dei dati anche laddove effettuato
rispetto gli interessi legittimi di Passepartout.
Laddove venga richiesto di revocare il consenso, di limitare l’utilizzo dei dati o di
cancellare i dati personali in precedenza forniti, Passepartout potrebbe non essere
più in grado di fornire i Programmi e Servizi Passepartout e/o assistenza al
cliente.
In ogni caso le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi
vigenti di legge e di conservazione dei documenti imposti da norme di legge o
regolamentari tempo per tempo vigenti.
Si informa inoltre l’Interessato che, nel caso in cui il trattamento dei dati sia basato
sul consenso esplicito, l’Interessato ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi
momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima
della revoca.
b) Diritto alla portabilità
L’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e
leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un
titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del
trattamento.
c) Diritto di proporre reclamo
In ogni caso l’Interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di
controllo competente qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario
alla normativa in vigore [5] .
d) Diritto di segnalazione [6]

Chiunque può far pervenire all’Autorità Garante per la protezione dei dati
personali una segnalazione se ritiene sussistano violazioni alla Legge Privacy
RSM.
e) Diritto di opposizione [7]
Avverso il provvedimento emesso dall’Autorità Garante per la protezione dei dati
personali, inclusi i provvedimenti sanzionatori amministrativi [8] , Passepartout o
l’Interessato possono proporre opposizione con ricorso giurisdizionale [9] .
L’opposizione non sospende l’esecuzione del provvedimento.
f) Processo decisionale automatizzato
Passepartout potrà sottoporre i dati personali ricevuti a processi esclusivamente
automatizzati per l'assunzione di decisioni o la profilazione quali, a titolo
esemplificativo, per valutare le preferenze o gli interessi personali
dell’Interessato [10] . Non verranno in ogni caso assunte decisioni esclusivamente
automatizzate (senza quindi interventi umani) sull’Interessato che possano avere
conseguenze significative nei suoi confronti, salvo circostanze in cui tale decisione
sia necessaria per dare esecuzione ad un contratto oppure perché l’Utente abbia
espressamente rilasciato il suo consenso.
Se l’Interessato avrà bisogno di ulteriore assistenza in merito ai propri diritti, potrà
contattare il nostro Responsabile della Protezione dei dati utilizzando gli estremi di
contatto previsti nel superiore paragrafo IV.
L’esercizio dei diritti sopra descritti potrà essere richiesto dall’Interessato tramite
comunicazione all’indirizzo di posta elettronica: privacy@passepartout.sm.
XIII. Misure di sicurezza
Passepartout garantisce la messa in atto ed il mantenimento di misure tecniche ed
organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato ad ogni possibile
rischio, effettuando altresì costantemente una serie di controlli tecnici, amministrativi e
fisici per mantenere riservati e sicuri i dati personali dell’Interessato.
L’interessato potrà conoscere nel dettaglio le modalità e le procedure a tal fine utilizzate
da Passepartout consultando la
pagina https://www.passepartout.net/utility/misuresicurezza.
XIV. Completezza e modifiche
La presente informativa privacy viene rilasciata a completa ed integrale sostituzione di
ogni altra regolamentazione eventualmente prima d’oggi esistente in tema di protezione
dei dati personali dell’Utente trattati da Passepartout per le medesime finalità qui
contenute.

Passepartout si riserva di modificare o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte
o completamente, anche a seguito e per effetto delle variazioni della normativa
applicabile. Tali variazioni – che saranno vincolanti non appena pubblicate da
Passepartout sul proprio sito internet o trasmesse al Cliente in altro modo (ad esempio,
con specifiche comunicazioni via e-mail o tramite messaggistica nel Programma
Passepartout in uso) – verranno comunicate all’Interessato non appena introdotte.
Negli archivi Passepartout verranno rese sempre disponibili ed accessibili le varie
versioni di informativa sulla privacy e sulla protezione dei dati personali di volta in volta
vigenti.
 
 

[1]  Fermo restando che, la Legge Privacy RSM risulta essere – come peraltro
specificato nella relazione al progetto di legge redatta (in materia) dal Segretario di
Stato Affari Interni in data 15 maggio 2018 - «assolutamente aderente al
Regolamento» (ovvero al GDPR).
[2]  La definizione di «dato personale» è fornita all’art. 2, comma 1, lett. a) della Legge
Privacy RSM e all’art. 4, primo capoverso, lett. a) del GDPR.
[3]  Secondo quanto disposto dalla lett. b), comma 1, art. 2 della Legge Privacy RSM e
dal paragrafo 2) dell’art. 4 del GDPR.
[4]  Ai sensi dell’art. 14, comma, 5 della Legge Privacy RSM il titolare non è tenuto a
fornire l’informativa all’interessato se e nella misura in cui «a) l’interessato disponga già
delle informazioni; b) comunicare tali informazioni risulti impossibile o implicherebbe
uno sforzo sproporzionato; […] oppure c) qualora i dati personali debbano rimanere
riservati conformemente a un obbligo di segreto professionale, compreso un obbligo di
segretezza previsto per legge». L’art. 14, comma 5, del GDPR aggiunge ai sopracitati
presupposti la circostanza che «l'ottenimento o la comunicazione sono espressamente
previsti dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del
trattamento e che prevede misure appropriate per tutelare gli interessi legittimi
dell'interessato».
[5]  Ai sensi dell’art. 66 della Legge Privacy RSM e (nei casi di cui all’art. 3, comma 2,
del GDPR) dell’art. 77 del GDPR.
[6]  Ai sensi dell’art. 68 della Legge Privacy RSM.
[7]  Secondo quanto previsto dall’art. 69 della Legge Privacy RSM.
[8]  Di cui agli artt. 72 e 73 della Legge Privacy RSM.

[9]  Ai sensi dell’articolo 70 della Legge Privacy RSM.
[10]  Per profilazione si intende ai sensi degli artt. 2, lett, d) della Legge Privacy RSM e
4, n. 4, del GDPR “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali
consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali
relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti
il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali,
gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta
persona fisica”.