Aanvraagformulier Evenement / Activiteit

Wanneer uw aanvraag indienen?

Klein middelgroot evenement: minimum 6 weken op voorhand.
Groot evenement (+1000): minimum 3 maanden op voorhand.

Aanvragen die deze termijn niet respecteren kunnen niet worden ingediend. Na goedkeuring door het Nationaal Park Hoge Kempen ontvangt u de toestemming/overeenkomst in uw mailbox.

Evenementen en activiteiten vinden bij voorkeur plaatst buiten het broedseizoen. Dit loopt van 1 maart t.e.m. 31 augustus. Evenementen met een verwacht aantal deelnemers boven 2000, zijn enkel mogelijk buiten het broedseizoen. 

Een inplantingsplan geeft duidelijk weer hoe het evenement is opgesteld tegen over de omgeving. Het is een weergave van hoe de evenementsite ingedeeld is, met de bedoeling dat er op basis van dit plan kan ingeschat worden wat de impact is op de omgeving.

Hoe ziet een inplantingsplan eruit?

Op dit plan worden alle belangrijke materialen en opstellingen (tenten, podia, ingangen, nooduitgangen, bar, eetstanden, wc's, (mobiele) stroomgeneratoren, rijplaten, parking voor fietsen en auto's, EHBO-post, noodsituatieroute van het evenement getekend.

Ook andere belangrijke elementen zoals gebouwen, toegangswegen, omleidingsroute voor wandelaars moeten op dit plan getekend worden.Verder is het ook belangrijk dat afmetingen vermeld worden op het plan.

Het Nationaal Park Hoge Kempen (NPHK) vindt het belangrijk dat de omgeving er verzorgd bij ligt. Het National Park Visitor Center en de omgeving moeten hun uitnodigend karakter zoveel mogelijk behouden.

Daarom informeren wij u graag over de afspraken in verband met properheid en opkuis van evenementen zodat hierover duidelijkheid bestaat.
 
Organisatoren staan zelf in voor de reiniging van de evenementensite na afloop van het evenement. Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement (ook het afval verspreid in de nabije omgeving), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.

Na het evenement wordt de site gecontroleerd door het NPHK. Indien blijkt dat de evenementenzone niet proper is, kan er een opkuisactie worden uitgevoerd op initiatief van het NPHK. De kosten voor deze niet-voorziene reiniging worden doorgerekend aan de organisator van het evenement voor logistieke ondersteuning van evenementen.

Wat is proper?

De organisator laat de evenementensite in dezelfde staat als voor aanvang van het evenement.

Om betwistingen te vermijden, ligt de bewijslast met betrekking tot de properheid van de site voor aanvang van het evenement bij de organisator. Indien de evenementenzone niet proper is bij aankomst, dan kan hij dit melden. Deze melding gebeurt per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar terhills@nationaalpark.be