Fecha de entrada en vigor: 19 de octubre de 2022
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO CUIDADOSAMENTE.
Entendemos la importancia de la privacidad y estamos comprometidos a mantener la confidencialidad de su información médica. Llevamos un registro de la atención médica que brindamos y podemos recibir dichos registros de otros. Usamos estos registros para brindar o permitir que otros proveedores de atención médica brinden atención médica de calidad, para obtener el pago por los servicios que le brindamos según lo permita su plan de salud y para permitirnos cumplir con nuestras obligaciones profesionales y legales para operar esta práctica médica correctamente. La ley nos exige mantener la privacidad de la información médica protegida y proporcionar a las personas un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información médica protegida. Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su información médica. También describe sus derechos y nuestras obligaciones legales con respecto a su información médica. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad al número que se indica arriba.
A. Cómo este consultorio médico puede usar o divulgar su información médica
Este consultorio médico recopila información médica sobre usted y la almacena en un cuadro. Por ley, el consultorio médico debe garantizar que su información médica protegida (a la que en este Aviso de prácticas de privacidad se hace referencia como "PHI", "información médica" o "información de salud") se mantenga confidencial. La PHI consiste en información creada o recibida por el consultorio médico que se puede usar para identificarlo. Contiene datos sobre su salud o condición pasada, presente o futura, la prestación de servicios de atención médica que se le brindan o el pago de dichos servicios. El consultorio médico puede usar o divulgar su PHI en las siguientes circunstancias:
1. Tratamiento. Podemos usar o divulgar su PHI para brindarle atención médica. Por ejemplo, divulgamos información médica a nuestros empleados y otras personas dentro del consultorio médico que participan en la prestación de la atención que necesita. Además, podemos compartir su información médica con otros médicos u otros proveedores de atención médica que no forman parte del consultorio médico y que le brindarán servicios. O podemos compartir esta información con un farmacéutico que la necesite para dispensarle una receta, o con un laboratorio que realice una prueba.
2. Pago. Podemos usar y divulgar su PHI para obtener el pago por los servicios que brindamos. Por ejemplo, podemos enviar su PHI a su compañía de seguros si es necesario para obtener el pago por los servicios que le brindamos.
3. Recordatorios de citas. Usaremos los números de teléfono de su casa y trabajo que nos proporcione para programar o confirmar sus citas. A menos que solicite lo contrario, nuestro personal dejará mensajes en estos números con información sobre citas o solicitudes para comunicarse con nosotros. También podemos comunicarnos con usted para analizar su tratamiento, alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios relacionados con la salud que ofrecemos y que pueden ser de su interés.
4. Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI según sea necesario para operar esta práctica médica. Por ejemplo, podemos usar y divulgar esta información para revisar y mejorar la calidad de la atención que brindamos o la competencia y las calificaciones de nuestro personal profesional. También podemos usar y divulgar esta información según sea necesario para revisiones médicas, servicios legales y auditorías (incluidos programas de detección de fraude y abuso y de cumplimiento) y planificación y gestión empresarial. De acuerdo con la HIPAA, podemos compartir su PHI con nuestros "socios comerciales" que realizan servicios administrativos u otros servicios para nosotros. Un ejemplo de un socio comercial es nuestra empresa de servicios de facturación. Tenemos un contrato escrito con cada uno de estos socios comerciales que contiene términos que les exigen proteger la confidencialidad de su PHI.
5. Notificación y comunicación con la familia. Podemos divulgar a un miembro de la familia, su representante personal u otra persona responsable de su atención, la PHI directamente relevante a la participación de esa persona en su atención o sobre su ubicación, su estado general o muerte. En caso de una emergencia, podemos divulgar información a organizaciones de servicio público para facilitar su atención. También podemos divulgar información a alguien que esté involucrado en su atención o que ayude a pagar su atención. Si puede y está disponible para aceptar u oponerse, le daremos la oportunidad de oponerse antes de realizar estas divulgaciones, aunque podemos divulgar esta información en caso de desastre incluso a pesar de su objeción si creemos que es necesario para responder a las circunstancias de emergencia. Si no puede o no está disponible para aceptar u oponerse, nuestros profesionales de la salud utilizarán su mejor criterio en la comunicación con su familia y otras personas.
6. Requerimientos de la ley. Según lo requiera la ley, utilizaremos y divulgaremos su PHI, pero limitaremos nuestro uso o divulgación a los requisitos pertinentes de la ley. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar PHI cuando la ley nos exige que informemos sobre abuso, negligencia o violencia doméstica, respondamos a procedimientos judiciales o administrativos, respondamos a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley o informemos sobre pacientes fallecidos.
7. Salud pública. Podemos, y a veces estamos obligados por ley, a divulgar su información médica a las autoridades de salud pública para actividades de salud pública como: prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; informar sobre abuso o negligencia de niños, ancianos o adultos dependientes; e informar a la Administración de Alimentos y Medicamentos sobre problemas con productos y reacciones a medicamentos.
8. Actividades de supervisión de la salud. Podemos, y a veces estamos obligados por ley a divulgar su información médica a agencias de supervisión de la salud durante el curso de auditorías, investigaciones, inspecciones, licencias y otros procedimientos, sujetos a las limitaciones impuestas por la ley federal y estatal aplicable.
9. Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos, y en ocasiones estamos obligados por ley, a divulgar su PHI en el curso de un procedimiento administrativo o judicial en la medida en que lo autorice expresamente un tribunal o una orden administrativa. También podemos divulgar información sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal si se han realizado esfuerzos razonables para notificarle sobre la solicitud y usted no ha objetado, o si sus objeciones han sido resueltas por un tribunal o una orden administrativa.
10. Aplicación de la ley. En la medida en que lo autorice o lo exija la ley, podemos divulgar su PHI a un funcionario de aplicación de la ley para fines tales como cumplir con una orden judicial, una orden judicial, una citación del gran jurado y otros fines de aplicación de la ley. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de las fuerzas del orden, podemos divulgar su PHI a la institución correccional según lo autorice o exija la ley.
11. Seguridad pública/Seguridad nacional/Servicios de protección. Podemos, y en ocasiones estamos obligados por ley, a divulgar su PHI a personas adecuadas para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una víctima o víctimas razonablemente previsibles y para otros fines de seguridad pública. Además, según lo autorice o requiera la ley, podemos divulgar su PHI para fines de seguridad nacional o inteligencia o a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente u otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros.
12. Compensación laboral. Podemos divulgar su información médica según sea necesario para cumplir con las leyes de compensación laboral.
13. Menores. Si usted es un menor no emancipado según la ley estatal aplicable, puede haber circunstancias en las que divulguemos su información médica a un padre, tutor u otra persona que actúe en lugar de los padres, de acuerdo con nuestras responsabilidades legales y éticas.
14. Venta de PHI. Tenemos prohibido divulgar su PHI a cambio de una remuneración directa o indirecta a menos que hayamos obtenido su autorización previa para hacerlo.
15. Comercialización. Debemos obtener su autorización antes de utilizar o divulgar su PHI para comunicaciones de marketing que impliquen una remuneración financiera. La autorización debe revelar el hecho de que estamos recibiendo una remuneración financiera de un tercero.
16. Con autorización. Los siguientes usos y divulgaciones se realizarán únicamente con su autorización por escrito: (i) la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia que estén separadas del resto de su historial médico; (ii) la mayoría de los usos y divulgaciones de PHI para fines de marketing, incluidas las comunicaciones de tratamientos subsidiados; (iii) divulgaciones que constituyan una venta de PHI; y (iv) otros usos y divulgaciones no descritos en este Aviso de prácticas de privacidad.
Aunque ciertas divulgaciones descritas anteriormente no requieren su autorización previa según la HIPAA, según la ley estatal aplicable no podemos realizar ciertas divulgaciones enumeradas anteriormente a menos que usted autorice la divulgación o la parte solicitante le envíe a usted y a nosotros una solicitud escrita firmada. Además, existen limitaciones adicionales con respecto a nuestra capacidad para volver a divulgar ciertos registros que recibimos de proveedores externos.
B. Cuándo este consultorio médico no puede usar ni divulgar su información médica
Excepto según se describe en este Aviso de prácticas de privacidad, este consultorio médico no usará ni divulgará su PHI sin su autorización por escrito. Si usted autoriza a este consultorio médico a usar o divulgar su PHI, puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento.
C. Sus derechos sobre la información médica
1. Derecho a solicitar protecciones especiales de privacidad. Tiene derecho a solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones de su información médica, mediante una solicitud por escrito que especifique qué información desea limitar, qué limitaciones a nuestro uso o divulgación de esa información desea que se impongan y a quiénes se deben aplicar los límites. Nos reservamos el derecho de aceptar o rechazar su solicitud, a menos que haya pagado de su bolsillo un artículo o servicio de atención médica y solicite que no notifiquemos a su plan de salud que ha obtenido dichos artículos o servicios. En ese caso, debemos cumplir con su solicitud. En la medida en que tengamos el derecho de aceptar o rechazar su solicitud, le notificaremos nuestra decisión.
2. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que reciba su información médica de una manera específica o en un lugar específico. Por ejemplo, puede solicitar que le enviemos información a un apartado postal o a su dirección de trabajo. Cumpliremos con todas las solicitudes razonables presentadas por escrito que especifiquen cómo o dónde desea recibir estas comunicaciones.
3. Derecho a inspeccionar y copiar. Tiene derecho a inspeccionar y copiar su información médica, con excepciones limitadas. Para acceder a su información médica, debe presentar una solicitud por escrito que detalle a qué información desea acceder y si desea inspeccionarla u obtener una copia de ella. Le cobraremos una tarifa razonable, según lo permita la ley federal y estatal aplicable. Podemos rechazar su solicitud en circunstancias limitadas. En tal caso, le notificaremos por escrito el motivo de la denegación, si tiene la oportunidad de que se revise la denegación y, de ser así, el proceso para revisar la denegación. En la mayoría de los casos, existe la oportunidad de revisar la denegación. Cumpliremos con el resultado de la revisión.
4. Derecho a modificar o complementar. Tiene derecho a solicitar que modifiquemos su información médica que crea que es incorrecta o incompleta. Debe presentar una solicitud de modificación por escrito e incluir las razones por las que cree que la información es inexacta o incompleta. No estamos obligados a cambiar su información médica y le proporcionaremos información sobre la denegación de este consultorio médico y cómo puede estar en desacuerdo con la denegación. Podemos denegar su solicitud si no tenemos la información, si no creamos la información (a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación), si no se le permitiría inspeccionar o copiar la información en cuestión, o si la información es precisa y completa tal como está. También tiene derecho a solicitar que agreguemos a su registro una declaración de hasta 250 palabras sobre cualquier declaración o elemento que crea que está incompleto o incorrecto.
5. Derecho a un informe de divulgaciones. Tiene derecho a recibir un informe de ciertas divulgaciones de su información médica realizadas por este consultorio médico durante un período de hasta seis años. Por ejemplo, no estamos obligados a proporcionarle un informe de las divulgaciones que se le hicieron a usted, con fines de tratamiento, realizadas con su autorización y para otros fines determinados. Para obtener un informe de las divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito. Tiene derecho a un informe dentro de un período de 12 meses. Si solicita un segundo informe en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable.
6. Derecho a una copia electrónica de los registros médicos electrónicos. Si su PHI se mantiene en un formato electrónico (conocido como registro médico electrónico o registro de salud electrónico), tiene derecho a solicitar que se le entregue una copia electrónica de su registro o que se transmita a otra persona o entidad. Haremos todo lo posible para brindar acceso a su PHI en la forma o formato que solicite, si es fácilmente reproducible en dicha forma o formato. Si la PHI no es fácilmente reproducible en la forma o formato que solicita, su registro se proporcionará en nuestro formato electrónico estándar o, si no desea esta forma o formato, en una copia impresa legible. Podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por la mano de obra asociada con la transmisión del registro médico electrónico.
7. Derecho a recibir una notificación de una violación. Tiene derecho a que se le notifique si se produce una violación de cualquier PHI no segura que tenga.
8. Copia impresa. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso de prácticas de privacidad. Puede solicitarnos que le entreguemos una copia de este Aviso de prácticas de privacidad en cualquier momento. Incluso si ha aceptado recibir este aviso de forma electrónica, aún tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso.
Si desea recibir una explicación más detallada de estos derechos o si desea ejercer uno o más de estos derechos, comuníquese con nuestro Responsable de privacidad al número que aparece en la parte superior de este Aviso de prácticas de privacidad.
D. Cambios a este Aviso de Prácticas de Privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de Prácticas de Privacidad en cualquier momento en el futuro. Hasta que se realice dicha modificación, estamos obligados por ley a cumplir con este Aviso de Prácticas de Privacidad. Después de que se realice una modificación, el Aviso de Prácticas de Privacidad revisado se aplicará a toda la información médica protegida que mantenemos, independientemente de cuándo se creó o recibió. Mantendremos una copia del Aviso de Prácticas de Privacidad actual publicada en nuestra área de recepción. También publicaremos el Aviso de Prácticas de Privacidad actual en nuestro sitio web.
E. Quejas
Las quejas sobre este Aviso de Prácticas de Privacidad o sobre cómo este consultorio médico maneja su información médica deben dirigirse a nuestro Oficial de Privacidad que figura en la parte superior de este Aviso de Prácticas de Privacidad. No se le sancionará por presentar una queja.
Si no está satisfecho con la forma en que esta oficina maneja una queja, puede presentar una queja formal a:
Departamento de Salud y Servicios Humanos
Oficina de Derechos Civiles
Hubert H. Humphrey Bldg.
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F HHH Building
Washington, DC 20201
Confirmación de recepción del Aviso de prácticas de privacidad
Por la presente, confirmo que recibí una copia del Aviso de prácticas de privacidad del consultorio de Mind Body Medicine. Además, confirmo que se publicará una copia del aviso actual en el área de recepción y en el sitio web del consultorio médico y que se me ofrecerá una copia de cualquier Aviso de prácticas de privacidad modificado en cada cita.
Si firma este Recibo de Aviso de prácticas de privacidad como padre, tutor u otro representante legal del paciente, indique su autoridad para actuar en nombre del paciente y firme a continuación.