Formulaire 2025 de demande de reconnaissance en tant que centre d'archives privées

Formulaire de demande de reconnaissance en tant que centre d'archives privées

(Décret du 25 mai 2023 relatif à la conservation et à la valorisation des archives privées d’intérêt patrimonial)
Préambule

Le présent formulaire a pour but de clarifier la demande de votre centre en terme de reconnaissance et de permettre le diagnostic de catégorie en la matière. Il est possible qu'une visite in situ soit organisée dans le cadre de l'analyse de votre dossier, mais celle-ci n'est pas systématique. Veillez donc à faire de votre dossier un outil autonome pour l'analyse.

Tous les éléments que vous devrez mettre en place et les actions que vous devrez déployer dans le cadre d'une éventuelle reconnaissance seront détaillés dans votre plan quinquennal et votre budget quinquennal prévisionnel. Pour ces deux documents, nous vous demandons d'utiliser les modèles téléchargeables sur le site internet de la Direction du Patrimoine culturel. Trois autres canevas obligatoires doivent être chargés sur cette page et employé pour remplir votre demande. Ils concernent vos partenariats significatifs, les informations quantitatives relatives à vos fonds (Attention, deux onglets à remplir) et la note de démonstration de l'intérêt patrimonial de vos fonds. L'emploi de ces cinq documents (Word et Excel) est obligatoire.

En sus de ces éléments, le formulaire comprend plusieurs invitations à charger vos documents de gestion, de procédures, etc. La liste des documents dont vous aurez besoin afin de le compléter se trouve à la fin du vadémécum à l'usage des demandeurs qui est lui aussi disponible sur le site de la Direction du Patrimoine culturel.

Des tableaux d'autodiagnostic (conformité aux critères de base de reconnaissance et calcul de catégorie) sont des outils préparatoires qui sont à votre disposition sur le même site. Vous trouverez plusieurs informations relatives aux niveaux de conservation numériques et à la signification des différents éléments qui la composent dans la foire aux questions au sein du vadémécum.

Vous avez la possibilité de sauvegarder ce formulaire à tout moment. N'hésitez pas à le faire régulièrement. Soyez attentif à bien utiliser la même adresse courriel que celle employée pour la sauvegarde lorsque vous vous connectez au formulaire afin d'éviter toute déconvenue.

Toutes les statistiques qu'il vous est demandé de fournir dans le cadre de cette demande s'arrêtent au 31 décembre 2024. Elles doivent correspondre à la situation du centre à cette date.

Le formulaire comprend de nombreuses infobulles qui fournissent des précisions ou des marches à suivre sur les points qu'elles concernent. Merci de les lire attentivement et de vous reporter à la foire aux questions qui se trouvent au sein du vadémécum pour de plus amples informations.

Pour les champs libres, des limitations sont parfois établies afin de cadrer la longueur maximale des développements. Celles-ci sont exprimées sous le cadre à remplir en nombre de mots et non en nombre de caractères.

En cas de problème ou de question, vous pouvez envoyer un courriel à l'adresse archivesprivees@cfwb.be.

Pour rappel, la date limite de remise des formulaires est le 31 mars 2025.

1. Données d'identification

Informations sur le demandeur, son statut, ses activités, ses unités d'établissement
1.1 Demandeur
Statut*
Nom statutaire de l'association*
Représentant légal de l'association (Titre)*
n° BCE*
Adresse du siège social*

Numéro et rue

Complément d'adresse

VilleÉtat/Région

Code Postal
Email de contact dans le cadre du dossier*
exemple@exemple.com
1.2 Unité d'exploitation (Lieu principal où se déroulent les activités archivistiques)
Adresse de l'unité d'exploitation principale (si différente du siège social)

Numéro et rue

Complément d'adresse

VilleÉtat/Région

Code Postal
Si l’unité d’exploitation principale se trouve en Région de Bruxelles-Capitale, précisez pourquoi vous estimez relever de la compétence de la CFWB pour vos archives d'intérêt patrimonial

0/500
Veuillez charger le ou les documents attestant de la propriété ou de l'exploitation du ou des bâtiments dans le(s)quel(s) s'exercent les activités archivistiques *

Ex: acte de propriété, bail, attestation de mise à disposition de locaux
Cancelof
1.3. Votre association est-elle un centre d’archives reconnu par la FWB bénéficiant d’une convention de transition ?*

OuiNon
1.3.1 Veuillez charger votre rapport d'activités 2024 faisant état de vos avancées quant aux objectifs et missions qui vous ont été confiées dans la convention de transition*

Cancelof
1.4. Votre association exerce-t-elle ses missions archivistiques depuis au moins 5 ans ?*

OuiNon
1.5. Confirmez-vous que la conservation ou la valorisation d’archives audiovisuelles n’est pas l’objet principal de votre action ?*

OuiNon
1.6. Disposez-vous de fonds d’archives d’intérêt patrimonial de min 175ml provenant de minimum 10 producteurs différents et dont au moins la moitié du volume est en propriété (don) ou en gestion (dépôt) long terme ?*

OuiNon
1.6.1 Précisez le nombre de producteurs relevés au sein de vos fonds d'intérêt patrimonial
Pour rappel, un fonds d’intérêt patrimonial (DCF Art. 1er -3°) est un ensemble cohérent :

a) constitué majoritairement d'archives privées (Voir FAQ pour plus d'informations) provenant d'un même producteur ou collectionneur, et âgées de plus de 30 ans ou ayant perdu, avant cette date, leur utilité administrative ou juridique pour la personne qui les a produites ou reçues ;

b) et présentant un intérêt patrimonial pour la Communauté française au regard des critères de l'article 2 § 3 du décret du 25 mai 2023 à savoir :
--> la nécessité de préserver et transmettre l’histoire collective des populations et la diversité des expressions culturelles et des idées ;
--> le lien qu’entretient le fonds avec l’Histoire, notamment l’histoire culturelle, politique, sociale et économique ;
le lien qu’entretient le fonds avec l’identité culturelle des populations d’un territoire ;
--> la rareté des documents ou données concernées, ou remarquable état de conservation par rapport à d’autres documents ou données similaires.

Les archives privées auxquelles cette définition fait référence sont des « archives produites par une personne physique ou morale de droit privé, à l'exception de celles produites dans le cadre de la gestion d'un service public ; sont également considérées comme privées les archives produites par les membres et collaborateurs d'un parti politique à l'occasion de leurs mandats publics, à l'exception des documents officiels établis ou reçus au nom ou pour le compte de l'autorité publique pour laquelle ils agissent. »

Tous les éléments que vous souhaitez faire entrer dans votre volume à prendre en compte pour la reconnaissance doivent répondre à cette définition.
1.7 Décrivez de quelles manières les missions archivistiques sont déployées au sein de votre organisation*
Voir infobulle pour exemple
1.8 Veuillez charger les bilans moraux/rapports d'activités des trois dernières années*

Cancelof
1.9 Veuillez charger les budgets, bilans et comptes annuels DÉTAILLÉS des trois dernières années ainsi qu'un relevé d'identité bancaire*

Pour rappel, la viabilité financière de vos activités doit être assurée, voir FAQ, question 5.
Cancelof
1.10 Veuillez charger les derniers statuts publiés au Moniteur belge*

Si la dernière version conforme au Code des sociétés et des associations n’est pas encore parue au Moniteur belge, merci de joindre la version déposée pour publication ou validée par l’AG
Cancelof
1.11 Merci de joindre la liste nominative des membres siégeant dans l'organe d'administration de votre organisation*

Vous déclarez sur l’honneur que l'organisation respecte les principes de la bonne gouvernance culturelle et de l’autonomie culturelle prévoyant la limitation de la présence des mandataires publics dans les organes de gestion (Article 97. Décret de 2019 sur la nouvelle gouvernance culturelle).
Cancelof
Votre demande n'est pas recevable

3. Ressources humaines
3.1 Veuillez joindre l’organigramme de votre organisation reprenant le nom des services/départements qui la composent et le personnel affecté, ainsi que les éventuels comités/conseils*

Sur la question des organigrammes voir FAQ question 25
Cancelof
3.2 Veuillez charger un document précisant, pour chacune des personnes affectées à la réalisation des missions archivistiques au sein de votre organisation, leur fonction, leur ETP et l’intitulé exact de leur diplôme. *

Voir infobulle pour les informations relatives aux qualifications éligibles. Le centre doit disposer d’un 1 ETP responsable de la conservation, du traitement, de la valorisation et de la consultation des archives titulaire d’au moins une des qualifications reprise dans l'infobulle ou d'une équivalence reconnue par la CFWB. Si les conditions d’engagement ne sont pas remplies au moment du dépôt de la demande, le Centre devra procéder à l’engagement de la ou des personnes dans les 6 mois de sa reconnaissance. N’oubliez pas de prévoir ces éléments dans votre plan quinquennal. Les centres d’archives qui sont reconnus en catégorie B doivent avoir ½ ETP supplémentaire et ceux en catégorie A, 1 ETP supplémentaire.
Cancelof

4. Vos collections et fonds
4.1 Veuillez charger une note expliquant l’intérêt patrimonial de vos fonds*

Canevas téléchargeable sur le site internet de la Direction du patrimoine culturel.
Cancelof
Cet élément est central dans votre demande. Il doit reprendre au minimum les informations suivantes :

1. La description du but et de l'objet social de votre Association

2. Les thématiques couvertes par le centre en termes de conservation et de collecte (si celles-ci ne sont pas explicitement reprises dans le point précédent).

3. Un argumentaire démontrant, d’une part, la cohérence entre ce que vous déclarez comme fonds d’IP (intérêt patrimonial) et le but et l’objet social de votre association et, d’autre part, qu’il s’agit bien de fonds d’intérêt patrimonial. Merci de vous référer à la définition du fonds d'IP et de rattacher ceci aux critères repris en introduction du point 1.6 du présent formulaire. On portera une attention plus particulière à cette démonstration pour les fonds de moins de trente ans.

4. Si vous déclarez un volume d’archives numériques, celles-ci doivent toutes répondre au minimum aux conditions du premier niveau de conservation numérique lien vers annexe ici. En ce qui concerne les formats considérés comme pérennes, ce sont les guidelines des AGR qui sont prises pour référence, mais certains éléments sont sujets à interprétation. Si parmi les archives numériques prises en compte, il y a des formats qui ne sont pas ceux des guidelines, mais que vous considérez comme étant pérennes (ex : fichier pdf simple d’un document dont ce pdf est le seul et unique support existant encore), merci d’argumenter sur la pertinence de ce choix ici.
4.2 Veuillez charger votre état général des fonds*

Celui-ci doit au moins reprendre pour chaque fonds : nom du fonds, dates extrêmes, producteur, importance matérielle, niveau de description et état de communicabilité. Les états de traitement doivent être indiqués fonds par fonds de façon précise (Ex: Fonds total 500ml, 200ml inventoriés, 200ml triés, 100ml non traités).
Cancelof
4.3 Veuillez charger le tableau Excel reprenant les informations quantitatives relatives à vos fonds (ATTENTION : deux onglets à compléter)*

Le tableau est à charger sur le site internet de la Direction du Patrimoine culturel. Voir infobulle
Cancelof
4.4 Dons et dépôts à long terme

On entend par dépôt à long terme un dépôt d'au moins 10 ans. Veillez à ce que le total des pourcentages déclarés aux points 4.3.1 à 4.3.3 aboutissent bien à 100%
4.4.1 Proportion de dons/propriété (en %) au sein des ml totaux déclarés dans l'Excel*
4.4.2 Proportion de dépôts à long terme au sein des ml totaux déclarés dans l'Excel (en %)*
4.4.3 Proportion de dépôts à court terme au sein des ml totaux déclarés déclarés dans l'Excel (en %)*

5. Mission de collecte
5.1 Veuillez joindre ici votre politique de collecte*

Ce document doit comprendre a minima vos champs de prospection clairement définis et vos modes de fonctionnement en matière de collecte. (Ex. comment vous contacter, délai de décision sur une demande de dons/dépôts, possibilités en termes d’enlèvement ou de dépôt éventuel des fonds, tri en amont ou a posteriori , garanties demandées par rapport aux fonds sur la propriété ou la provenance, etc.). Voir FAQ question 32 pour plus d'informations.
Cancelof
5.2 Veuillez indiquer le lien vers la page internet où cette politique est rendue accessible aux tiers*
5.3 Veuillez charger les documents de gestion de base: un modèle de bordereau de versement, une copie ou extrait de votre registre des entrées, un modèle type de vos conventions de don et de dépôt*

Cancelof
5.3.1 Si vous utilisez d'autres outils, merci de les listez ci-dessous et de les garder à disposition des rapporteurs de la Commission lors d'une éventuelle visite
5.4 Quel métrage de fonds d’intérêt patrimonial avez-vous collecté au cours des 5 dernières années ?*
5.5 Si vous sollicitez une mission complémentaire de politique de collecte intensifiée, veuillez indiquer la quantité que vous prévoyez de collecter sur le prochain quinquennat (ml/Go/m³)
Veillez à intégrer les informations dans votre plan d’actions quinquennal (Prospect et fonds ciblés, stratégie de sensibilisation, modalité d'accompagnement et de transfert, etc.)

7. Mission de traitement
7.1 Veuillez charger votre document relatif aux règles générales de tri et de classement appliquées par le centre*

Voir FAQ, question 42
Cancelof
7.2 Veuillez charger un exemple ou extrait d'inventaire réalisé conformément à la norme ISAD(G)*

Si aucun de vos inventaires n'est aux normes au moment du dépôt de la demande, veuillez charger un modèle que vous emploierez pour le futur. Sur la question des inventaires, voir FAQ, notamment la question 29
Cancelof
7.3 Disposez-vous d’un logiciel d’inventaire, de type base de données avec un système de recherche par données structurées ?*

OuiNon
7.3.1 Si oui, lequel?*

8. Mission de mise à disposition
8.1 Décrivez les aménagements et l'accessibilité de votre espace dédié aux lecteurs
8.1.1 Nombre de places pour les lecteurs*
8.1.2 Accès libre ou sur RDV*
8.1.3 Nombre de demi-jours d'ouverture par semaine*
8.1.4 Nombre de semaines d'ouverture par an*
8.1.5 Accès des lecteurs à une connexion WIFI*

OuiNon
8.1.6 Nombre de postes informatiques à disposition des lecteurs*
Si vous valorisez des archives numériques dans le métrage déclaré, vous devez disposez au moins d'un poste disponible en salle de lecture
8.2 Précisez votre politique tarifaire d'accessibilité et de consultation des fonds (hors reproduction) *
Ex: Carte de lecteur payante ou non? Frais pour les recherches effectuées par l'archiviste? Etc.
8.3 Des travaux d’infrastructure empêchent-ils de répondre aux critères d’ouverture (4 demi-jours par semaine pendant au moins 30 semaines par an)?

Oui (dans ce cas, vous devez solliciter une dérogation auprès de la FWB)Non
8.4 Veuillez indiquer le lien vers la page internet où un état général des fonds est rendu accessible aux lecteurs*
8.5 Veuillez joindre votre guide ou document à destination des professionnels, explicitant la politique du centre en matière de prêt, déplacement et reproduction éventuelle des archives*

Cancelof
8.5.1 Si le guide à destination des professionnels est disponible sur internet, merci de fournir le lien
8.6 Proposez-vous un service de reproduction à destination des lecteurs?*

OuiNon
8.7 Votre logiciel d’inventaire, de type base de données avec un système de recherche par données structurées est-il disponible en ligne ?*

OuiNon
8.7. 1 Merci de fournir le lien vers votre logiciel en ligne

10. Numérisation des fonds et collections
10.1 Possédez-vous des fichiers de numérisation d’archives papier dont vous avez la gestion (Campagne Pep's ou autre) ?*

OuiNon
10.1.1 Si oui, indiquez quelle quantité en ml numérisé et en Go*
10.2 Vos fichiers numérisés sont-ils disponibles en ligne?*

OuiNon
10.2.1 Si oui, veuillez indiquer le lien d'accès à la plateforme*
10.3 Disposez-vous d'équipement de numérisation ?*

OuiNon
10.3.1 Si oui, indiquez lesquels*
10.4 Si vous sollicitez une mission complémentaire de numérisation, veuillez indiquer le ml que vous prévoyez de numériser pendant la période*
Veillez à intégrer les informations dans votre plan d’actions quinquennal (fonds ciblés, stratégie de numérisation, etc.)

11. Partenariats et réseaux
11.1 Dans le document "partenariats" téléchargeable sur le site internet de la Direction du Patrimoine culturel, listez vos partenariats structurels significatifs actuels (max. 10) et décrivez leurs plus-values. Veuillez identifier le ou les domaines ainsi que votre rôle au sein de la collaboration.

Voir FAQ, question 43
Cancelof
11.2 Veuillez indiquer les principaux réseaux auxquels vous appartenez*
Indiquez non applicable si vous n'appartenez à aucun réseau. Voir FAQ, question 43.

12. Plan quinquennal et budget
Veuillez charger votre plan quinquennal et votre budget prévisionnel (découlant du plan quinquennal). Utilisez OBLIGATOIREMENT les modèles téléchargeables sur le site de la Direction du patrimoine culturel.*

Cancelof

13. Fin de formulaire
En soumettant le formulaire, je certifie que toutes les données qui y sont transmises sont exactes.

Je certifie avoir autorité pour engager mon association dans cette procédure.

J'autorise la CFWB à utiliser ces données et l'adresse de contact courriel indiquée dans le formulaire aux fins de traitement de mon dossier.

En apposant ma signature au bas du document, je confirme que les éléments de déclaration sur l'honneur que le formulaire contient sont exactes et légitimes.
Identité de la personne qui soumet le formulaire*

PrénomNom de famille
Date

JourMoisAnnée
Date
Veuillez signer le formulaire*

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Formulaire de demande de reconnaissance en tant que centre d'archives privées

1. Données d'identification

2. Informations générales de la demande

3. Ressources humaines

4. Vos collections et fonds

5. Mission de collecte

6. Mission de conservation

7. Mission de traitement

8. Mission de mise à disposition

9. Mission de valorisation

10. Numérisation des fonds et collections

11. Partenariats et réseaux

12. Plan quinquennal et budget

13. Fin de formulaire