Concrètement comment cela se passe ?

A. Informations demandées

Toute la prépartion de ton camp est regroupée dans trois documents :

1) Le dossier de préparation de camp 
Ce document est structuré pour te permettre de présenter clairement la construction de ton camp en t’appuyant sur les 10 points clés d'un camp bien préparé.

2) Un fichier Grille de camp et menu : un tableau Excel pour avoir une vision globale du déroulement du camp et des activitées programmées.

3) Le budget prévisionnel du camp : une feuille de calcul Excel pour ne rien oublier et voir si le budget de ton camp est en équilibre.

Tu peux utiliser les documents-types que nous te proposons ou bien tes propres documents, tant qu'ils regroupent toutes les informations ci-dessus. 

B. Mise en ligne de tes documents

Nous te demandons de mettre en ligne les documents directement dans ce formulaire, grâce aux boutons prévus à cet effet.

C. Besoin d'un coup de pouce ?

Pour t'aider au mieux dans l'organisation de ton camp, nous mettons à ta disposition une série de conseils, tutos et ressources pédagogiques utiles. Tu peux les retrouver dans le document CAMPPASS - Préparer le camp.

 

D. Finalisation et envoi de ton carnet de camp

Lorsque tout est complet, clique sur le bouton « valider et envoyer la prépa de camp ».

Attention, tant que tu ne cliques pas sur ce bouton rien n’est transmis.

Merci et bonne rédaction !

❗ Cette section n'est obligatoire que pour les camps PIONNIERS.

Pour tous les aspect du Projet avec ton Relais - la construction, la destination, la forme, les ressources -, consulte le document :Vivre une expérience à l'International.

Si tu as une demande particulière ou un besoin de soutien dans le cadre de l'organisation de votre camp, n'hésite surtout pas à nous le communiquer ci-dessous.

Nous ferons tout notre possible pour répondre aux mieux à vos demandes en fonction de nos disponibilités.

La plupart des Equipes Régionales visitent les camps durant la saison estivale.

L’objectif de ces visites est de créer du lien, prendre de vos nouvelles, être à l’écoute de vos éventuelles difficultés et partager à vos côtés l’expérience unique des camps.

L’équipe du SUCR* s’est également donné pour mission de visiter quelques camps de chaque région durant l’été, afin d’être au plus proche du terrain et de mieux connaître les unités qu’elle accompagne. Ces visites sont planifiées à l’avance et organisées avec votre accord : il n’y a ni visites surprises, ni volonté de contrôle.

Qu’il s’agisse de l’Équipe Régionale ou du SUCR, nous comptons sur vous pour réserver à vos visiteurs le meilleur accueil et faire de ces rencontres des moments riches, conviviaux et inspirants pour tous.

* Support aux Unités, Cadres et Régions

 

Et après, qu'est-ce qui se passe ?

Ton dossier préparation de camp est transmis :

• à l’adresse mail que tu as renseignée lors de l'ouverture de ta session.
• à ton Staff d’Unité (RU et RUa)
  
• à ton Equipe Régionale
• au Service International (si ton camp se déroule à l’étranger)
• au Siège Fédéral

 

Qui se charge de valider le camp ? Quand et comment ?

 

 

Qui ?	Le suivi et la validation du camp est effectué par les RU/RUa. La validation d’un camp résulte d’un accord mutuel entre le Staff de section et les responsables d’Unité.
Quoi ?	Ils·elles attestent ensemble que l’organisation et la préparation du camp ont fait l’objet d’un suivi sérieux autour des 10 points d’attention (cf. p.8 de CAMPPASS mode d'emploi).
Quand ?	En fin de processus, à la date proposée par tes RU/RUa. (la validation doit être envoyée maximum 7 jours avant le départ en (pré)camp.)
Comment ?	Sur base des éléments fournis dans le dossier de préparation camp CampPASS, les RU/RUa et les Staffs de Section conviennent d’un moyen (rencontre, appel téléphonique, visio...) pour échanger sur la prépa et procéder à la validation du camp.
Et après ?	Une fois cet accord établi, le·la RU/RUa informe la Région et le Support aux Unités de la validation commune du camp 7 jours avant le départ en (pré)camp.
En cas de problème ?	S’il y a un désaccord entre le Staff d’Unité et le Staff de Section, une des personnes impliquées fait appel à la Région (ou à défaut au Support aux Unités). Ensemble, nous essayerons de trouver des pistes de solution.

 

Merci pour ton implication !

🤙 Tu as terminé de compléter ton carnet de camp 2026 !

 

Attention! Tant que tu ne cliques pas sur le bouton ENVOYER, rien n’est transmis à tes RU/RUa, à ta Région ni à la structure fédérale.

Conditions de préparation et de validation des camps 2026 :

Les éléments de prépraration et de validation des camps sont repris à la page 4 du document "CAMPPASS - préparation et validation des camps 2026"

 

Attention !

Un problème technique se produit parfois avec la mise en ligne de fichiers.
Certains formulaires CampPass nous arrivent sans que les fichiers aient été pris en compte par la plateforme.  

Après avoir envoyé ton formulaire, vérifie bien dans le mail que tu reçois que les pièces jointes se trouvent dans le récapitulatif.  Si elles ne s’y trouvent pas reviens vers nous (unites@sgp.be) pour qu’on trouve ensemble une autre solution.