Checkliste zur Vorbereitung Deiner GV
1. Vorbereitungshandlungen vor Versand der Einladung
Schritte zur optimalen Planung und Organisation deiner GV
Form der GV
Statutarische und gegebenenfalls technische Anforderungen an die GV sind erfüllt
Form der Generalversammlung festlegen: welche Form soll die GV haben?
Physische GV: alle Teilnehmer sind vor Ort anwesend
Hybride GV: Teilnehmer können entweder vor Ort oder online teilnehmen
Virtuelle GV: Die GV findet ausschliesslich online ohne physischen Tagungsort statt
GV an mehreren Tagungsorten: Die GV findet an verschiedenen Tagungsorten gleichzeitig statt
GV im Ausland: die GV findet an einem Tagungsort im Ausland statt
Prüfung der statutarischen Grundlagen: Erlauben die Statuten die Durchführung einer virtuellen GV?
Virtuelle GV: Eine explizite Statutenbestimmung ist erforderlich und in unseren Statuten vorhanden
Prüfung der statutarischen Grundlagen: Erlauben die Statuten die Durchführung einer GV an mehreren Tagungsorten gleichzeitig?
GV mit mehreren Tagungsorten: Eine explizite Statutenbestimmung ist erforderlich und in unseren Statuten vorhanden
Prüfung der statutarischen Grundlagen: Erlauben die Statuten die Durchführung einer GV im Ausland?
GV im Ausland: Eine explizite Statutenbestimmung ist erforderlich und in unseren Statuten vorhanden
Termin und Ort der GV festlegen
Festlegung je nach GV Form
Datum und Uhrzeit festlegen und kommunizieren
Datum und Uhrzeit der GV sind definiert
Datum und Uhrzeit sind den Aktionären kommuniziert
Datum und Uhrzeit sind allen VR-Mitgliedern kommuniziert
Datum und Uhrzeit sind gegebenenfalls dem Revisor/den Revisoren kommuniziert
Durchführungsort der physischen bzw. hybriden GV bzw. der GV im Ausland
Ein Sitzungs-/Konferenzzimmer, Kongressaal, etc. in angemessener Grösse (für mind. ca. 10 - 20% des gesamten Aktionariats) ist reserviert
Ich habe eine Reservationsbestätigung erhalten
Durchführungsorte der Generalversammlung mit mehreren Tagungsorten
Mehrere Sitzungs-/Konferenzzimmer, Kongresssäle, etc. in angemessener Grösse (für mind. ca. 10 - 20% des gesamten Aktionariats) sind reserviert
Ich habe für jedes Sitzungs-/Konferenzzimmer, Kongressaal, etc. eine Reservationsbestätigung erhalten
Die Übertragung der Präsentationen, Reden, Voten, etc. an den/die anderen Versammlungsort/-orte ist sichergestellt
Elektronische Mittel für alle GV-Formen
Eine Software für Abstimmungen, elektronische Stimmrechtsinstruktionen und das Auszählen der Abstimmungsergebnisse ist definiert
Die Anleitung zur Nutzung der elektronischen Mittel ist für alle Teilnehmer (Aktionäre, gegebenenfalls Stimmrechtsvertreter, Vorsitzender, VR-Sekretär, gegebenenfalls Notar) sichergestellt
Zusätzliche elektronische Mittel für die Übertragung von Bild und Ton bei hybriden oder virtuellen bzw. GV an mehreren Veranstaltungsorten
Eine Videokonferenlösung ist definiert
Der Zugang für alle Teilnehmer (offen für alle mit Link, nur mit Einladung, mit Passwort, etc.) ist definiert
Reglement des Verwaltungsrats über die GV mit elektronischen Mitteln
Der Verwaltungsrat hat ein Reglement zur Durchführung von virtuellen und hybriden Generalversammlungen verabschiedet
Technische Voraussetzungen für die Verwendung elektronischer Mittel: Anforderungen bei hybriden und virtuellen GVs
Die Identität der Teilnehmer kann sichergestellt werden
Die Voten der Teilnehmer können in der GV unmittelbar übertragen werden
Es ist sichergestellt, dass jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann
Es ist sichergestellt, dass das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann
Geschäftsbericht und Revisionsbericht erstellen
Geschäftsbericht und Revisionsbericht erstellen
Erstelle den Geschäftsbericht, der die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang) umfasst.
Falls revisionspflichtig, lasse die Jahresrechnung von der Revisionsstelle prüfen und den entsprechenden Revisionsbericht erstellen.
Einladung und Traktandenliste erstellen
Traktanden und Anträge
Du hast eine Traktandenliste erstellt
Es befinden sich alle Standardtraktanden auf der Traktandenliste
Prüfe, ob Du Deiner GV dieses Jahr besondere Beschlüsse beantragst, bspw. Statutenänderungen, eine Kapitalerhöhung, eine Zweckänderung, etc.
Prüfe in den Statuten, ob Du dieses Jahr Deinen Verwaltungsrat wiederwählen musst und ob Du nötigenfalls Anträge zur Wiederwahl der bestehenden Mitglieder gestellt hast
Prüfe, ob Du Vakanzen im Verwaltungsrat hast und gegebenenfalls Anträge zur Wahl neuer Mitglieder gestellt hast
Alle Traktanden und Anträge sind vom Verwaltungsrat abgesegnet
Einladung
Die Einladung ist formuliert und vom Verwaltungsrat abgesegnet
Bereite die Einladung in der von den Statuten vorgesehenen Form vor (prüfe, ob Einladung per Post nötig ist oder Email reicht)
Notar und öffentliche Beurkundung
Bestelle einen Notar für Anträge, die einer öffentlichen Beurkundung bedürfen; teile ihm den GV-Termin und den Antrag mit
Lass Dir den Termin vom Notar bestätigen
Stimmrechtsvertretung
Wahl der Stimmrechtsvertretung
Prüfe, ob die Statuten Bestimmungen zur Stimmrechtsvertretung enthalten
Falls die Statuten die Vertretung der Aktionäre auf andere Aktionäre beschränken: teile dies den Aktionären in der Einladung mit
Falls ein Aktionär die Wahl eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters verlangt hat: Der Verwaltungsrat hat einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ernannt
Unabhängiger Stimmrechtsvertreter
Du hast den Aktionären die Kontaktinformationen (Vorname, Nachname, Email, Postadresse) des unabhängigen Stimmrechtsvertreters mitgeteilt
Du hast der Einladung und der Traktandenliste eine Stimmrechtsinstruktion für die Aktionäre zuhanden des unabhängigen Stimmrechtsvertreter beigelegt
Bei der Verwendung von elektronischen Mitteln hat der unabhängige Stimmrechtsvertreter Zugang dazu erhalten
Unterlagen bereitstellen
Bekanntmachung des Geschäfts- und Revisionsberichts
Mache den Geschäftsbericht den Aktionären mind. 20 Tage vor der GV elektronisch zugänglich
Falls revisionspflichtig, mache den Revisionsbericht den Aktionären mind. 20 Tage vor der GV elektronisch zugänglich
Stelle den Aktionären Geschäfts- und gegebenenfalls den Revisionsbericht mind. 20 Tage vor der GV persönlich zu, sofern sie nicht elektronisch zugänglich gemacht werden
Aktualisieren und Schliessen des Aktienbuchs
Stelle sicher, dass Dein Aktienregister vollständig und aktuell ist
Prüfe, ob Du alle Transaktionen und gegebenenfalls neue Investitionen korrekt und vollständig abgebildet hast
Prüfe, ob die Anzahl Aktien im Aktienregister mit der Anzahl Aktien im Handelsregister übereinstimmt
Plausibilisiere, ob die Adressen und Email-Adressen der Aktionäre aktuell und vollständig sind
Schliesse das Aktienbuch und warte mit neuen Eintragungen bis nach der Generalversammlung
Versand der Einladung
Einladungsversand
Du hast die Einladung in der von den Statuten vorgesehenen Form an alle Aktionäre verschickt
Du hast eine Kopie der Einladung allen Mitgliedern des Verwaltungsrats, den Stimmrechtsvertretern und gegebenenfalls dem Notar und dem Revisor zugesellt
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2. Vorbereitungshandlungen nach Versand der Einladungen
Sicherstellung der reibungslosen Durchführung der GV
Aktienregister teilen
Aktienregister mit dem Stimmrechtsvertreter teilen
Teile das Aktienregister mit dem unabhängigen Stimmrechtsvertrer
Aktienregister mit dem Notar teilen
Teile das Aktienregister mit dem Notar
Zutrittskontrolle und Stimmenzählung
Bei physischen und hybriden GVs bzw. GVs im Ausland oder mit mehreren Versammlungsorten: Vorbereitung der Zutrittskontrolle und Stimmenzählung
Organisiere die Zutrittskontrolle am Tagungsort damit sichergestellt ist, dass nur Aktionäre bzw. deren bevollmächtigte Vertreter an der GV teilnehmen können
Bestelle Stimmenzähler und weise sie in ihre Aufgaben ein, sofern das Auszählen der Stimmen nicht durch eine Software erledigt wird
Drehbuch, Protokoll und Handelsregisteranmeldungen vorbereiten
Drehbuch erstellen
Erstelle ein Drehbuch, das die Begrüssung, Präsentationen sowie alle Traktanden und Anträge umfasst
Sprich den Ablauf des Drehbuchs mit anderen Mitwirkenden wie dem Sekretär des VRs, anderen VR-Mitgliedern, gegebenenfalls GL-Mitgliedern, dem Notar und dem Revisor ab
Protokollführer bestimmen und Vorlage vorbereiten
Bestimme eine Person, die während der GV das Protokoll führt.
Bereite ein Protokollraster vor, das während der GV ausgefüllt wird, sofern das Protokoll nicht von einer Software erstellt wird.
Beschlussfassung verstehen
Setze Dich mit den gesetzlichen und statutarischen Quoren für die Genehmigung der traktandierten Anträge auseinander
Notiere für jedem Antrag, welches gesetzliche und statutarische Quorum zu dessen Genehmigung notwendig ist.
Handelsregisteranmeldungen für neu gewählte VR-Mitglieder vorbereiten
Unterschriftenmuster, ggfs. Beglaubigung, Wahlannahmeerklärung und Handelsregisteranmeldung vorbereiten
Handelsregisteranmeldungen vorbereiten für Beschlüsse, die eine Änderung der Statuten zur Folge haben
Handelsregisteranmeldung für beurkundungspflichtige vorbereiten, soweit dies nicht der Notar tut
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3. Vorbereitungshandlungen unmittelbar vor Beginn der GV
Letzte Schritte zur Sicherstellung einer erfolgreichen GV
Überprüfung der technischen Systeme bei hybriden GVs, virtuellen GVs und GVs an verschiedenen Veranstaltungsorten
Teste alle technischen Systeme, einschliesslich Audio
Stelle sicher, dass Du den Ablauf der GV in den technischen Systemen beherrschst
Stelle sicher, dass Support durch den Betreiber des technischen Systems unmittelbar vor und während der GV bereitsteht
Stimmrechtsvertretungen
Überprüfe das Vorliegen von rechtsgültigen Vollmachten von vertretenen Aktionären
Stelle sicher, dass Du bei Beginn der GV weisst, wie viele Aktienstimmen durch Stimmrechtsvertreter (insb. den unabhängigen) vertreten werden, und übertrage diesen Wert in die Feststellungen
Anwesenheiten (für alle physischen und elektronischen Teilnahmeformen)
Stelle sicher, dass nur im Aktienregister eingetragene Aktionäre bzw. von ihnen bevollmächtigte Personen Zugang zum Versammlungsort bzw. der elektronischen Durchführungsform haben
Stelle sicher, dass Du die Anzahl der durch persönliche Anwesenheit (physisch und elektronisch) vertretenen Aktienstimmen kennst, und übertrage diesen Wert in die Feststellungen
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4. Aufgaben nach der GV
Wichtige Schritte zur Dokumentation und Umsetzung der GV-Beschlüsse
Protokoll finalisieren und teilen
Stell die Vollständigkeit des Protokolls sicher, insb. hinsichtlich Wortmeldungen, Fragen und Antworten sowie Beschlüssen
Stell sicher, dass das Protokoll vom Vorsitzenden und dem Protokollführer unterschrieben ist
Stell das Protokoll den Aktionären zur Verfügung (spätestens 10 Tage nach der GV bei börsenkotierten und spätestens 20 Tage bei nicht börsenkotierten AGs)
Bewahre das Protokoll für mind. 10 Jahre auf
Handelsregisteranmeldungen
Reiche die vorbereiteten Handelsregisteranmeldungen, Wahlannahmeerklärungen, etc. am kantonalen Handelsregister ein
Ausführung der Beschlüsse
Setze die gefassten Beschlüsse der GV um, z.B. Durchführung der Dividendenzahlungen.
Checkliste fertig stellen und zuschicken
Erstelle aus unserer Checkliste ein PDF-Dokument und lasse sie Dir per Email zuschicken
An welche Adresse möchtest Du Dir die Checkliste zuschicken?
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beispiel@beispiel.de
Name der AG, deren GV Du planst
Z.B. Konsento AG
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