Gebruik een tijdelijke blokkering alleen voor persoonsgebonden accounts die slechts periodiek worden gebruikt. Bijvoorbeeld voor terugkerende freelancers of controleurs, wiens toegang tussentijds moet worden ontzegd, maar voor wie bestanden en instellingen bewaard moeten blijven.

Postvak delegatie en het delen van de OneDrive back-up kan door de gebruiker zelf worden gedaan. Ga alleen door met dit deel van de aanvraag, indien de gegevensdeling door de directie moet worden afgedwongen. 

• Hoe deel ik mijn Outlook mailbox met collega's?
• Hoe stuur ik e-mails automatisch door naar een collega?
• Hoe deel ik mijn OneDrive gegevens met een collega?

Je moet altijd zorgvuldig omgaan met de privacy van de (ex-)werknemer. E-mails die privé zijn of lijken mag je als werkgever niet inzien, zelfs niet als ze van collega's afkomstig zijn. In de praktijk is deze inschatting natuurlijk best lastig om te maken, maar ga altijd zo integer mogelijk te werk bij het controleren van de e-mails. Het controleren en doorsturen van e-mails moet je altijd aankondigen. Dit geldt zowel tijdens als na een dienstverband. Asista is op aanvraag beschikbaar voor consultancy op gebied van privacy wet- en regelgeving op uurbasis. Neem hiervoor contact op met tim.lahaije@asista.nl.

Het account blokkeren.

• De toegang tot alle M365 diensten en bijbehorende data wordt na verwerking (uiterlijk de volgende werkdag) per direct ontzegd.
  
  
• Licentiekosten blijven tussentijds doorlopen, totdat het gebruikersaccount volledig wordt afgevoerd.
  
  
• De organisatie dient zelf bij te houden welke accounts tijdelijk geblokkeerd zijn en deze eventueel op later tijdstip volledig uit dienst te melden.
  
  
• Nieuwe e-mail blijft zoals normaal binnenkomen. De medewerker dient zelf een doorstuurregel of out of office in te stellen. Toegang tot de persoonlijke mailbox van de medewerker is enkel mogelijk door Postvak delegatie aan te vragen.

Een blokkering opheffen.

• De toegang tot alle M365 diensten en bijbehorende data wordt na verwerking per direct vrijgegeven.
  
  
• Eventuele toegang tot de mailbox die eerder is ingeregeld voor andere collega's, kan optioneel ongedaan worden gemaakt via een e-mailbericht naar support@asista.nl. 
  
  
• De organisatie dient zelf bij te houden welke accounts opnieuw geactiveerd zijn.