Algemene voorwaarden Introductieweekend
Definities
Vereniging: De Leidse Studentenvereniging voor Internationale Betrekkingen, hierna te noemen SIB.
Bestuur: Bestuur van de SIB
Commissie: Introductiecommissie
1. Lidmaatschap
1.1 De Commissie en het Bestuur behoudt zich het recht om bij overtreding van onderstaande regels of de
regels van de accommodatie over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer van het
Introductieweekend. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op terugbetaling van de
betaalde deelnemersbijdrage.
2. Inschrijving
2.1. De inschrijving voor het Introductieweekend gebeurt automatisch door middel van inschrijving bij de
SIB, met mogelijkheid tot annulering van deelname aan het Introductieweekend.
2.2. Het inschrijfformulier dient volledig te worden ingevuld.
2.3. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van belangrijke medische informatie aan de commissie.
2.4. De deelnemer geeft bij ondertekening van het inschrijfformulier het Bestuur een machtiging om eenmalig de kosten van de activiteit af te schrijven van zijn/haar rekening.
2.5. Annulering geschiedt door middel van dit aan te geven op de daarvoor bestemde plek op het inschrijfformulier of een schriftelijke afmelding bij het Bestuur
2.6. Een aanmelding kan kosteloos geannuleerd worden tot en met 25 augustus 2025, daarna behoudt de
vereniging het recht alle kosten in rekening te brengen.
2.7. Bij mogelijke overboeking van het Introductieweekend wordt de deelnemer op een wachtlijst geplaatst.
2.8 Mededeling over mogelijke plaatsing van de wachtlijst wordt schriftelijk gecommuniceerd de week
voor aanvang van het Introductieweekend (5 september 2025).
3. Betaling
3.1. De deelnemersbijdrage is €50,- per persoon. Dit bedrag dekt onder andere de accommodatie, het eten
en drinken en de activiteiten tijdens het Introductieweekend. De deelnemer dient zelf het vervoer van en naar de locatie te betalen.
3.2. Betaling geschiedt in beginsel via een incasso namens SIB-Leiden. Deze incasso na het Introductieweekend plaatsvinden.
3.3. Indien de deelnemersbijdrage niet is voldaan, zal het Bestuur contact opnemen met de deelnemer.
3.4. Terugbetaling van deelnamegelden is in voorkomende gevallen op grond van zwaarwegende redenen
mogelijk. De beslissing hiervoor ligt altijd bij het Bestuur. Voor verzoek tot terugbetaling dient een schriftelijke aanvraag te worden ingediend bij het Bestuur.
4. Verzekering
4.1. Deelnemers zijn verplicht zich zelf voldoende te verzekeren, naar de aard van de activiteit.
4.2. Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet via de Vereniging verzekerd.
4.3. Noch de SIB noch de Commissie kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers tijdens het Introductieweekend.
5. Verblijfsreglement
5.1. Bij overlast of hinderlijk gedrag zal worden opgetreden, naar mate de overtreding.
5.2. In het geval van vernieling en/of diefstal van eigendommen van de Vereniging en/of van de Commissie
en/of van de deelnemers en/of de accommodatie, behoudt het Bestuur het recht om aangifte te doen bij
de politie.
5.3. In alle gevallen die niet binnen deze regels vallen en conflicten hierover beslist het Bestuur. Deze beslissingen zijn bindend. Van conflicten en beslissingen wordt de Commissie in kennis gesteld.
6. Overige voorwaarden
6.1. De Commissiie heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens het jaar gemaakt wordt op verenigingsactiviteiten en andere activiteiten gelieerd aan de Vereniging te gebruiken voor publicitaire
doeleinden en haar sociale mediakanalen, hieronder wordt onder andere verstaan, maar niet gelimiteerd tot: Linkedin, Facebook, Whatsapp, Instagram, de website van de Vereniging, www.sibleiden.nl, en X,
zonder aparte toestemming van het lid of tegenprestatie vanuit de Vereniging, conform de privacy wetgeving.
6.2. De Commissie behoudt zich het recht voor om het maken van eigen beeldmateriaal door de deelnemers op specifieke momenten te weigeren.
6.3. De Commissie kan bij te lage deelnemersaantallen, calamiteiten, onvoorziene omstandigheden of overmacht te allen tijde besluiten het evenement geheel of gedeeltelijk te annuleren. Besluit hiertoe ligt bij de Vereniging. Het Bestuur kan in dat geval een alternatief aanbieden aan de deelnemers voor op een later tijdstip.
6.4. Door inschrijving en deelname aan het Introductieweekend wordt verondersteld dat de deelnemer op de hoogte is van alle daarmee samenhangende voorwaarden geldend voor dit specifieke evenement, als ook die van SIB. Door deelname aan het Introductieweekend gaat de deelnemer hier nadrukkelijk mee
akkoord en zijn de aanvullende regels onverkort van toepassing.
6.5. Alcoholconsumptie is alleen toegestaan voor deelnemers van 18 jaar en ouder. Het gebruik van drugs, conform de Opiumwet, tijdens het Introductieweekend is niet toegestaan.
6.6. Het gebruik van de aangeboden faciliteiten tijdens de activiteit is op eigen risico van de gebruiker. De SIB kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die voortvloeit uit het gebruiken van de
aangeboden faciliteiten.
6.7. De deelnemer vrijwaart de SIB voor aanspraken met betrekking tot privacy wanneer er sprake is van verdenking van een illegale activiteit.
6.8. De Commissie en het Bestuur hebben het recht om bij vermoeden van een illegale activiteit een onderzoek in te stellen. Hierbij kan informatie middels een interview worden verkregen. De deelnemer machtigt de organisatie om samen te werken met gerechtelijke autoriteiten in het onderzoeken van
vermeende illegale activiteiten.
6.9. De deelnemer dient zich te allen tijde te houden aan de regels van de accommodatie. De Commissie en het Bestuur heeft het recht om verdere deelname aan het Ledenweekend te ontzeggen indien deze regels worden overtreden.
Bewaar deze algemene voorwaarden goed!