• Einrichtung von DATEV Unternehmen online bei Ihrem Mandanten

  • APS Aktiv PC Support AG
    Heinz-Nixdorf-Str. 2
    74172 Neckarsulm

    T 07132 899 033-0
    www.aps-ag.de

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  • Hinweis zum Datenschutz

  • Allgemeine Informationen zur Einrichtung

    Mit diesem Formular beauftragen Sie die APS AG mit der Einrichtung von DATEV Unternehmen online bei Ihrem Mandanten.

     

    Ablauf der Beauftragung

    1. Angaben durch die Kanzlei

      In diesem Formular erfassen Sie die grundlegenden Informationen zum Mandanten sowie die gewünschten Module und Einstellungen.
      Zusätzlich legen Sie fest, wer die Zugänge und Berechtigungen erfassen soll:

      - Kanzlei
      - Mandant

    2. Bestellung der Zugänge & Berechtigungen

      Der weitere Ablauf richtet sich nach Ihrer Auswahl:

      Wenn die Kanzlei die Angaben macht:
      Nach Absenden dieses Formulars erhalten Sie automatisch ein weiteres Onlineformular per E-Mail.
      Darin erfassen Sie die benötigten Zugänge sowie die Zugriffsrechte für die Nutzer des Mandanten.

      Wenn der Mandant die Angaben macht:
      Der Mandant erhält nach Ihrer Beauftragung automatisch ein Formular mit allen relevanten Informationen zur Einrichtung.
      Falls der Mandant als Rechnungsempfänger hinterlegt ist, wird er dort ebenfalls über eventuelle Kosten informiert.

      Nach Abschluss erhält der Mandant eine weitere E-Mail mit dem Onlineformular zur Erfassung der Zugänge und Berechtigungen.

    Wichtig: Bitte erfassen Sie die E‑Mail-Adresse des Mandanten korrekt, damit die abschließende Bestätigung zugestellt werden kann.

  • Angaben zur Steuerkanzlei 

    Bitte tragen Sie im folgenden Abschnitt die Kontaktdaten Ihrer Steuerkanzlei sowie den zuständigen Ansprechpartner für die Einrichtung ein.

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  • Angaben zu Ihrem Mandanten

    Bitte tragen Sie im folgenden Abschnitt die Informationen zu dem Mandanten ein, für den DATEV Unternehmen online eingerichtet werden soll.

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    • Mandantengenutze Beraternummer 

    • Nutzt Ihr Mandant bereits eine mandantengenutzte Beraternummer?

      Diese Information finden Sie im DATEV Arbeitsplatz in der Leistungsübersicht (siehe Screenshot).
      Nutzt Ihr Mandant bereits eine mandantengenutzte Beraternummer?
    • Ordnungsbegriff, unter dem die Buchführungsleistung angelegt ist 

    • Bitte geben Sie nun an, unter welchen Ordnungsbegriffen (Berater/Mandant) die Finanzbuchführungsleistung angelegt ist (siehe Screenshot).

      In der Regel ist die Buchführungsleistung unter der Kanzleiberaternummer sowie der zentralen Mandantennummer angelegt.
      Bitte geben Sie nun an, unter welchen Ordnungsbegriffen (Berater/Mandant) die Finanzbuchführungsleistung angelegt ist (siehe Screenshot).

    • Für die technische Einrichtung von DATEV Unternehmen online ist ein vorhandener Buchführungsbestand im DATEV Rechnungswesen erforderlich.


      Ohne einen Buchführungsbestand kann die Einrichtung nicht durchgeführt werden.

    • weitere Grunddaten Rechnungswesen 

  • Bitte wählen Sie den gewünschten Bearbeitungsmodus

  • In DATEV Unternehmen online stehen zwei Bearbeitungsformen zur Verfügung: Standard und Erweitert.

    Bitte klicken Sie auf die nachfolgenden Module um weitere Informationen zu erhalten:

    • Bearbeitungsform „Standard“ 

    • Diese Variante eignet sich für eine einfache und schnelle Belegverarbeitung.
      Ihr Mandant lädt die Belege lediglich hoch und ergänzt bei Bedarf wenige Angaben (z. B. Belegdatum oder Betrag).
      Die Verbuchung erfolgt vollständig durch die Steuerkanzlei.

      Geeignet für:
      Unternehmen, die möglichst wenig Zeit in die Vorerfassung investieren möchten.


       

    • Bearbeitungsform „Erweitert“ 

    • Diese Variante bietet zusätzliche Funktionen für eine detaillierte Vorerfassung.
      Neben dem Hochladen der Belege können Informationen wie Buchungsvorschläge, Kontierungen, Kostenstellen, Zahlungszuordnungen und Buchungstexte erfasst werden.
      Die Steuerkanzlei übernimmt anschließend die finale Verbuchung.

      Geeignet für:
      Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder klar definierten internen Prozessen.

    • Hier klicken, um den Text zu bearbeiten... 

  • Hinweis zur Vertragsanlage:

  • Standardmäßig läuft der DATEV‑Vertrag über Ihre Kanzlei (Leistungsverbund).
    Damit verwalten Sie alle Zugänge und Leistungen zentral für Ihren Mandanten.

    Alternativ kann der Vertrag im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft angelegt werden.
    In diesem Fall wird der Mandant selbst Vertragspartner der DATEV.

    Bitte wählen Sie die gewünschte Variante im Formular aus.

    • WICHTIGE HINWEISE ZUM MITGLIEDSGEBUNDENEN MANDANTENGESCHÄFT 

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      1. Grundprinzip

      • Es handelt sich um eine Alternative zum Leistungsverbund.
      • Der Vertrag wird direkt zwischen DATEV und dem Mandanten geschlossen – jedoch nur mit Zustimmung des Mandanten.
      • Der Mandant erhält Rechnungen direkt von DATEV und kann Produkte selbst bestellen oder kündigen.

      2. Übertragung von Mandantendaten

      • Die Übertragung der Mandantendaten an DATEV kann nur der Mandant selbst veranlassen.
      • Alternativ kann der Mandant den steuerlichen Berater durch eine Vollmacht damit beauftragen.

      Eine Vertragskündigung im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mandanten möglich.


      Vollmacht für vertragliche Erklärungen

      👉 Vollmacht für vertragliche Erklärungen gegenüber DATEV eG (Dok.-Nr. 1080209)

      • Der steuerliche Berater kann zur Vertretung in allen Angelegenheiten gegenüber DATEV bevollmächtigt werden.

        Mit dieser Vollmacht kann der Steuerberater den Mandanten vertreten, z. B. bei:
      • Änderungen von Verträgen
      • Verarbeitung von Daten

      ✅ Empfehlung: Eine Vollmacht sollte vor der Einrichtung unbedingt eingeholt werden, um weiterhin handlungsfähig zu bleiben.

      Bitte beachten Sie dass das Formular vom Mandanten ausgefüllt werden muss

       

    • Vorgehensweise zur Vollmachtserteilung (Online-Formular) 

    • Voraussetzung:
      Der Mandant benötigt eine SmartCard oder SmartLogin.


      Schritte:

      1. Der Mandant öffnet das Online‑Formular: Vollmacht für vertragliche Erklärungen gegenüber DATEV eG
      2. Angaben ergänzen
      3. Kontrollkästchen für Vollmachtserklärung aktivieren
      4. Eingaben prüfen
      5. Formular absenden

      → Das Formular wird an das Logistik-Center übermittelt, Antragsteller erhält automatisch eine Kopie.


      Bitte beachten Sie dass das Formular vom Mandanten ausgefüllt werden muss

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  • Zusatzanwendungen in DATEV Unternehmen online

     

    Bitte wählen Sie im nächsten Abschnitt aus, welche Zusatzanwendungen für Ihren Mandanten eingerichtet werden sollen.

    Belege online und Bank online werden standardmäßig eingerichtet.


    Hinweis: 

    Die Entscheidung über die genutzten Zusatzanwendungen trifft die Steuerkanzlei.
    Für die kostenpflichtige Zusatzanwendung „Auftragswesen next“ kann der Mandant – sofern gewünscht – auch selbst eine Auswahl treffen.

    Alle verfügbaren Module werden im Formular für Ihren Mandanten verständlich beschrieben.

  • Welche Zusatzanwendungen soll Ihr Mandant zukünftig nutzen?

  • Zugang und Rechteverwaltung

  • Hinweis: Nach dem Absenden dieses Formulars erhalten Sie automatisch per E‑Mail ein weiteres Onlineformular zur Erfassung der Zugänge und Berechtigungen.

  • Angaben prüfen und Formular absenden

    Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, alle eingegebenen Informationen zu prüfen.
    Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben vollständig und korrekt sind, bevor Sie das Formular absenden.

    Nach dem Absenden erhalten Sie automatisch eine E‑Mail mit allen von Ihnen eingetragenen Daten – zur eigenen Dokumentation und für Ihre Unterlagen.

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