1. OBJET
La présente Convention a pour objet de définir les conditions de location d’un kiosque(l’« Emplacement ») dans le cadre du Salon des Arts en Folie 2027, qui se tiendra du 2 au 4 avril 2027 au Centre de Foires de Québec.
2. DURÉE
La présente Convention entre en vigueur à la date de sa signature et prend fin le 5 avril 2027, sauf résiliation anticipée conformément aux présentes.
3. CONDITIONS FINANCIÈRES
Tarif de location par kiosque :
kiosque 10x10: 499 $ CAD + tx
Modalités de paiement :
Le paiement complet est exigé à la signature de la Convention, par virement bancaire ou transfert Interac. Nous vous ferons parvenir votre facture par courriel. Vous n’avez pas besoin de mot de passe, le dépôt sera fait automatiquement. Il est important de nous retourner votre contrat rempli et d’indiquer dans votre paiement pour quel compagnie ou votre nom.
IMPORTANT; Aucun kiosque ne sera réservé sans paiement complet.
4. SERVICES FOURNIS PAR LE PROMOTEUR Le Promoteur s'engage à fournir :
• Un kiosque équipé (rideaux, tapis, 1 table avec nappe, 1 chaise, électricité);
• Accès à Internet Wi-Fi sur demande;
• Surveillance de nuit;
• Accès au stationnement pour les exposants gratuitement;
• Présence sur la page « Exposants » du site web de l’événement;
• Accès au montage le vendredi 2 avril 2027 dès 8 h;
• Publicité collective dans le cadre du Salon.
5. OBLIGATIONS DE L’EXPOSANT
L’Exposant s’engage à :
• Maintenir son Emplacement propre et conforme au décorum en suivant le guide de l’exposant;
• Être présent durant toute la durée du Salon (aucun démontage avant 15 h le dimanche);
• Utiliser des nappes et tissus ignifugés conformes aux normes de sécurité incendie;( voir le guide de l’exposant à cet effet )
• Respecter les limites de son kiosque;
• Ne pas introduire de nourriture ou boisson de l’extérieur (amende de 100 $ minimum); restauration sur place par contre vous pouvez apporter votre lunch mais vous ne pouvez pas vous commander du St-Hubert ou Pizzeria du coin.
• Ramasser tous ses déchets ;
• Fournir ses propres équipements de manutention (chariots, etc.). Il y en aura quelques uns de disponible sur place.
• Vous devez nous fournir votre logo en bonne résolution format JPEG ou PNG en 300 DPI ( même si déjà fourni l'an passé)
Expédition de matériel :
interdite avant le 29 mars 2027 sans autorisation. Toute livraison prématurée pourra être refusée.
Les colis doivent être adressés ainsi :
Salon des Arts en Folie 2027
Bureau du Promoteur
Centre de Foire, 2005 rue de l’Exposition, Québec (QC) G1L 0B7
Indiquer clairement le nom de l'entreprise et numérotation des colis (ex. : 1 de 3).
6. LIEU ET HORAIRE DE L'ÉVÉNEMENT
• Lieu : Centre de Foire, 2005 rue de l’Exposition, Québec (QC) G1L 0B7
• Dates : 2 au 4 avril 2027
• Heures d’ouverture au public :
o Samedi : 9h VIP et 10 h à 17 h Visiteurs
o Dimanche : 9 h à 15 h Visiteurs
• Montage : vendredi 2 avril à partir de 8 h. Une plage horaire vous sera attribué pour le montage de votre kiosque
• Démontage : dimanche 4 avril dès 15 h
7. RÈGLES ET RESTRICTIONS
• Aucun partage ou sous-location de kiosque sans autorisation écrite de notre part;
• Aucune publicité en dehors du stand;
• Aucune vente au nom d’un tiers non-inscrit;
• Aucune machinerie bruyante ou dangereuse;
• Aucune vente de nourriture direct n’est permise sauf échantillonage
• Amende de 200 $ pour tout démontage avant 15h dimanche.
8. ANNULATION OU MODIFICATION
Le Promoteur peut modifier les dates avec préavis de 30 jours. En cas d’annulation :
• Cause de force majeure : remboursement partiel (loyer moins frais engagés)
• Annulation volontaire par le Promoteur : remboursement total du loyer.
Aucune réclamation additionnelle ne pourra être faite.
8.1 CLAUSE D'ANNULATION ( EXPOSANT)
Aucune annulation ni modification de la par de l’exposant n’est permise après la confirmation de réservation et le paiement.
Tous les paiements effectués sont finaux et non remboursables. En aucun cas un remboursement, total ou partiel, ne pourra être accordé, et ce, quelle que soit la raison.
Dans le cas où l’exposant serait dans l’impossibilité de participer pour une cause majeure, celui-ci devra obligatoirement en aviser l’organisateur dans les meilleurs délais et proposer une personne remplaçante pour reprendre la location du kiosque, sous réserve de l’acceptation de l’organisateur.
Aucune compensation financière, dédommagement ou transfert monétaire ne pourra être exigé ou accordé entre les parties ou envers l’organisateur.
9. DOMMAGES ET RESPONSABILITÉS
En cas d’Emplacement inutilisable, aucun remboursement ne sera accordé. L’Exposant s’engage à indemniser le Promoteur pour tout dommage causé par lui, ses employés ou mandataires.
10. ASSURANCES (obligatoire)
L’Exposant doit souscrire une assurance responsabilité civile minimale de 2 000 000 $ pour la période du 2 au 4 avril 2027.
Une preuve d’assurance est obligatoirement exigée avant le 15 mars 2027. L’Exposant dégage le Promoteur de toute responsabilité quant à la sécurité de ses biens.
11. FORCE MAJEURE
Le Promoteur n’est pas responsable d’un manquement en cas de catastrophe naturelle, conflit de travail, acte gouvernemental, ou toute autre circonstance hors de son contrôle.
12. PUBLICITÉ
Le Promoteur peut prendre des photos et vidéos des kiosques et de l’événement à des fins promotionnelles, immédiates ou futures.
13. CLAUSE DE DÉFAUT
En cas de défaut (paiement, comportement, faillite, etc.), le Promoteur peut résilier la Convention sans remboursement. Des intérêts annuels de 18 % seront appliqués sur tout solde impayé. Tous frais légaux seront à la charge de l’Exposant.
14. GÉNÉRALITÉS
• Modification : par écrit, signée par les deux Parties.
• Renonciation : aucune tolérance n’est réputée permanente.
• Relation : la Convention ne crée aucune société, partenariat ou solidarité.
• Cession : interdite sans autorisation écrite.
• Loi applicable : droit du Québec; juridiction de Québec.
• Divisibilité : une clause invalide ne rend pas la Convention nulle.
• Devises : tous montants sont exprimés en dollars canadiens.
15.Informations pour l’hébergement à prix préférentiels.
Courtyard Marriot
Courtyard by Marriott Ville de Québec
900 rue des Rocailles, Ville de Québec, Québec, Canada, G2J 1A5
Tél : 418-380-2700
Service de restauration sur place
Déjeuner continental
Bar
Piscine