Catering Organizer

Организирайте кетъринг заявки, оферти и събития в една подредена система.

За кого е Catering Organizer?

Catering Organizer е подходящ за кетъринг компании, ресторанти с кетъринг услуги, организатори на събития, event агенции, банкетни екипи и фирми, които подготвят храна, напитки, оборудване и персонал за събития.

Решението е създадено за бизнеси, които обслужват сватби, корпоративни събития, частни партита, коктейли, конференции, фирмени събирания, рождени дни, приеми, откривания, дегустации или други събития с кетъринг организация.

Ако искате да събирате информацията за всяко събитие по подреден начин, да подготвяте по-ясни оферти, да следите храна, напитки, оборудване, персонал и вътрешни разходи, Catering Organizer е създаден точно за това.

Защо Catering Organizer?

При кетъринг събитията информацията често идва от различни места — телефонни разговори, имейли, съобщения, бележки, таблици, снимки, файлове и устни уточнения.

Това може да доведе до пропуски, объркване, неточни оферти, забравени артикули, непълни инструкции към кухнята, неясен брой гости или липса на контрол върху вътрешните разходи.

Когато едно събитие включва храна, напитки, оборудване, персонал, транспорт, локация и график, е важно всичко да бъде събрано в една структура.

Catering Organizer Ви помага да подредите целия процес — от първоначалната заявка до офертата, вътрешната организация и архива на събитието.

С Catering Organizer подреждате:

• Информацията за клиента и събитието.
• Броя гости, дата, час и локация.
• Храна по категории.
• Напитки по видове.
• Оборудване и допълнителни елементи.
• Услуги, транспорт, декорация и партньори.
• Персонал и роли по събитието.
• График преди, по време и след събитието.
• Продажни стойности и вътрешни разходи.
• Крайна цена, междинни суми и стойност на гост.
• Инструкции към кухня, логистика и екип.
• Архив на всички заявки и събития.

Какъв проблем решавате?

Често кетъринг заявките започват така:

• Имаме събитие за около 50 души.
• Трябва ни кетъринг за фирмено събитие.
• Можете ли да ни изпратите оферта?
• Искаме хапки, напитки и обслужване.
• Ще има ли маси, чаши и персонал?
• Колко ще струва за човек?
• Може ли да ни предложите меню?

В тези запитвания често липсва важна информация:

• Какъв е типът на събитието.
• Колко гости се очакват.
• Къде ще се проведе събитието.
• Какъв е часовият диапазон.
• Нужна ли е доставка, подредба или обслужване.
• Какъв тип храна се търси.
• Има ли напитки.
• Има ли нужда от оборудване.
• Трябва ли персонал на място.
• Има ли ограничения, алергии или специални изисквания.
• Какъв бюджет или стил на събитието се очаква.

Catering Organizer събира тази информация предварително, за да може офертата да бъде по-точна, а организацията — по-ясна.

Какво получавате?

• Структурирана система за кетъринг заявки и събития.
• Форма за въвеждане на информация за клиент и събитие.
• Секции за храна, напитки, оборудване, услуги и персонал.
• Възможност за въвеждане на продажна стойност и вътрешна стойност.
• Финансово обобщение на събитието.
• Изчисляване на междинни стойности и крайна сума.
• Възможност за изчисляване на стойност на гост.
• Полета за инструкции към кухнята и екипа.
• График за подготовка и изпълнение на събитието.
• Автоматично генериране на PDF документи.
• Централизиран архив на заявки и събития.
• Структура, адаптирана към начина, по който работи Вашият кетъринг бизнес.

Как работи?

Чрез Catering Organizer информацията за събитието се въвежда в подредена структура.

Системата може да събира информация като:

• Име на клиента.
• Телефон и имейл за връзка.
• Тип събитие.
• Дата и час.
• Локация.
• Продължителност.
• Брой гости.
• Желан тип кетъринг.
• Храна по категории.
• Напитки.
• Оборудване.
• Допълнителни услуги.
• Персонал.
• Транспорт.
• Специални изисквания.
• Инструкции към кухнята.
• Вътрешни бележки.
• Продажни и вътрешни стойности.
• График на събитието.

Така всяко събитие започва с ясна, пълна и подредена информация, вместо с разпокъсани съобщения и устни уточнения.

Храна и меню

В системата могат да бъдат включени отделни секции за различни категории храна.

Например:

• Салати.
• Разядки.
• Предястия.
• Основни ястия.
• BBQ.
• Гарнитури.
• Коктейлни хапки.
• Десерти.
• Специални менюта.
• Други предложения.

За всяка категория може да се въведе описание, количество, продажна стойност, вътрешна стойност и инструкции към кухнята.

Така екипът получава ясна информация какво е предложено на клиента и какво трябва да бъде подготвено.

Напитки

Catering Organizer може да включва отделна структура за напитки.

Например:

• Алкохолни напитки.
• Безалкохолни напитки.
• Вода.
• Кафе.
• Чай.
• Топли напитки.
• Напитки на брой.
• Напитки на литър.
• Комбинирани пакети.

Това позволява напитките да бъдат описани, изчислени и включени в общата оферта по ясен начин.

Оборудване

При много събития не е достатъчно само менюто. Често трябва да се планират и допълнителни елементи.

Системата може да включва секции за:

• Маси.
• Столове.
• Покривки.
• Прибори.
• Чинии.
• Чаши.
• Порцелан.
• Стъкло.
• Бар.
• Бюфет.
• Шатри и тенти.
• Озвучаване.
• Осветление.
• Светещи мебели.
• Друго оборудване.

Така се намалява рискът важни елементи да бъдат пропуснати при офериране или подготовка.

Услуги и допълнителни елементи

Освен храна, напитки и оборудване, всяко събитие може да включва допълнителни услуги.

Например:

• Локация.
• Декорация.
• Звук.
• DJ.
• Фото.
• Видео.
• Водещ.
• Транспорт.
• Изпълнители.
• Допълнителни партньори.
• Други услуги.

Тези елементи могат да бъдат описани и включени в общата стойност на събитието.

Персонал

Системата може да включва отделна секция за персонал.

Например:

• Сервитьори.
• Барман.
• Готвачи.
• Координатор.
• Логистика.
• Монтажен екип.
• Хостеси.
• Технически екип.
• Други роли.

За всяка роля може да се посочи брой хора, ангажираност, продажна стойност, вътрешна стойност и допълнителни инструкции.

Така е по-лесно да се планира екипът за събитието и да се изчислят реалните разходи.

Финансово обобщение

Една от най-важните части на Catering Organizer е финансовата структура.

Системата може да помогне за подреждане на:

• Продажни стойности.
• Вътрешни стойности.
• Междинни суми по категории.
• Обща стойност на офертата.
• Стойност на гост.
• Отстъпки по категории.
• Допълнителни разходи.
• Вътрешна печалба и марж, ако се използва такава логика.

Това дава по-добра видимост върху финансовата страна на всяко събитие и помага при изготвяне на оферта.

График на събитието

Catering Organizer може да включва график за организацията на събитието.

Например:

• Подготовка.
• Потвърждение с клиента.
• Поръчка на продукти.
• Подготовка в кухнята.
• Товарене.
• Транспорт.
• Пристигане на локация.
• Подреждане.
• Начало на събитието.
• Сервиране.
• Основна програма.
• Прибиране.
• Разтоварване.
• Финални бележки.
• Архивиране.

Така екипът има ясна последователност от действия и по-малък риск от пропуски.

PDF документи

След попълване на информацията се генерират основните PDF документи според нуждите на бизнеса.

• Оферта към клиента.
• Работна карта за кухнята.
• Работна карта за напитките.
• Заявки за оборудване и услуги.
• Работен план за персонала.
• Роли и отговорности.
• График на събитието.
• Вътрешен финансов отчет.

Цената включва:

• Изграждане на структура за кетъринг заявки и събития.
• Секция за обща информация за клиента и събитието.
• Секция за храна и меню.
• Секция за напитки.
• Секция за оборудване.
• Секция за услуги и допълнителни елементи.
• Секция за персонал.
• Секция за график на събитието.
• Финансово обобщение.
• Възможност за продажни и вътрешни стойности.
• Възможност за междинни суми по категории.
• Възможност за автоматично генериране на PDF документи.
• Централизиран архив на всички заявки и събития.
• Базова структура, адаптирана към кетъринг и event процеси.
• SSL сертификат за защитена връзка.
• Безплатен хостинг.
• Персонален адрес към системата.
• Възможност за допълнителна персонализация според работния процес.

Често задавани въпроси

Поръчайте Catering Organizer сега

Заявете Catering Organizer

Попълнете кратката заявка, за да ни разкажете как работи Вашият кетъринг или event процес — как приемате запитвания, как подготвяте оферти, как организирате храна, напитки, оборудване, персонал и график на събитията.

След като получим информацията, ще се свържем с Вас, за да уточним нужните секции, PDF документи, калкулации и следващите стъпки за изграждане на Вашия Catering Organizer.

Избор на план

При годишно плащане заплащате 10 вместо 12 месеца.