Diagnóstico de Crédito y Cobranza

Diagnóstico de la Administración de sus Ventas a Crédito
Por favor responda las siguientes preguntas seleccionando la opción que mejor describa el actual funcionamiento de su departamento de Crédito y Cobranza. En las opciones que corresponda responder con un SI o NO, puede seleccionar SIEMPRE o NUNCA según corresponda.
Nombre de la empresa:*
Su nombre:*
Correo electrónico:*

Estructura y organización departamental:

Rows	Siempre	Algunas veces	Casi nunca	Nunca	No aplica
La empresa cuenta con un departamento de crédito y cobranza
El departamento de crédito y cobranza cuenta con un "Jefe de crédito"
El departamento de crédito y cobranza cuenta con un "Ejecutivo de cobranza" (diferente persona al Jefe de Crédito)
La empresa cuenta con un organigrama actualizado del departamento (documentado y actualizado)
Se cuenta con los perfiles y descripciones de puestos del departamento (documentado y actualizado)
La labor de cobranza es parte de las responsabilidades del vendedor
La empresa cuenta con un "cobrador" quien entrega físicamente las facturas al cliente y recolecta la cobranza (cheques o efectivo)
La empresa NO cuenta con un departamento de Crédito y Cobranza. Estas actividades las realizan otros departamentos (contabilidad, administrativo, etc.)

Políticas para el otorgamiento de crédito

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Se tienen establecidas y documentadas las políticas de empresa para otorgar crédito a los clientes
Tiene definido el tiempo máximo para que un cliente pague sus facturas
Tiene definido el importe máximo que puede otorgar de crédito a un cliente
Tiene definido descuentos por pronto pago, por volumen o descuentos en determinados artículos.
Tiene definido multas, recargos e intereses en caso de retraso en el pago
Tiene definido políticas para considerar ampliaciones a la línea de crédito

Evaluación crediticia

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El cliente llena una solicitud de crédito
La empresa siempre realiza una evaluación crediticia antes de venderle a crédito a un cliente
Se solicita al cliente tres referencias personales y se verifica la veracidad de la información
Se solicita al cliente tres referencias comerciales y se verifica la veracidad de la información
Se solicita al cliente las últimas dos declaraciones fiscales
Se solicita al cliente los últimos tres estados de cuenta bancarios
Se solicita al cliente los estados financieros de los últimos dos años
Se investiga al cliente en el Buró de Crédito

Otorgamiento del crédito

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Se cuenta con un expediente por cada cliente que se le vende a crédito
El expediente cuenta con una solicitud de crédito llenada en su totalidad por el cliente
El expediente cuenta con acta constitutiva, comprobante domicilio, IFE (rep. legal) y cédula SAT
El expediente cuenta con toda la documentación solicitada en el proceso de evaluación crediticia
Se ha emitido e integrado al expediente documento de autorización del crédito
El cliente ha firmado un contrato para el otorgamiento del crédito
Se le ha entregado al cliente copia del contrato para el otorgamiento de crédito
Se le ha entregado al cliente un documento donde se especifican las condiciones de su crédito (monto, plazo, etc)

Seguimiento a la cobranza ordinaria

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Cuenta con un detalle actualizado de saldos y vencimientos por cliente (actualizado mínimo mensualmente)
El responsable de la cobranza se comunica al menos dos veces antes del vencimiento de la factura
El responsable de la cobranza identifica oportunamente cuando un cliente no ha pagado en tiempo
Tiene definido un procedimiento en caso de que el cliente se retrase en el pago por mas de 15, 30 y 45 días
El responsable de la cobranza se dirige con el cliente de manera respetuosa y profesional
Ha perdido clientes debido a que la persona responsable de la cobranza ha sido irrespetuosa y visceral
La labor de seguimiento a la cobranza la realiza personal de otro departamento (contador, administrador, secretaria)

Evaluación del desempeño

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Se emite un reporte con la cobranza del mes vs lo proyectado cobrar
Se emite un reporte de saldos por cliente y estatus de su factura (en tiempo, retraso, etc)
Se evalúa cada 3 meses y asigna una calificación a cada cliente en función al cumplimiento en el pago de las facturas
Se le han suspendido las ventas al cliente que ha rebasado su límite de crédito
Se le han suspendido las ventas al cliente que se encuentra retrasado en sus pagos
Actualmente tengo facturas con 30 días o menos de retraso en el pago
Actualmente tengo facturas con 45 días o mas de retraso en el pago

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