Application for Conference Support / Demande de soutien à la conférence

Application for Conference Support / Demande de soutien à la conférence

An initiative of the Productivity Partnership / Une initiative du Partenariat productivité
French follows English / Le français suit l'anglais

In order to support participation in conferences including presenting Productivity Partnership research, the Partnership has financial assistance available for expenses.

Please note:
- Applications for events that have already taken place will not be accepted
- Your personal information will only be known by the Research Coordinator.
If you have any questions, please contact the Research Coordinator, productivity@mcmaster.ca

Afin de soutenir la participation aux conférences, y compris la recherche du partenariat productivité, la société en commandite dispose d'une aide financière pour les dépenses.

Veuillez noter:
- les demandes pour un événement qui a déjà eu lieu ne seront pas acceptées
- Seul le coordinateur du projet aura accès à vos renseignements personnels.
Si vous avez des questions, contactez le coordinnateur du projet, productivity@mcmaster.ca

Agreement / Accord
Terms & Conditions (see below) / Termes et conditions (voir ci-dessous)*

I certify that the information given in this application is correct. I agree to abide by the terms and conditions of this application. / Je certifie que les renseignements fournis dans cette demande sont exacts. J'accepte de respecter les termes et conditions de cette demande.

After you submit, you will receive a confirmation email with the information provided in this application. /
Après votre soumission, vous recevrez un courriel électronique de confirmation avec les reseignements fournis dans cette demande.

Please see below for more information regarding steps after submitting your application. /
Consultez ci-dessous pour plus d'informations concernant les étapes après avoir soumis votre demande.

Information for after you submit your application / Informations pour après la soumission de votre demande
French follows English / Le français suit l'anglais

After you submit, we will receive the application and review it. You will receive a reply with whether your application was successful or not after the application date.

If the application is successful, you will receive an email indicating the maximum amount you have been approved for. Receipts are submitted within one month after the event has taken place.

If the application is not successful, you will receive an email indicating why. You have the opportunity to resubmit, provided the resubmit is not received after the event has taken place.

If you do not hear from us after the application date, please follow-up by emailing: productivitypartnership@mcmaster.ca

Après votre soumission, nous examinerons votre demande. Vous recevrez une réponse indiquant si votre demande est acceptée ou non.

Si la demande est acceptée, vous recevrez un courriel indiquant le montant maximal pour lequel vous avez été approuvé. Les reçus sont soumis dans le mois qui suit l'événement.

Si la demande est refusée, vous recevrez un courriel indiquant pourquoi. Vous avez la possibilité de re-soumettre votre application, à condition que la nouvelle soumission ne soit pas reçu après que l'événement ait eu lieu.

Si vous ne recevez pas de réponse après la date de la demande, veuillez nous contacter par e-mail: productivitypartnership@mcmaster.ca.
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In order to be reimbursed, you need to submit itemized receipts – credit card statements are not sufficient. Think of it as if you were paying with cash, how would you prove you had paid for the item?
- airplane/train/bus: in addition to the receipt, we also require the boarding passes
- restaurant: need itemized receipt. This is important as our funding agency, SSHRC, does not reimburse for alcohol
- mileage: submit start and end addresses of the journey. This information is entered into Google Maps to determine kilometers that will be reimbursed.
- taxi: need official receipt (ask taxi driver)
Pour être remboursé, vous devez présenter des reçus détaillés - les relevés de carte de crédit ne sont pas suffisants. Pensez-y comme si vous payiez avec de l'argent, comment vous prouveriez-vous avoir payé pour l'article?
- avion / train / bus: en plus du reçu, nous demandons également les cartes d'embarquement
- restaurant: besoin reçu détaillé. C'est important, car notre organisme de financement, le CRSH, ne rembourse pas l'alcool
- kilométrage: soumettre les adresses de début et de fin du voyage. Ces informations sont saisies dans Google Maps pour déterminer les kilomètres qui seront remboursés.
- taxi: besoin d'un reçu officiel (demandez au chauffeur de taxi)

Terms & Conditions / Termes et conditions
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If application for travel funds is successful, the applicant agrees to the following:
1. They will attend the event for which they submitted an application.
2. They will follow all further instructions outlined in the Expense Submission form.
Si la demande de frais de déplacement est acceptée, le demandeur consent aux conditions suivantes:
1. Il va assisté à l'événement pour lequel une demande a été soumise.
2. Il suivra toute instruction précisée dans le formulaire pour la soumission des dépenses.
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(for people external to McMaster University)
1. Gather all of your itemized receipts
2. Scan/take pictures of the receipts and email them to productivitypartnership@mcmaster.ca
3. In the email with the scanned receipts, please include the following information:
  1. Your first and last name and address to where you would like your cheque sent. At this time, McMaster University doesn’t offer direct deposit.
  2. The purpose of your expense (e.g. attended XYZ event)
4. Once the receipts have been received, they will be processed. Before submitting into the McMaster expense system, you will be emailed to review the submission and ask for your email confirmation of the expenses:
5. Once the confirmation email has been received, the submission package will be submitted without 2-3 days.
6. After that, the expenses go through the approval process: Research Finance and Accounts Payable.
7. Once it has been approved by Accounts Payable, you will receive an email to expect a cheque in the mail.
8. If you don’t receive the cheque within 2 weeks of receiving the email from step #7, please email productivitypartnership@mcmaster.ca
(Pour les personnes extérieures à l'Université McMaster)
1. Rassemblez tous vos reçus détaillés
2. Scannez / prenez des photos des reçus et envoyez-les par courriel à productivitypartnership@mcmaster.ca
3. Dans le courriel contenant les reçus numérisés, veuillez inclure les informations suivantes:
  1. Votre nom, prénom et adresse à l'endroit où vous souhaitez que votre chèque soit envoyé. À ce moment, l'Université McMaster n'offre pas de dépôt direct.
  2. L'objet de vos dépenses (par exemple, événement XYZ assisté)
4. Une fois les documents reçus, ils seront traités. Avant de vous soumettre au système de dépenses McMaster, vous serez envoyé un courriel électronique pour examiner la soumission et demander votre confirmation des dépenses.
5. Une fois que le courriel électronique de confirmation a été reçu, le dossier de soumission sera soumis dans les 2 à 3 jours.
6. Après cela, les dépenses passent par le processus d'approbation: Financement de la recherche et Comptes payables.
7. Une fois qu'il a été approuvé par le Compte payable, vous recevrez un courriel confirmant qu'un chèque vous sera envoyé par la poste.
8. Si vous ne recevez pas le chèque dans les 2 semaines suivant la réception du courriel électronique de l'étape 4, veuillez envoyer un courriel à productivitypartnership@mcmaster.ca
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(for people internal to McMaster University)

If you are a McMaster employee or student, please use Mosaic to submit your expenses. If you are unsure how to do so, please contact your department administrator. Ensure you have the 'Travel & Expenses' module enabled in Mosaic. To get the chartfield and purpose approver, please email: productivitypartnership@mcmaster.ca.

(Pour les personnes internes à l'Université McMaster)

Si vous êtes un employé ou un étudiant de McMaster, veuillez utiliser Mosaic pour soumettre vos dépenses. Si vous ne savez pas comment procéder, veuillez contacter l'administrateur de votre département. Assurez-vous que le module «Voyages et dépenses» est activé dans Mosaic. Pour obtenir le tableau et l'approbation de l'objectif, veuillez envoyer un courriel au coordonnateur du projet, productivitypartnership@mcmaster.ca.
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