OpenOlitor - Checkliste für Interessierte

1. Einstellungen Projekt

Bezeichnung des Betriebs oder der Initiative, wie bspw. Verein Radiesli, Betrieb Sonnenberg o.ä.

Strasse und Hausnummer des Betriebs oder der Initiative:

Adresszusatz wie Postfach o.ä.

PLZ und Ort des Betriebs oder der Initiative:

Währung:

Es kann nur eine Währung ausgewählt werden. Die Frage, ob Preise in der Lieferplanung verwendet werden, wird nicht hier festgelegt.

Start des Geschäftsjahres

Bspw. 1. Juni, 1. Januar, etc. Die Abwesenheiten werden in Bezug auf das Geschäftsjahr hinterlegt. Das Geschäftsjahr kann auf jedes möglich Datum beginnen. Sinnvollerweise würde das Geschäftsjahr in OpenOlitor dem Geschäftsjahr gemäss Statuten entsprechen. Vom Geschäftsjahr zu unterscheiden sind die individuellen Vertragslaufzeiten der Abonnent/innen. Diese werden durch den Start eines Abonnements gesteuert. D.h. sie können mit dem Geschäftsjahr zusammenfallen, müssen aber nicht.

Sprache:

Mit der Sprache wird die Standard-Sprache festgelegt, die Mitglieder bzw. Administrator/innen können anschliessend die Sprache ändern. Jede Initiative oder Betrieb kann für sich bei Bedarf auch ein eigenes Sprachfile erstellen unter https://crowdin.com/project/openolitor. Es sind auch mehrere Sprachfiles pro Sprache denkbar (bspw. weil eine Initiative oder ein Betrieb nicht das Wort "Kunde", sondern den Begriff "Ernteteiler" oder Mitglied verwendet).

Preise sichtbar / relevant:

Werte: JA oder NEIN. Hier geht es nicht um die Preisangaben zu den Abonnements, sondern darum, ob die Preise in den Lieferplanungen überhaupt vorkommen sollen. Falls der Knopf auf NEIN gesetzt wird, erscheint das Preis-Feld bei den Produkten und in der Lieferplanung nicht. Wer nur teilweise mit Preisen arbeiten möchtet, würde hier "JA" eingeben und dann bei der Produkteliste nur denjenigen Produkten einen Preis zuordnen, die bspw. zugekauft werden. Die übrigen Produkte (bspw. Flächenpauschalen) können auch den Preis 0 haben. In diesem Zusammenhang hören wir oft die Frage, ob auch ohne Mengenangaben gearbeitet werden kann in OpenOlitor? Ja, das geht, indem bei der Mengenangabe der Wert "Portion" gewählt wird. So lässt sich die Korbplanung erstellen ohne Mengenangaben, und die Mitglieder sehen im Korb im Mitgliederportal oder/und auf der öffentlich zugänglichen Liste der aktuellen Körbe, was in der nächsten Lieferung im Korb drin sein wird. Denkbar ist auch die Variante, dass nicht genau Mengen abgewogen (oder Gemüse zurschnitten wird), sondern dass in der Lieferung die Durchschnittsmengen stehen. Bspw. Wenn 30 kg Kartoffeln auf 25 Körbe verteilt werden, dann schreibt man in die Lieferplanung "1.2 kg Kartoffeln", die Mitglieder bekommen aber ungefähr 1.2 kg Kartoffeln (bzw. entnehmen am Abholhort ca. 1.2 kg Kartoffeln). Ohne Mengenangaben ist dann aber keine Auswertung der geernteten Mengen, bspw. für eine Anbauplanung möglich.

Kunden E-Mail erforderlich

Werte JA oder NEIN. Wenn hier JA gewählt wird, kann der Datensatz einer Ansprechperson nur gesichert werden, wenn mindestens eine Mailadresse hinterlegt ist. Der Zugang zum Mitgliederportal ist nur möglich, wenn eine Ansprechperson eine Mailadresse hinterlegt hat.

Two-Factor-Authentisierung

Werte: JA oder NEIN. Sowohl für die Rolle Administrator als auch für die Rolle "Kunde" (=Mitglied) kann eine 2-Faktor-Authentisierung gewählt werden. Diesfalls gibt man für das Login zuerst die Mailadresse und das Passwort ein, dann sendet OpenOlitor per Mail ein Passwort, das zusätzlich für das Login eingegeben wird.

Unterhalt: Mitteilung vor dem Login

Wert: Freitext. Dieser Text wird vor dem Login angezeigt und jeweils an die aktuelle Situation angepasst.

Unterhalt: Mitteilung nach dem Login

Wert: Freitext. Dieser Text wird nach dem Login angezeigt und jeweils an die aktuelle Situation angepasst

Unterhaltsmodus

Werte: JA oder NEIN. Mit JA wird der Zugang der Mitglieder auf das Portal gesperrt.

Kontodaten IBAN

IBAN-Nummer des Kontos, auf das die Mitglieder die in OpenOlitor generierten Rechnungen überweisen, wird in der Regel im Rechnungsdokument hinterlegt (bspw. in einem Faksimile-ESR-Einzahlungsschein in der Schweiz).

Kontodaten Teilnehmernummer

In der Schweiz werden mit OpenOlitor vorzugsweise ESR-Einzahlungen verwendet. Damit OpenOlitor gültige Referenznummer erstellen kann, muss hier die ESR-Teilnehmer-Nummer eingeben werden. Anhand der ESR-Teilnehmernummer wird die entsprechende Bank, bei der das Mitglied sein Konto hat, als Begünstigtenbank identifiziert.

Kontodaten Referenznummer Präfix

Diese ESR-Identifikationsnummer identifiziert Sie als Rechnungssteller. Die Nummer ist normalerweise an der ersten Stelle der Referenznummer positioniert.

2. Einstellungen Abotypen und Zusatzabos

Name des Abotyps

Dieser Name wird auch auf Etiketten abgebildet, also kurze Namen eingeben wie "Klein Vegi"

Beschreibung Abotyp

Hier hats nun viel Platz, um den Abotyp ausführlich zu beschreiben, falls das gewünscht ist.

Aktiv von ...bis

Werte: TT.MM.JJJJ. Dies ist die Laufzeit des Abotyps. Innerhalb dieser Periode können Lieferdaten vergeben werden. Am besten, man trägt das "bis"-Datum nicht ein, wenn der Abotyp nicht von Anfang an limitiert ist.

Lieferrhythmus

Werte: wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, unregelmässig. Diese Angabe dient dazu, in den Vertrieben die Lieferdaten halbautomatisiert zu erstellen. Bei unregelmässigen Lieferungen müssen alle Lieferdaten einzeln von Hand erfasst werden. Diese Angabe hat keine über die Erfassung der Lieferdaten pro Vertrieb hinausgehende Wirkung.

Preis ... pro ...

Werte CHF pro Lieferung, Hier handelt es sich um den Preis, der den Mitgliedern in Rechnung gestellt wird und der den Anteil der Mitglieder an die Administrationkosten noch beinhaltet. Beispiel: Die Körbe des Vereins soliTerre kosten 20 Franken (kleine Körbe) bzw. 32 Franken (gross Körbe) pro Lieferung. OpenOlitor greift auf diese Angaben zurück, wenn bei der batchweisen Erstellung von Rechnungen der Betrag der Rechnungen via Anzahl Lieferungen errechnet wird. Beispiel: Erstellung Rechnung soliTerre quartalsweise: Es wird angegeben, die Rechnung solle 12 Lieferungen erfassen. OpenOlitor erstellt Rechnungen über 240 Franken (kleine Körbe) und 384 Franken (grosse Körbe). Dieser Preis steht mit dem Zielpreis (siehe weiter unten) in enger Beziehung.

Laufzeit

Die Laufzeit bezieht sich auf die Laufzeit des Abo-Vertrags. Diese Angaben werden verwendet, um anzeigen zu können, in Abhängigkeit vom Startdatum eines Abos, auf wann das Abo wieder beendet werden kann. Dazu wird auch die Kündigungsfrist (siehe nachfolgend) herangezogen.

Kündigungsfrist

Hier wird die Frist eingetragen, innert der ein Abovertrag gekündet werden kann. Beispiel: Das Abo kann unter Einhaltung der Kündigungsfrist von 2 Monate je auf Ende des individuellen Vertragsjahres gekündet werden.Diese Angabe und die Angabe zur Laufzeit erlaubt es, bei den Abonnements im Mitgliederportal anzuzeigen: Dieses Abo kann per Datum X gekündet werden, die Kündigung muss bis Datum Y bei uns eintreffen.

Guthaben Mindestbestand

Wert: minus eine Zahl. OpenOlitor hat eine "Bremsfunkion" bei den Lieferplanungen, die darin besteht, dass Mitglieder, die in Bezug auf die Lieferungen und die bezahlten Rechnungen "im Minus" sind, automatisch keine Lieferungen mehr erhalten. Wo sehr viele Körbe verwaltet werden, kann diese Funktion sinnvoll sein, bei einigen hundert Körben wird das Inkasso in der Regel proaktiv durchgeführt. In einem solchen Fall setzt man den Wert auf -100 und deaktiviert die Funktion de facto. Bei den Lieferplanung muss immer geprüft werden, ob nicht (versehentlich) eine Lieferung infolge "Saldo zu tief" ausgesetzt wurde. Das sieht man bei Mouse-Over auf der Lieferplanungs-Nummer links oben. Siehe nachfolgendes Bild:

Wird standartmässig geplant

Werte: JA, NEIN. Hier kann man festlegen, ob ein Abotyp (bzw. dessen Vertriebe) in den Lieferplanungen automatisch aufgeführt werden oder ob man sie manuell hinzufügen muss.

Anzahl Soll-Abwesenheiten

Werte: 1 bis X. Es gibt Initiativen, die bspw. 4 Abwesenheiten pro Geschäftsjahr als Soll haben (bspw. bei 48 Lieferungen auf 52 Kalenderwochen). Diese Angabe erlaubt es, anzuzeigen, jeweils pro Geschäftsjahr, wieviel der X Soll-Abwesenheiten ein Mitglied bereits eingetragen hat.

Zielpreis

Wert: Betrag in CHF/EUR. In Kombination mit dem "Preis", siehe oben, wird mit dem Zielpreis der Anteil definiert, mit dem sich die Mitglieder an den Administrationskosten beteiligen. Beispiel: In Rechnung gestellt werden den Mitgliedern 22.50 Franken für den kleinen Korb. Der Zielpreis pro Lieferung in der Lieferplanung ist aber nur 22 Franken. Der Beitrag der Mitglieder zu den Administrationskosten liegt also bei 50 Rappen pro Lieferung. Wenn Flächenpauschalen und Erntekauf kombiniert werden, wird die Zielpreisberechnung komplex. Beispiele können beim Verein soliTerre (info@soliterre.ch) bezogen werden. Der Administrationsanteil der Produzenten wie über das nachfolgende Feld definiert.

Administrationsanteil (= der Produzenten)

Wert: Prozentangabe. Wenn in der Lieferplanung den Produkten ein Preis zugeordnet wird, errechnet OpenOlitor die Bestellungen an die Produzenten (d.h. eigener Betrieb oder Zukäufe). Vom Saldo pro Bestellung wird der hier eingegeben Prozentsatz abgezogen als "Admin-Anteil". Ebenfalls berücksichtigt wird bei der Abrechnung für die Produzenten die MWST.

Abotypen und Vertriebe

Vorbemerkungen:

Die Eigenschaften des Vertriebs bzw. der Vertriebe pro Abotyp müssen von der Lieferplanung her betrachtet und erarbeitet werden: Pro Vertrieb wird ein Korb geplant. Den AbonnentInnen wird ein Abotyp, ein Vetrieb und innerhalb eines Vertriebs ein Depot oder eine Tour (Hauslieferung) oder ein Postverstand zugeordnet.

Vertriebe kann man entweder erstellen, weil unterschiedliche Lieferdaten vorhanden sind und/oder aber auch, wenn die geernteten Mengen nicht immer für bspw. einen Vetrieb mit 50 Abonnements reichen. In solchen Fällen kann ein zusätzlicher (Lieferdaten-mässig identischer) Vertrieb erfasst werden, so dass statt einmal 50 Abonnements je 25 identische Körbe erfasst werden können.

Beim Aufsetzen der Abonnements gibt es in der Regel unterschiedliche Umsetzungsvarianten, der Betriebs- und Supprtverein OO hilft gerne.

Bitte hier die Beschreibung der bestehenden Abonnements einfügen:

An welchen Tagen erfolgen die Lieferungen?

Hier alle Wochentage erwähnen, an denen überhaupt Körbe geliefert werden.

Welche Arten von Lieferungen vorhanden oder geplant?

Depotlieferung (Lieferung an Abholort)Hauslieferung (Lieferung auf einer Tour)Postlieferung

Regelmässige Lieferungen oder unregelmässige Lieferungen?

Gibt es Lieferkosten, die nur für gewisse Vertriebe innerhalb eines Abotyps anfallen?

Wenn ja, diese Lieferkosten als "Zusatzabo" hinzufügen, damit nicht nur für die Lieferkosten ein separater Abotyp ggeschaffen werden muss.

Bezeichnung Vertrieb

Diese Bezeichnung sollte sprechend und kurz sein, sie erscheint in der Lieferplanung zusätzlich zur Bezeichnung des Abotyps. Also beispielsweise: Klein Vegi, Vertrieb Mittwoch

3. Einstellungen Kundentypen

Diese Checkliste ist in Bearbeitung und wird an dieser Stelle noch weiter ergänzt.

Name der Initiative, des Betriebs:*

Name Ansprechperson*

Vorname Ansprechperson*

E-Mail der Ansprechperson (an diese Adresse kommt eine Kopie der Checkliste)*

example@example.com

Nachricht an den Verein OpenOlitor:

OpenOlitor - Checkliste Konfiguration