This form does not guarantee vending approval. Vendors must be approved by our committee before becoming official participants. We emphasize to the community that approved vendors should promptly pay to secure their vending space.  

Este formulario no garantiza la aprobación para vender. Los proveedores deben ser aprobados por nuestro comité antes de ser considerados participantes oficiales. Queremos informar a la comunidad que los proveedores aprobados deben pagar lo antes posible para asegurar su espacio de venta.

Note:

Food vendors set up at ground level (such as tents or booths) will have their Health and Fire permits handled by the festival.

Non-food vendors do not need these permits.

A food truck is defined as a mobile, self-contained food vehicle on wheels. All food trucks must obtain their own permits from Bexar County and are subject to inspection.

📞 Bexar County Health: 210-335-6700
📞 Bexar County Fire: 210-335-0300

-------------------------------------------------------------------------------------

Nota:

Los vendedores de comida ubicados a nivel del suelo (como carpas o puestos) tendrán sus permisos de Salud e Incendios gestionados por el festival.

Los vendedores que no venden comida no necesitan estos permisos.

Un camión de comida se define como un vehículo móvil, autónomo y con ruedas para la venta de alimentos. Todos los camiones de comida deben obtener sus propios permisos del Condado de Bexar y están sujetos a inspección.

📞 Salud del Condado de Bexar: 210-335-6700
📞 Bomberos del Condado de Bexar: 210-335-0300

 

We are no longer accepting any food vendors.

All slots have been filled.

 

List each item that you'll be selling.

Enumere cada artículo que estará vendiendo.

⚠️ APPLICATIONS WILL NOT BE APPROVED IF ANY DRINKS LISTED.

🛑 WE ARE NOT ALLOWING SALE OF ANY BEVERAGES.

We reached the maximum number of beverage vendors at the festival. 

⚠️ Las solicitudes no serán aprobadas si incluyen bebidas.

🛑 No se permite la venta de bebidas.

⚠️ Los espacios para vendedores de bebidas ya están llenos.

We are limiting vendors selling the same type of products.

Estamos limitando la cantidad de vendedores que ofrecen el mismo tipo de producto

Thanks for your interest in the 2025 Barbacoa & Big Red Festival

Scroll down and read this section in its entirety.

Gracias por su interés en el Festival de Barbacoa y Big Red 2025

Desplácese hacia abajo y lea esta sección en su totalidad.

Once you have read please click on the checkmark below this section to confirm that you have read and agree to these terms and conditions.

🎉 Barbacoa & Big Red Festival – Vendor Information & Guidelines 🎉

 

📍 Location:
Freeman Coliseum Grounds & Expo Hall
3201 E. Houston St., San Antonio, TX 78219

🕕 Festival Operating Hours:
Saturday, October 11th: 12:00 PM – 12:00 AM
Sunday, October 12th: 10:00 AM – 10:00 PM

🎟 This is an all-ages event!
Children under 12 years old are FREE to attend.

❗️Important Vendor Reminders – Please Read Carefully ❗️ 

Liability Notice:
The Barbacoa & Big Red Festival, its hosts, sponsors, and the venue are not responsible for accidents, injuries, or theft.

Vendor Conduct & Compliance:
We reserve the right to shut down any vendor booth not in compliance with festival rules. Be courteous and professional—this is your first and only warning.

Cash & Currency:
All vendors must bring their own bank or cash reserves for making change. Festival staff will not provide currency exchange services.

Internet Access:
Vendors who need internet for payment processing must bring their own hotspot. No WiFi will be available on site.

Equipment & Setup:
You are responsible for bringing everything you need—tables, chairs, tents, tools, utensils, power strips, cords, etc. None will be available for loan or rental.

Booth Decoration:
Feel free to decorate your booth! Just stay within your assigned space and do not set up outside of your marked area.

Line Management:
Please direct your customer lines away from high-traffic paths, neighboring booths, or fire exits.

Prohibited Items & Behavior:
No obscenities, nudity, loudspeakers, PA systems, bullhorns, unauthorized DJs, bullhorns, disruptive music, or visual/audio distractions. Violators will be asked to leave without refund.

Vendor Passes:
Up to 5 team members per booth may enter for free. Larger teams may request approval for up to 8 people. Everyone must wear their vendor wristbands at all times.

Attendance Requirement:
All vendors are required to operate on both days of the festival for the entire duration. No exceptions.

Safety Measures:
Secure any loose cables with rugs, mats, or wire covers. Protect surfaces from grease/oil with plywood or other appropriate material as required by the health department.

🔌 Power, Food Trucks/Booths & Restrictions

Power Needs:
Power will be provided only if requested in advance. You must list all devices and their amp requirements in your vendor form to avoid overloading. However, power is NOT guaranteed. 

Food Trucks:
Please bring a quiet generator to power your setup. There is no guarantee that we provide power. 

Food Booths: Need a flooring of either plywood or roofing paper on asphalt surfaces. If cooking on-site, please bring a quiet running generator if it is neccessary to power your setup.

Cooking: Cooking must be done on-site

Click here for self-inspection checklist for food establishments

(Food Trucks & Booths)

Outside Drinks:
No outside beverages allowed for sale or personal use. All coolers are subject to inspection. Violators will be ejected from the festival with no refund.

⚠️ Fire & Health Department Compliance

🧯All vendors must have a standard fire extinguisher at their booth.

🧯Food trucks must carry a Class K (grease) fire extinguisher.

🧯Food booths must have approved floor protection (plywood or roofing paper).

🧯 Food vendors must have a handwashing station and gray water container.

Do NOT dump gray water or grease on the grounds.
Bring a container to take grease with you for proper disposal.
Please clean your area thoroughly at the end of the event and dispose of trash properly.

🚗 Vehicle Access:
On the day of the festival. No vehicles will be able to enter within the gates. Please bring wagons, dollys to haul your equipment and supplies to your space. Vehicles will not be allowed in or out until the festival officially closes. Festival operations team will reopen gates once the area is cleared of attendees.

☀️🌧 Rain or Shine:
The festival takes place rain or shine. No refunds will be issued due to weather conditions.

By following these guidelines, we’ll all enjoy a successful and stress-free event!

Thank you for being part of the Barbacoa & Big Red Festival!
We can’t wait to see you there!

📩 For questions or assistance, please email us at BarbacoaBigRedFestival@gmail.com or contact your festival representative.

Please check the boxes below this statement to acknowledge that you have read this in its entirety and agree to the terms, conditions, rules and regulations. 

- En Espanol - 

Gracias por tu interés en el Festival de Barbacoa & Big Red 2025

Desplázate hacia abajo y lee esta sección en su totalidad.

Gracias por su interés en el Festival de Barbacoa y Big Red 2025

Desplácese hacia abajo y lea esta sección en su totalidad.

Una vez que hayas leído esta sección, haz clic en la casilla de verificación que se encuentra debajo para confirmar que has leído y aceptas estos términos y condiciones

🎉 Festival de Barbacoa y Big Red – Información y Reglas para Vendedores 🎉

📍 Ubicación:
Freeman Coliseum Grounds & Expo Hall
3201 E. Houston St., San Antonio, TX 78219

🕕 Horario del Festival:
Sábado 11 de octubre: 12:00 PM – 12:00 AM
Domingo 12 de octubre: 10:00 AM – 10:00 PM

🎟 ¡Evento para todas las edades!
Los niños menores de 12 años entran GRATIS.

❗️ Recordatorios Importantes para Vendedores – Lea con Atención ❗️

Aviso de Responsabilidad:
El Festival de Barbacoa y Big Red, sus anfitriones, patrocinadores y el lugar del evento no se hacen responsables por accidentes, lesiones o robos.

Conducta del Vendedor y Cumplimiento:
Nos reservamos el derecho de cerrar cualquier puesto que no cumpla con las reglas del festival. Sea cortés y profesional—esta es su primera y única advertencia.

Efectivo y Cambio:
Todos los vendedores deben traer su propio fondo de efectivo para cambio. El personal del festival no proporcionará cambio de dinero ni servicios de efectivo.

Acceso a Internet:
Los vendedores que necesiten internet para procesar pagos deben traer su propio hotspot. No habrá WiFi disponible en el sitio.

Equipo y Montaje:
Cada vendedor es responsable de traer TODO su equipo: mesas, sillas, carpas, utensilios, herramientas, regletas, extensiones eléctricas, etc. No se prestará ni alquilará equipo.

Decoración del Puesto:
Puede decorar su espacio como desee, siempre que se mantenga dentro de los límites asignados. No coloque nada fuera de su área.

Manejo de Filas:
Dirija sus filas de clientes lejos de las áreas de alto tráfico, otros puestos o salidas de emergencia.

Artículos y Conductas Prohibidas:
Prohibido el uso de obscenidades, desnudez, altavoces, sistemas de sonido, megáfonos, DJs no autorizados, música perturbadora o distracciones visuales/audio. Quien no cumpla será expulsado sin reembolso.

Pases para Vendedores:
Hasta 5 personas por puesto pueden ingresar gratis. Para equipos más grandes, puede solicitar aprobación para un máximo de 8 personas. Todos deben portar su pulsera de vendedor en todo momento.

Requisito de Asistencia:
Todos los vendedores deben operar ambos días durante todo el horario del festival. No se permiten excepciones.

Medidas de Seguridad:
Asegure los cables sueltos con alfombras, tapetes o cubrecables. Proteja el suelo de aceites/grasas con madera contrachapada u otro material apropiado según las normas del departamento de salud.

🔌 Electricidad, Camiones/Puestos de Comida y Restricciones

Requisitos de Electricidad:
Se proporcionará electricidad solo si se solicita con anticipación. Debe indicar los dispositivos y los amperajes requeridos en su formulario. Sin embargo, el suministro de energía no está garantizado.

Camiones de Comida:
Debe traer un generador silencioso para operar su puesto. No garantizamos electricidad.

Puestos de Comida:
Requieren piso protector (madera contrachapada o papel impermeabilizante) si están sobre asfalto. Si cocina en el lugar, traiga un generador silencioso si es necesario.
Cocina:

La preparación de alimentos debe realizarse en el lugar.
👉 [Haga clic aquí para ver la lista de verificación de autoinspección para establecimientos de alimentos] (Food Trucks & Booths)

Bebidas del Exterior:
No se permite vender ni traer bebidas del exterior, ni para uso personal. Todas las hieleras estarán sujetas a inspección. Quien no cumpla será expulsado sin reembolso.

⚠️ Cumplimiento con el Departamento de Bomberos y Salud
🧯 Todos los vendedores deben tener un extintor de incendios estándar en su puesto.

🧯 Los camiones de comida deben tener un extintor de incendios Clase K (para grasa).

🧯 Los puestos de comida deben tener protección de piso (madera contrachapada o papel impermeabilizante).

🧯 Los vendedores de comida deben contar con una estación de lavado de manos y un contenedor para aguas grises.

🚫 No derrame aguas grises ni grasa en el suelo.

🛢 Traiga un recipiente para llevarse la grasa al final del evento.

🧹 Limpie su área lo mejor posible y deseche la basura adecuadamente.

🚗 Acceso de Vehículos:
Durante el festival, no se permitirá la entrada de vehículos dentro de las puertas. Le recomendamos traer carritos o carretillas para trasladar su equipo y suministros. Los vehículos no podrán entrar ni salir hasta el cierre oficial del evento. El equipo de operaciones abrirá las puertas cuando el área esté libre de asistentes.

☀️🌧 Lluvia o Sol:
El festival se realiza llueva o truene. No se otorgarán reembolsos debido a condiciones climáticas.

Cumplir con estas pautas ayudará a que todos tengamos un evento exitoso y sin complicaciones.

¡Gracias por ser parte del Festival de Barbacoa y Big Red!
¡Estamos emocionados de contar con su participación!

📩 Si tiene preguntas o necesita ayuda, escríbanos a BarbacoaBigRedFestival@gmail.com o comuníquese con su representante del festival.

✅ Marque las casillas debajo de esta declaración para confirmar que ha leído esta información en su totalidad y acepta los términos, condiciones, reglas y regulaciones.

 

Acknowledgment & Agreement to Terms

By signing below, you are voluntarily submitting your business for consideration to participate as a vendor at the 13th Annual Barbacoa & Big Red Festival.

By doing so, you affirm that you have thoroughly read and understand the festival information sheet, as well as all rules and regulations. Please be aware that failure to comply with any of the outlined terms will result in the revocation of your setup privileges and forfeiture of your vending space without eligibility for a refund.

You acknowledge and agree to adhere to the rules and regulations established by the festival organizers, the venue, the City of San Antonio, and Bexar County.

All approved vendors are required to operate both days of the festival without exception.

Upon approval by the festival committee, full payment must be submitted within seven (7) days. Failure to do so will result in the loss of your reserved spot, and you will be required to reapply. Deposits are non-refundable.

This agreement constitutes the complete understanding of all terms and conditions related to your participation. For any questions or clarifications, please contact your assigned festival representative.

Please note: Each application is subject to review by the festival committee. You will receive an official notification via email regarding your acceptance or denial. Upon approval and payment has been made this agreement becomes contractual. 

 EN ESPANOL

Reconocimiento y Aceptación de los Términos

Al firmar a continuación, usted está presentando voluntariamente su negocio para ser considerado como vendedor participante en el 13.º Festival Anual de Barbacoa y Big Red.

Con ello, usted afirma que ha leído y comprendido completamente la hoja informativa del festival, así como todas las reglas y regulaciones. Tenga en cuenta que el incumplimiento de cualquiera de los términos establecidos resultará en la revocación de sus privilegios de instalación y la pérdida de su espacio de venta sin derecho a reembolso.

Usted reconoce y acepta cumplir con las reglas y regulaciones establecidas por los organizadores del festival, el recinto, la Ciudad de San Antonio y el Condado de Bexar.

Todos los vendedores aprobados están obligados a operar durante ambos días del festival sin excepción.

Una vez aprobada su solicitud por el comité del festival, se deberá realizar el pago completo dentro de un plazo de siete (7) días. En caso de no recibir el pago dentro de ese periodo, su espacio reservado será cancelado y tendrá que volver a presentar su solicitud. Los depósitos no son reembolsables.

Este acuerdo representa el entendimiento completo de todos los términos y condiciones relacionados con su participación. Si tiene alguna pregunta o necesita aclaraciones, comuníquese con su representante asignado del festival.

Nota: Cada solicitud será revisada cuidadosamente por el comité del festival. Recibirá una notificación oficial por correo electrónico informándole si su solicitud fue aceptada o rechazada. Una vez aprobada la solicitud y realizado el pago, este acuerdo se convierte en un contrato vinculante.