Om aan de juridische Privacy & AVG-wetgeving te voldoen wordt data van vertrekkende medewerkers als volgt afgehandeld:
- Het e-mailadres wordt verwijderd.
- Afzenders krijgen bericht dat het e-mailadres niet meer bestaat.
- De mailbox wordt permanent verwijderd of als archief bewaard.
- Gearchiveerde e-mails kunnen alleen gericht worden opgevraagd, a.d.h.v. afzender, onderwerp en datumbereik.
- Het instellen van doorstuurregels, afwezigheidsberichten of het verlenen van mailbox toegang aan een andere collega is niet meer mogelijk.
- OneDrive bestanden die bewaard moeten blijven dienen vóór uitdiensttreding door de medewerker te worden overgezet naar SharePoint of gaan verloren.
- Dataverwijdering n.a.v. de uitdiensttreding is definitief.
Om ongewenst dataverlies te voorkomen en de dataveiligheid te waarborgen kan de uitdiensttreding maximaal 7 dagen van tevoren worden aangevraagd.
Instructie: Bestanden en mappen kopiëren tussen OneDrive en SharePoint.