Ultramar Consideraciones

NOMENCLATURA ULTRAMAR

Para realizar alta de usuarios del cliente ULTRAMAR en caso de que el usuario solicitante no indique el Usuario SAP a dar de Alta considerar que el nombre de usuario debe tener la siguiente nomenclatura
Primera letra de su primer nombre + primer apellido
Alan + Bohwald = ABohwald

Quedando como ABOHWALD, en caso de que ese nombre ya esté siendo utilizado por otro usuario se sugiere agregar la primera letra del segundo apellido del usuario o la primera letra del segundo nombre, si es que el anterior estuviera ocupado.
No es responsabilidad de los usuarios ni del equipo Ultramar definir la cuenta a crear, es tarea del equipo de Roles y Perfiles.
En caso de existir alguna duda, favor de hacérnoslo saber.

Nomenclatura de Alta de usuario

.Para realizar alta de usuarios del cliente ULTRAMAR en caso de que el usuario solicitante no indique el Usuario SAP a dar de Alta considerar que el nombre de usuario debe tener la siguiente nomenclatura

Primera letra de su primer nombre + primer apellido

Alan + Bohwald = ABohwald

Quedando como ABOHWALD, en caso de que ese nombre ya esté siendo utilizado por otro usuario se sugiere agregar la primera letra del segundo apellido del usuario o la primera letra del segundo nombre, si es que el anterior estuviera ocupado.

No es responsabilidad de los usuarios ni del equipo Ultramar definir la cuenta a crear, es tarea del equipo de Roles y Perfiles.

En caso de existir alguna duda, favor de hacérnoslo saber.

 Credenciales Plataforma

Portal tickets ultramar https://soporte.ultramar.cl/

Consultar Respositorio Ultramar

 

IMPORTANTE: Favor de hacer uso responsable y cuidado de la misma.

 Introducción formulario

El cliente Ultramar posee formularios propios para la creación de usuario, los cuales debemos de interpretar de la siguiente manera.

 

 

 Ambiente SAP: es la parte que se marca para indicar en qué sistema SAP se necesita crear la cuenta. Recordar que la creación de cuenta siempre debe ser en los ambientes de QAS y PRD del sistema donde se solicite la creación del usuario.

 

 

Datos de cuenta: en esta sección se encontrará la información del usuario a ser creado
La fecha de término indefinida (año 9999) siempre debe ser 31.12.9999

 

 

 

Nombre de Usuario SAP:

Tener en cuenta que el nombre de usuario al ser creado debe tener la siguiente nomenclatura

 

Primera letra de su primer nombre + primer apellido

Alan + Bohwald = ABohwald

Para mayor detalle ir al apartado: Nomenclatura de Alta de Usuario

 

RUT corresponde al Identificador único de cada usuario (ID) el cual va en el campo SAP “numero de habitación”.

Empresa debe ser completado en SAP en el campo “departamento”

Función corresponde a “Función” en SAP

Fecha de inicio y termino corresponde a los campos que van en los “datos de logón” que indican la vigencia del usuario.

Nombre usuario, modelo o cargo: corresponde al cargo que se deba asignar al nuevo usuario de acuerdo a las sociedades que se indican en el formulario.

Cuenta de usuario modelo corresponde al usuario del cual nosotros extraeremos los roles y grupo de usuario, en caso de que el dato de usuario modelo o cargo vengan en blanco, por favor solicitar en el ticket que lo completen.

Siempre debe venir una Cuenta SAP o "nombre de usuario modelo o cargo" indicado

En el siguiente cuadro se nos indica si la cuenta es nueva o es un reemplazo, de ser un reemplazo, nos indicarán que usuario es a quien se reemplaza para tomar los roles al ser reemplazo toma todos los valores del usuario a reemplazar.

 

En el siguiente cuadro se verían los accesos a las sociedades, pero esto ya está cubierto por el usuario modelo del cual ya conseguimos los roles, por lo cual no habría que prestar mucha atención si ya poseemos un usuario modelo, pero hay que tener en cuenta que el formulario debe venir firmado o validado en algún correo con el OK del aprobador (con el documento adjunto).

En el caso que no venga usuario modelo, se debe considerar el cargo y asignar el cargo de acuerdo a las sociedades indicadas.

 

 Creación de usuario en SAP

La creación de usuario se debe abordar como una copia de usuario SAP a partir de la Cuenta SAP de usuario Modelo indicado o creación asignando el cargo que se indica en el formulario.

Se ingresa a la TX SU01 ya con el dato del usuario modelo SAP y se procede a crear usuario con modelo de copia siendo el usuario modelo BFUENZALIDAG

 

Se indica nombre de usuario nuevo a crear

 

 

Esto copiará todos los datos, menos los datos de dirección, con esto nosotros completaremos de forma automática los datos de Grupo de usuario y roles que deben estar asignados al usuario.

 

Los campos “Grupo usuarios” y “N° de liquidación” siempre debe tener un valor, en el caso de no tener el valor debe ser solicitado por el ticket.

 

Correo	Departamento	Grupo de usuario	No. Liquidación
@kenrick.cl	AGENCIA MARITIMA KENRICK	AGEN.KENRICK	AGEN_KENRICK
@umar.cl	ULTRAMAR AGENCIA MARITIMA	AGENCIAS	UMAR_AGEN_MA
@bucalemulanchas.cl	BUCALEMU	AGENCIAS	UMAR_AGEN_MA
@ulog.cl	ULOG	AGENCIAS	UMAR_AGEN_MA
@navepac.com	NAVEPC	AGENCIAS	UMAR_AGEN_MA
@uasl.cl	ASL	ASL	ASL
@axinntus.com	AXINNTUS	AXINNTUS	AXINNTUS
@cbfenton.com	CB FENTON	CB FENTON	CB FENTON
@columbuschile.com	MAERSK CHILE SPA	COLUMBUS	COLUMBUS
@agenciacolumbus.com	MAERSK CHILE SPA	COLUMBUS	COLUMBUS
@hamburgsud.com	MAERSK CHILE SPA	COLUMBUS	COLUMBUS
@maersk.com	MAERSK CHILE SPA	COLUMBUS	COLUMBUS
@noviscorp.com	NovisCorp	EXTERNOS	EXTERNO
@neltumeports.cl	INVERSIONES NELTUME	INV.NELTUME	INV.NELTUME
@ultramar.cl	INVERSIONES ULTRAMAR	INV.ULTRAMAR	HOLDING
@inversionesagustinas.cl	INVERSIONES AGUSTINAS LTDA.	INV_AGUSTINA	INV.AGUSTINA
@navescolombia.com	NAVES COLOMBIA	NAVES_COLOMB	NAVES_COLOMBI
@ulog.co	ULOG	NAVES_COLOMB	NAVES_COLOMBI
@clccol.com	CLC	NAVES_COLOMB	NAVES_COLOMBI
@tpc.cl	TERMINAL PUERTO COQUIMBO	TPC	TPC
@ultraport.cl	ULTRAPORT	ULTRAPORT	ULTRAPORT
@tpsv.cl	TPSV	TPS	TPS

 

El campo “Centro Coste” siempre debe tener un valor:

• ACTIVO: cuando el fin de validez es igual a 31.12.9999 (indefinido)
• TEMPORAL: cuando el fin de validez es distinto de 31.12.9999.

Ya realizado este paso se deberá revisar el formulario para completar la información.

Se actualiza periodo de validez según indica formulario y se asigna una contraseña temporal para el usuario

 

Y se completan los datos de la pestaña dirección según formulario que nos envían

 

No escribir el nombre de la persona en mayúsculas.

Siempre se debe registrar el correo electrónico, empresa (campo Departamento) y documento de identidad (N° Habitación).

Para luego guardar al usuario y adjuntar la información de creación de usuario al ticket.

 

Consideraciones a tener en cuenta:

• Las cuentas deben ser creadas en ambientes de QAS y PRD
• Si NO viene indicado un usuario modelo o cargo modelo en el formulario, este dato se debe solicitar para que podamos copiar los roles del usuario creado.
• Si el usuario modelo indicado no cuenta con toda la información requerida, se debe informar y solicitar otro usuario modelo, de modo que los datos de Grupo de Usuario, Centro de Costo y Número de liquidación, queden siempre con datos ingresados. (consideren la tabla indicada anteriormente en este documento para completar campos, departamento, no. de liquidación y grupo d eusuario, en el caso de que el usuario modelo no lo tenga o solo se informe el cargo a asignar)
• Los campos de “Grupo de usuario” "Centro de costo” y “Número de liquidación” son importantes para el cliente, por lo cual verificar que estos SIEMPRE queden completados.
• Para todo nuevo usuario Siempre se debe agregar el rol ZS_BASICO, además de lo solicitado por el cliente.

 Consideración Roles:

• Al momento de crear usuarios en Ultramar a partir de un usuario modelo, los roles deben quedar homologados a la vigencia del usuario destino y en caso de que existan roles que estén expirados estos deben quedar inactivos con la misma fecha de valides del usuario base.

 

 

 

 Consideraciones 

1.- Todas las personas que soliciten algún requerimiento en la plataforma del cliente son interlocutores válidos.

 

2.- N1 tomará los siguientes requerimientos que estén dentro de nuestro catálogo:

• Roles y Perfiles.
• Crear/Eliminar cuentas SAP.
• Modificar cuenta SAP (Datos personales, validez, otros).

Si el cliente no es específico con su requerimiento, se debe hacer la observación en el ticket para que nos confirme lo que se requiere.

Si en el formulario vienen campos en blanco, se debe solicitar al cliente que nos confirme.

Otros requerimientos que no tengan que ver con lo antes ya mencionado lo deben validar antes con el equipo de coordinación, para validar si aplica o no la ejecución. 

 

3.- Temas referentes a asignación de transacciones críticas, N1 los derivará con el equipo funcional.  

 

4.- Para derivar algún requerimiento al equipo funcional no es necesario enviar correo, se debe hacer lo siguiente:  

• En la plataforma del cliente, en el botón Comentar Ticket
• En la opción Agregar (*). Se debe agregar el correo novissf@noviscorp.com 
• Guardar.

                                                     

 

• Después dar Clic en el botón Derivar Ticket.
• Seleccionar Soporte Funcional
• Guardar

                                                             

 

 

5.- En horario hábil, NO se requiere escalar vía llamada.
 

6.- En horario NO hábil, seria con las escalaciones de ENAP.

 

7.- Los formularios que deben venir en los tickets (similares a los que utiliza el cliente MTR), son como el que se muestra en el siguiente Ejemplo:  

                                                     

• En el título del formulario se muestra la acción o petición que se debe ejecutar. En este caso piden Acceso a Transacciones Críticas, N1 lo derivará con el equipo funcional.

 

 

8.- Si en el formulario indica el "RUT". Este valor va en el apartado de "No. de habitación".

                                                      

 

 

9.- El ciclo de estados del ticket es el siguiente:

• Mientras atendemos un ticket queda en estado "En Atención", independiente que hayamos generado una consulta al usuario.
• Una vez resuelto el requerimiento, el ticket debemos pasarlo a Estado "UAT" a la espera del Ok del usuario. El estado UAT se utiliza cuando Novis ha atendido el ticket y el usuario va a validar para darnos el OK.
• Si el usuario nos da el OK se pasa, ha estado "Resuelto".
• Si el usuario tiene alguna observación y No está OK, se debe pasar a "En Atención" usando el botón de color Rojo. 

 

                                                                                   

 

9.- SLAs del cliente

• Prioridad Urgente en días normales no se debe de superar la atención del ticket más de 9 hrs y para los días de cierre las 4,5 hrs.
• Prioridad Alta no debe superar las 12 hrs hábiles
• Prioridad Media no debe superar las 24 hrs hábiles
• Prioridad Baja no debe superar las 40 hrs hábiles

Estos SLAs solo aplica en los requerimientos que realice N1.

                                            

 

10.- NO se debe monitorear la plataforma de Ultramar, si llega un requerimiento a la plataforma del cliente, nos llegará un correo a Mesa de Servicios. (Ejemplo como el cliente Colbun). 

CATALOGO DE TAREAS

Desvinculación de Usuario SAP

En el caso de las desvinculaciones, según lo indicado por Ultramar, se debe considerar la caducidad y bloqueo de la cuenta SAP.

 

Nunca se debe realizar la eliminación del usuario SAP.

 

Para ello es necesario contar con la información de Usuario SAP y/o Nombre/Rut, con lo cual se procederá a realizar las siguientes acciones:

• Desasignar Roles
• Desasignar Licencia
• Bloqueo de Cuenta
• Centro de Coste: DESVINCU (cuando es desvinculación) o DE_BAJA (en caso diferentes a desvinculación, ejempo traspasos)
• Expirar usuario

 

Se requiere que Ultramar, al momento de asignar el ticket a Mesa de Servicio Novis (mesadeservicios@noviscorp.com), se indique las acciones a realizar:

 

Por ejemplo:
“Se pide dar de baja la cuenta del usuario Pablo Pérez (PPEREZ) ejecutando lo siguiente:

• Desasignar Roles
• Desasignar Licencia
• Bloqueo de Cuenta
• Centro de Coste: DESVINCU
• Expirar usuario

La Mesa de Servicio Novis (mesadeservicios@noviscorp.com), debe saber por procedimiento que se deben realizar todas las acciones antes mencionadas y siempre deben adjuntar evidencia al ticket de los resultados de la revisión realizada y las acciones ejecutadas en caso de que aplique.

NOVIS debe revisar en los sistemas de QAS y PRD de ERP y BW. Los pasos para efectuar la búsqueda correcta del Rut de usuario, es:

 

1.- Ingresar a TX SU10 y seleccionar dirección de datos

 

 

2.- Ejecutar el reporte sin completar datos para que nos aparezcan todos los usuarios del sistema

 

 

3.- Una vez aparezca la lista, se debe hacer click con el botón derecho sobre la coluna N° de habitación y seleccionar la opción de buscar (en el sistema BW el N° de habitaciones tiene por nombre sala)

 

 

 

4.- Aparecerá el campo de búsqueda y será necesario ingresar el ID del usuario que se está buscando

 

5.- Para ver si el usuario existe o no en SAP

Adicional a las imágenes, también será necesario efectuar una búsqueda por nombre de usuario en caso de que el ID esté mal escrito en el usuario que solicitan desvincular.

Búsqueda por NOMBRE

Es necesario ingresar a la TX SU01 y buscar por apellido del usuario.

Ejemplo

Llega la solicitud indicando (se utiliza un usuario ya tratado en el ticket 8689 como ejemplo)

Desvinculaciones - Regularización: Baja de cuentas - Javiera Rodríguez // 19494114-4

SU01

 

Lo cual da un resultado y se detecta que en nombres un usuario coincide, pero el ID no se encuentra congruente debido a que se buscaba 19494114-4 y el que está registrado es 19494114-5

Para este caso se deberá confirmar la información con el cliente (Joaquín Tapia)

La búsqueda por nombre de usuario también debe ser entregada en las evidencias en caso de que la búsqueda por ID no sea satisfactoria.

 

En el caso de las desvinculaciones, según lo indicado por Ultramar, se debe considerar la caducidad y bloqueo de la cuenta SAP.

 

En el caso de que el usuario no exista en alguno de los sistemas QAS y PRD de ERP y BW es necesario consultar con el equipo de funcional dándole seguimiento por correo electrónico

Notificar a:

• Luis Cifuentes luis.cifuentes@noviscorp.com
• Francisco Gomez Viera francisco.gomez@noviscorp.com
• Cesar Arriagada cesar.arriagada@noviscorp.com
• Gianfranco Quintero gianfranco.quintero@noviscorp.com 

Con copia a:

• Jose Asencio jose.asencio@noviscorp.com
• Kam de la cuenta

para que nos den el OK de que no se encuentra el sistema el rut y podamos documentar de cara al cliente lo encontrado.

Se debe documentar en el ticket la búsqueda realizada y su resultado, dejando la evidencia que la cuenta de usuario efectivamente no existe.

 
6.- Estas evidencias deben ir en los tickets existan o no las cuentas de usuarios y en caso de que un usuario exista. También se debe adjuntar evidencia de que el usuario fue bloqueado y expirado en el sistema.

Adicional, cuando la búsqueda por ID no sea éxito, debemos adjuntar esta imagen donde se muestra la lista de usuarios posibles y demostrando que el nombre de usuario que solicitaron dar de baja no se encuentra en la lista. Como se muestra en el ejemplo de búsqueda por nombre

 

 

1.0  Procedimiento para documentar en ULTRAMAR

 

1.1 Documentar Ticket

Desde el siguiente icono se pueden comentar notas al cliente,

NOTA: En la plataforma de ultramar no se pueden colocar notas internas, por lo que todo lo que se documente es de cara al cliente, por lo cual hay que tener cuidado con lo que se documenta.

Después de realizar el requerimiento, documentar de manera clara y concisa,

En caso de que el requerimiento se derive a funcional, agregar el correo de soporte funcional, documentar y posteriormente derivar el ticket al equipo se Soporte Funcional.

Validar el pool en el que se encuentra el ticket, en caso de derivar, en el apartado Asignado deber decir “Soporte Funcional”

Para el caso de que nosotros resolvamos el ticket y no falte nada por realizar, se pasa al estado UAT,

Posteriormente, el cliente lo cierra una vez el requerimiento este OK,

 

Nota: Si re requiere alguna validación o información adicional por parte del cliente o vobo de funcional (para el caso de desvinculaciones), el ticket se mantiene en el estado de “En Atención” se documenta una vez se resuelva el requerimiento o se tenga el vobo de funcional.

 

 

 

 

 

1.2 Adjuntar documentos

Seleccionar el apartado de adjuntos

 

Seleccionar el archivo

 

 

Posteriormente, seleccionar el botón adjuntar

 

Podemos validar los archivos adjuntos tantos del cliente como nuestras evidencias, en el

Nota: Tener cuidado con las evidencias que se adjuntan al cliente.